5 módja annak, hogy csökkentsd a bejelentési időt
De sajnos, gyűlölöd meg, vagy sem, amikor egy kisvállalkozást futtatsz, a bejelentést meg kell csinálni, vagy hamarosan az asztalod össze fog süllyedni az összes olyan papír súlya alatt, amely folyamatosan felhalmozódik. Mi a beavatkozás?
Két megközelítés létezik a problémára, amely segíthet.
Megpróbálhatod a lehető legrövidebb időbeosztást végezni (olyan módszer, amelyet majdnem tökéletesítettem az évek alatt egy irodában), vagy az idődet a lehető legszórakoztatóbbá tedd (amit próbálok elérni). Nézzük meg azokat a tippeket, amelyekkel csökkentheti azt az időtartamot, ameddig a bejelentést tényleg töltenie.
Szétdarabolni és újrahasznosítani, ha lehetséges
Az első olyan kérdés, hogy bármi papíron, amelyre várni kell, hogy be kell nyújtani, "Ez a dokumentumot be kell nyújtani?"
A postai küldemények nagy része közvetlenül az aprítóba jut. Mi a helyzet például hirdetések vagy tájékoztató levelek benyújtására más vállalatoknál? Ha leveleivel foglalkozol, olvasd el egyszer a leveleket, és eldöntheted, hogy szükséged lesz rá egy év múlva, és ennek megfelelően fájlokat kell törölni.
Nagyon jó a helyzet, hogy sok olyan dokumentumot nyomtatsz, amelyeknek nem kell bejelentkeznie - és nem is kell nyomtatni.
Nem szükséges a számlák vagy betűk papírmásolatának másolása, például ha az elektronikus fájlok szerveződnek, és megfelelő biztonsági mentési eljárásokat követ.
Tehát amikor elhárítja ezt a halom gyűjteményt, széttörje a "papírt, amibe nem élhetsz".
Használjon olyan rendszert, amely megkönnyíti az irodai munkákat, és nem könnyebb.
A legtöbb papír, amelyet be kell nyújtanom, az üzleti tevékenységhez kapcsolódik, és ezeket a dokumentumokat be kell vinni a számviteli rendszerbe, mielőtt bármi mást tesznek velük.
Tehát ahelyett, hogy átvenné a nyomtató festékkazettáját, és beírná a "P" alatt a fő fájlrendszeremben, azt az első "adatkezelő rendszeremben, egy hónap és év címkével ellátott mappákkal töltem le.
Ha például 2017 szeptemberében megvásároltam a festékkazettát, az a fájl, amelybe beletartozik, valamint az összes többi számlát, bevételt és egyéb üzleti dokumentumot, amely a megadott hónapban történt. Akkor egyszerűen a hónap végéig kell dolgozni a mappán, és minden könyvelési tételt el kell készítenie (vagy ha nem csinálod magad, hogy a havi mappát átadja a könyvelőnek vagy a könyvelőnek) .
Ne felejtsük el, hogy szolgáltatási tevékenységet folytatunk, és nem kiskereskedelmi üzletet, így a munkanapon való leülés és a számlákon végzett munkák havonta egyszer működnek. Ennek megfelelően módosítania kell a havi mappa-ötletet, ha gyakrabban kell frissíteni fiókjait.
Gondold át, mielőtt fájlt küldene
Mi történik, miután a havi mappákat használtam a könyvelés elvégzésére? A dokumentumokat át kell vinni a "fő" bejelentési rendszerbe . De ahelyett, hogy csak az egyes dokumentumokat külön-külön beírnám a címtől függően, logikusan a csoport szerint rendezem, a regisztrációs eljárás sokkal gyorsabb.
Vessünk egy pillantást a nyomtató festékkazetta példájára.
Ahelyett, hogy ezt a nyugtát a nyomtató festékkazetta "P" alá helyezte volna, ezt az Office Supplies - Receipts alá helyeztem volna, ugyanazon a helyen, ahol dokumentumokat, például átvételi elismervényt, papír. Ez nemcsak gyorsabb bejelentést tesz lehetővé, hanem könnyebbé teszi a dokumentumok későbbi megkeresését.
Használjon teljes szavakat és kifejezéseket a fájl mappák címkéin, nem csak leveleket
Nincs szabály, amely azt mondja, hogy csak a betűkészletek létrehozásakor hozhat létre egyetlen betűt. És ha igen, akkor szükségtelenül lassú és bonyolulttá teszi a bejelentést. Testreszabhatja a bejelentési rendszert, így előnyös lehet a csoportos bejelentés előnye, és megtalálhatja a megfelelő helyet a dokumentum gyorsabb elhelyezése érdekében.
Például, ahelyett, hogy a "C" címkével ellátott bejelentési rendszerem egy részével rendelkeznék, van egy "Kliensfájlok" feliratú szakasz is.
Az "Ügyfélfájlok" alatt található fájlok betűrendben kerülnek megrendezésre. A regisztrációs rendszer testreszabásának szépsége így az, hogy bármikor tovább oszthatja és szervezheti, ha szükséges. Tehát egy nagyobb ügyfélnek rendelkeznie kell egy fájlrendszer-megosztóval, amelyet a "Kliensfájlok" szakaszban a saját nevével jelöltek meg, hogy könnyebben megtalálhassák a vele kapcsolatos dokumentumokat.
Ebben a példában a bejelentő rendszer címkéi a "B", a "C", az "Ügyfélfájlok", a "D" szövegeket olvassák ... Lásd, hogy a bejelentés mennyire egyszerűbb?
Egy másik bejelentkezési tipp a bejelentés felgyorsításához: Ne felejtsd el testreszabni az ábécét is. Ahelyett, hogy egy "M" szekciót választott volna, jelölje meg a "Mc" -t is.
Tartsa az "első" bejelentési rendszert közel és kényelmes
A másik nagyszerű dolog egy kétfázisú bejelentési rendszer használatával, mint amilyet fent említettem, hogy sokkal könnyebb lesz a bejelentési rendszerének első lépése (a havi mappák) fizikailag közel a munkaterülethez . Sokkal hajlamosak lesznek a papírokról azonnal benyújtani, nem pedig arra, hogy felhalmozódjanak, ha van egy közeli, szervezett hely, ahová beírhatja őket.
Tehát tegye be az utolsó, aktuális és a következő hónap havi mappáit egy tálcába, vagy használjon egy koncertfájlt, és tegye a karon belül a munkaterületen. A regisztrációs rendszerének nagy része (a "fő" regisztrációs rendszer, ahogy fent említettük, egészen a szobában vagy akár egy másik szobában is lehet, de az időmegtakarítás érdekében nem szabad csináld az első szakaszodat.
Hogyan készítsünk filing szórakozást
Az eddig beadott bejelentési tippek segítenek csökkenteni a napi bejelentés idejét és megelőzni az agy fagyását. De mi a teendő a szórakozásnak?
Igazság szerint az egyetlen stratégia, amivel itt jöttem, az a nyílt megvesztegetés, ha egy bizonyos mennyiségű fájlt adok neki egy cookie-nak. Ez működni fog, de ahhoz vezethet, hogy rengeteg fontot ad, ha sok bejelentésed van.
Vagy inkább művészi megközelítést vehetsz igénybe, az összes különböző színeket használva a fájlmappákhoz, és szokatlan betűkészleteket vagy kalligráfiát használva a címkékhez. Függetlenül attól, hogy ez teszi a bejelentés több móka, akkor minden bizonnyal teszi vonzóbbá.
És ki tudja? Talán csak az a tény, hogy bejelentése sokkal gyorsabb, mint most, hogy olyan szervezett lesz, sokkal több móka lehet.