Munkavállalói azonosító szám (EIN)
Az EIN egy olyan egyedi szám, amelyet kifejezetten az Ön vállalkozása számára rendeltek IRS célokra. Ez a szám azonosítja vállalkozását, amikor az alkalmazottakról információt küld a szövetségi és állami kormányzati szerveknek. Ilyen információk például a teljes bevétel és az általuk fizetett adók. Hallhatja az EIN-t, amelyet SS-4 formanyomtatványnak vagy adóazonosítónak neveznek - ugyanazok, mint az EIN.
Kérje az EIN-jét közvetlenül az IRS-en keresztül. A tranzakció legegyszerűbb módja egy online alkalmazás. Az alkalmazásokat azonban faxon és postai úton is elfogadják.
Ellenőrizze az állami és helyi szabályokat további EIN követelményekhez
Bár sok állam és település elfogadja a szövetségi EIN-t az azonosításra, egyesek külön számot igényelnek adózási célokra. Például New York, Massachusetts és Dél-Karolina. Meghatározhatja városi és / vagy állami szabályozását a megfelelő állam kisvállalati webhelyén.
Ismerje meg a Független vállalkozó és a munkavállaló közötti különbséget
Függetlenül attól, hogy független vállalkozókat vagy alkalmazottakat alkalmaz, jelentősen befolyásolja a jövedelem, a Medicare, a társadalombiztosítás és a munkanélküliségi adók befizetését, ezért nagyon fontos megérteni a kettő közötti különbséget.
Az alapvizsgálat a következő három kérdésre feszül:
- Megvizsgálja-e a munkáltató, mikor, hol és miként fejeződött be a munka? Ha igen, a munkavállaló valószínűleg munkavállaló.
- A munkáltató ellenőrzi-e a munka pénzügyi szempontjait? Például térítenek meg költségeket? A munkáltató nyújt munkához kapcsolódó eszközöket, például számítógépeket? Ha igen, a munkavállaló valószínűleg munkavállaló.
- Folytatódik-e a kapcsolat, vagy a munkavállaló egy adott projektben foglalkoztatott, és nem számít a folyamatos foglalkoztatásra? A munkavállaló előnyökkel jár-e, mint például az egészségbiztosítás és a fizetett szabadság? Ha a kapcsolat folyamatos és / vagy előnyöket kínál, a munkavállaló valószínűleg munkavállaló.
Szükséges munkatársak űrlapainak beszerzése
Miután a saját dokumentumai rendben vannak, készen áll a munkatársak felvenni. Győződjön meg róla, hogy a foglalkoztatás első néhány napján összegyűjti az adózási és bérszámfejtési adatokat, hogy időben megkaphassa az első fizetést. Előfordulhat, hogy ösztönözni kívánja a közvetlen befizetés munkavállalói felhasználását a gyorsabb kifizetések érdekében.
Minden alkalmazottnak be kell fejeznie a W-4 szövetségi jövedelemadó-visszatartási formát, amely lehetővé teszi számukra a megfelelő adóvisszatérítés kiszámítását. Az alkalmazottaknak egy I-9 formanyomtatványt is ki kell tölteniük annak igazolására, hogy jogilag megengedett az Egyesült Államokban való munkavégzés.
Válassza ki a fizetési periódust
Minél kevesebb fizetési időszak van, annál könnyebb befejezni a bérszámfejtését. Egyes államok azonban előírják, hogy a munkavállalókat bizonyos ütemezés szerint fizetik, például heti vagy kéthetente. Ha hétköznapnál ritkábban szeretne bérszámfejteni, vegye fel a kapcsolatot az Állami Munkaügyi Minisztériummal annak megállapításához, hogy a javasolt fizetési időszak megfelel-e az állami szabályozásnak.
Bérekhez kapcsolódó folyamatok létrehozása
Mielőtt pontos fizetéseket adhat ki, szükséged lesz egy alkalmazott óraszám követésére. Erre a célra számos eszköz áll rendelkezésre, az alapvető bejelentkezési lapoktól kezdve a telefonos vagy számítógépes alkalmazottak tevékenységét nyomon követő platformokig. Fontos továbbá, hogy a fizetett szabadidővel kapcsolatos politikákat állíts be, ha azt tervezi, hogy felajánlja, túlóradíjat és egyéb előnyöket biztosít.
A másik oldalon egy olyan folyamatot kell kialakítanunk, amely biztosítja, hogy az ellátásokra, adókra és hasonlókra vonatkozó levonásokat a munkavállalók nevében a megfelelő értékesítőknek és ügynökségeknek fizessék.
Válasszon egy bérszámfejtési platformot
Ha a bérszámfejtést a házon belül kívánja kezelni, győződjön meg arról, hogy Ön vagy a könyvelő kényelmesen viseli a feladat árnyalatait. Számos kiváló minőségű bérszámfejtési platform áll rendelkezésre, hogy megkönnyítse a dolgokat. Azonban a legtöbb kisvállalkozás inkább a kiszervezett vezérlõi szolgáltatásokat részesíti előnyben, mivel ezek a szakemberek rendelkeznek a tudással és a tapasztalattal ahhoz, hogy pontosan és idõben elkészítsék a bérszámfejtést.
Készítsen béreket
Ha Ön vagy az adatkezelő beírta a munkavállalók személyes adatait a bérszámfejtési rendszerbe, akkor készen áll az első bérszámfejtés elkészítésére. Az óránkénti (nem mentesített) munkavállalókra vonatkozó időmérő eszközök használatával írja be vagy adja meg az egyes órák számát. A fizetett (mentesített) munkavállalóknak nem kell bejelenteniük az óráikat. Minden héten megegyeznek az összeggel.
Megjegyzés: Ha a számlázás során költségkalkulációt végez, továbbra is szeretné, hogy a fizetett alkalmazottak nyomon követhessék óráikat. Nem veszi figyelembe a heti fizetését, de szeretné pontosan felosztani az időt a munkahelyekre, hogy megértse a költségeket. Vegye fontolóra egy időkövető program használatát, amely szinkronizálja az általános könyvelési számviteli szoftverét a jelentések elkészítéséhez. Sokan szinkronizálnak a bérszámfejtésével is, így mind a fizetett, mind az óránkénti alkalmazottaknál használhatják.
A szükséges rekordok megőrzése
Bizonyos bérekhez kapcsolódó rekordokat meg kell őrizni IRS célokra. Általános szabályként meg kell őriznie az aktuálisan foglalkoztatott személyek nyilvántartását, tekintet nélkül a hivatali idejük hosszára. Számos rekordot meg kell őrizni a munkaviszony megszüntetését követő bizonyos időtartamra. Például a foglalkoztatási adó nyilvántartását legalább négy évig meg kell őrizni. Speciális utasítások érhetők el az IRS-en keresztül.
Számítsa ki és fizesse a szövetségi és állami bérszámfejtőket
Végül, mint munkáltató felelősek a munkáltatói adófizetésekért és bizonyos jelentések elkészítéséért. Általában a jelentések negyedévente vagy évenként esedékesek. Az IRS-en és az állami adóhatóságon keresztül elérhető források felhasználásával biztosítsa az adók és jelentések megfelelő kezelését.
Pontos, a pontos bérszámfejtés az üzleti élet egyik legfontosabb feladata. Először is, a bérszámfejtés hibás módja a munkavállalók felkavarásának. Másodszor, az adóhiba jelentős bírságokat és büntetéseket eredményezhet. Óvatosan vegye fontolóra, hogyan kezeli a bérszámfejtését, hogy elkerülje a leggyakoribb buktatókat.