10 tipp a jobb adományozók írásához Köszönöm a leveleket

by Joanne Fritz

Soha nem mondhatod túl jól, vagy túl gyakran

Köszönöm, hogy egy donor véget ért egy tranzakciónak, de hídot épít a jövőbeli támogatáshoz és a mélyebb elkötelezettséghez. Jól csináljátok, és úton van a jövőbeli pénzgyűjtési sikerhez.

Itt van tíz tipp arra, hogy a köszönöm levél csak helyes.

01 - Vedd gyorsan a postába

A negyvennyolc óra ideális fordulatot jelent egy köszönöm levélhez. Ha ez lehetetlen, akkor legfeljebb egy hetet célozzon meg. Azt akarod, hogy az adományozó emlékezzen arra, hogy az adományt azért hozta, hogy köszöneted megerõsítse akcióját és jutalmazza neki adományozását.

Ha gyorsan megkapod a levelet, az adományozó elméjében ragaszkodni fog a jótékonysági nevéhez, megnyugtatja neki, hogy megkapta az adományt, és hatékonyságával és átgondolásával imádja.

Még az online adományozóknak is meg kell kapniuk egy postázott köszönöm levelet , de ez drága, és sok nonprofit szervezet a lehető legnagyobb mértékben mozog az internetre. Ebben az esetben győződjön meg róla, hogy az online adományozó nem csak megkapta az e-mailes átvételt. Szánj időt arra, hogy személyre szabja az e-mailes köszönetet és valami emlékezetessé tegye

Az e-mailes köszönő levelek legjobb gyakorlatainak felfrissítése. A teljes e-mail fiókokban a köszönet levele észrevétlenül változik, ezért figyeljen a tárgysorára, és győződjön meg róla, hogy a "vonalról" egyértelműen meghatározza a szervezetét.

Sok akadály van arra, hogy egy donor e-mailben megköszönje, hogy elfelejtené. Le kell maradnia a SPAM mappából , elkapni az adományozó figyelmét, és csábítani rá, hogy megnyitja az üzenetet. Ne hagyja, hogy az e-mail könnyedsége és viszonylag alacsony költsége elrejti a hiányosságait.

02 - Személyes legyen

Testreszabhatja köszönőlevelét az adományozó nevével (ellenőrizze a helyesírást, és soha ne hívjon fel egy Ms-t), és írjon közvetlenül az egyénnek. Az elnevezések erőteljesek.

Ami egy adománygyűjtő levél működik, egy köszönöm levél is működik. Például, használjon személyes névmásokat , például "te", "mi" és "I."

Adjon információt az adományozóról, például arról, hogy mennyi ideig adományoztak, vagy hogy élvezte az utolsó eseményben való megtekintését. Talán az adományozó díjat kapott vagy promóciót kapott. Add hozzá valamit a levélben.

A jó adományozói nyilvántartás rendszere lesz a legjobb barátod, amikor ez a személyiségi szint. A legtöbb rendszer - még az alacsony költségű is - képes átadni az adományozóira vonatkozó aktuális információkat.

Mikor adták utoljára? Önként jelentkeztek? Mikor volt az utolsó alkalom, amikor az adományozó kapcsolatba került a szervezetével, és mi volt az interakció jellege?

Ha ez az első adományozó, küldjön egy üdvözlő csomagot, és hívja meg az adományozót a hírlevelek és a bejelentések megrendelésére.

Ha egy hosszú ideig tartó adományozót megköszön, fontolja meg a kézírásos megjegyzést, nem hivatalos levelet, vagy más kreatív módon köszönetet mond .

03 - Kampány témákkal koordinálva

Koordinálja a köszönetet a felajánlással vagy az adományozással járó kampánygal.

Tervezzen egy sablon egy köszönöm levél, amikor írja az adománygyűjtő anyagok. Gondolj bele a kampánycsomag részeként. Ha az adomány valamilyen más ingerre válaszol ... talán egy rendezvényt, amelyet rendeztek ... kapcsolja a levelet az eseményhez.

A teljes kör visszatérése a fellebbezéshez javítja a szervezet nevének tapintását az adományozó elméjében. Az is megnyugtató az adományozó számára.

Ha az adomány egy adott e-mailes fellebbezésre reagál, készítsen utóadományozási céloldalt az Ön weboldalán kifejezetten a donorok számára.

A generikus kint van. Különösnek kell lennie ahhoz, amit az adományozó látott, ami kénytelen volt neki adni. Például, ha egy adományozó adományozott a földrengés áldozatainak, kérjük, győződjön meg róla, hogy köszöneted erre a helyzetre utal.

04 - Használjon történeteket az adományozóknak az eredményekhez való csatlakoztatásához

Segítség a donoroknak, hogy bemutassák a pénzüket. A legjobb módja annak, hogy elmesélj egy történetet egy adott személyről, akit az adomány segített. A történetnek nem szabad sokáig tartania. Csak néhány mondat és egy személy nevének használata elegendő lehet ahhoz, hogy empátiát keltsen a donorban.

Tegyük az adományozóját a történetek hőseinek. Ő lehetővé tette a történetet. Tartsd leltárt a történetekről a jótékonysági dolgokról. majd állítsa be a másolatok blokkjait a történetek használatával, és tegye bele a köszönő leveleket a megfelelő módon.

A történetek megváltoztatása gyakran frissíti a leveleket, és megkönnyíti a sok levél elküldését anélkül, hogy mindegyiket teljesen újra kellene vinni.

Még akkor is, ha olyan embereket szolgál ki, akik érzékeny helyzetekben vannak, és meg kell őrizniük identitásukat, vannak módjai annak, hogy elmesélhessék történeteiket anélkül, hogy veszélyeztetnék magánéletüket.

05 - Igazi személy írja alá a leveleket

Kerülje el a digitális aláírásokat, hacsak nem küld több ezer levelet egyszerre. Még akkor is, tartalék betűket, amelyek az adományozói számára adnak jelentős adományokat az ügyvezető igazgató, a testület elnöke vagy az önkéntes adománygyűjtő elnöke számára. Használjon valódi első osztályú bélyegeket ezekhez a betűkhöz.

06 - Személyes, kézzel írott megjegyzés hozzáadása

Szükség esetén kérdezze meg az ügyvezető igazgatót vagy az elnököt, hogy személyesen vegyen fel egy levelet a levélhez. Hosszú idejű adományozók, akik tudják, hogy az ED vagy a testület tagjai találják ezt különösen örömteli.

Egy közelmúltbeli esemény megemlítése, hogy a donor részt vett, mindkettő emlékeztet a donor számára egy kellemes élményre, és hitelesíti a jegyzetet. Vegye figyelembe, hogy olyan önkéntesekkel rendelkezik, akik képesek jegyzeteket készíteni a leveleken, vagy kézzel írt üzenetekkel felvenni a post-it jegyzeteket.

07 - Válaszkupontot kell tartalmaznia

Nem javaslom, hogy egy újabb adományt kérjenek egy köszönöm levélben. Őszintén szólva, az emberek többet fordítanak, mint gondolnátok. Azonban a válaszburkolat beiktatása csak emlékeztetheti az adományozót, hogy a jövőbeli adományok üdvözlők.

Sok adományozó megtartja ezeket a borítékokat, és később ... vagy akár azonnal is felhasználja őket. Andrew Olsen az Adománygyűjtő Alapok lelkesen fogadja a válasz borítékokat köszönő leveleket. Megtalálta a jótékonysági szervezeteket, akik ezt a taktikát alkalmazzák az új adományozók számára. "A második ajándékkonverziós arány 8-12% -kal magasabb, mint azoké, amelyek nem tartalmazzák azokat."

08 - Használja a levelet adóigazolásként

Adományozója is köszönhető. Adóbevallás esetén évente be kell nyújtania az átvételi elismervényt, ha egy adományozó 250 dollár vagy annál többet ad, és ezt a közzétételt ezzel a levélben is beírhatja.

Köszönjük, hogy a mai levelek tipikusan tartalmazzák a megfelelő közzétételeket minden egyes donor által, akár online, csekken, akár havonta .

Jó bevett gyakorlat is, hogy összefoglalja a kiadást az évre a következő év elején, éppen abban az időben, amikor az adományozók jellemzően adóbevallást készítenek. Ne felejtsük el, hogy a nyugta nem egy köszönöm . A levélnek a levél kisebb részét kell tartalmaznia.

09 - Több érdekeltség meghívása

Mindig szép, hogy bekerüljön egy meghívóra, hogy meglátogassa ügynökségét, és első kézből látja a munkáját.

A mai világban, ahol a világ minden tájáról érkező adományokat kérhetsz, az elkötelezettség a szociális média révén érhető el. Támogassa az adományozót, hogy kövesse a szervezetét a Facebookon és a Twitteren, vagy bármely más közösségi hálózaton , ahol részt vesz.

Mivel nincs levélben hiperhivatkozás, adja meg webhelye címét, majd győződjön meg róla, hogy a közösségi média gombjait könnyű megtalálni.

Legyen kifejezett meghívó a weboldal meglátogatásához, és kattintson ezekre a gombokra, és iratkozzon fel az e-mail hírlevélre vagy egyéb kommunikációra. A közösségi média ikonjai a jótékonysági weboldal egyik legfontosabb elemei .

10 - PostScript hozzáadása és kapcsolatfelvétel

Mindannyian skimmers vagyunk. Ezért olvastam el a legtöbbet egy levél felső részében, majd leugrott a PS-re. Aztán visszajöhetünk, és elolvashatjuk a levél többi részét. A direkt mail marketingesek mindent tudnak a PS-ről, és mindig tartalmazzák. Néha több is van.

Köszönetnyilvánító levél PS-jéhez érdemes ismét hivatkozni a megadott történetre ("Michael és Jane biztonságosan és boldogan vagy te magad miatt"), vagy fontos kapcsolattartási információkat adhatsz hozzá.

A donoroknak meg kell adniuk a szervezet azon személyének nevét, telefonszámát és e-mail címét, amelyen kapcsolatba tudnak lépni a kérdésekkel. Az ügyfélszolgálat ugyanolyan fontos a nonprofit szervezeteknél, mint a vállalkozások számára, így megkönnyíti az adományozó számára, hogy valódi embert találjon, ha problémája lenne.