Mit kell menteni és szervezni?
Bizonyos mértékig az olyan elemek, amelyekre a bejelentési rendszer fejlesztése szükséges, nagyban függnek az Ön vállalkozásaitól.
Ha például kézzelfogható terméket árul, akkor szüksége lesz valamire, amely követi a készletét. Azonban itt talál egy általános listát azokról az elemekről, amelyeket az otthoni vállalkozásban követni kell:
- Üzleti és marketing tervek.
- Jogi dokumentumok (pl. LLC papírmunka, üzleti engedély, szellemi tulajdon bejegyzése, szerződések)
- Kapcsolatok (szakmai, ügyfelek, gyártók, szolgáltatók stb.)
- Pénzügyi információk (Eredménykimutatások, mérlegek, kötelezettségek / követelések)
- Adók
- Üzleti költségek (bevételek)
- projektek
Ezzel a listával együtt olyan elemeket szeretne hozzáadni, amelyek az Ön vállalkozására jellemzőek.
Rendszerek az otthoni vállalkozások szervezéséhez
Sok esély van arra, hogy különböző módszereket használj a papírok és egyéb fontos információk tárolására és kezelésére. A legfontosabb tényező egy olyan módszer kiválasztása, amely a legjobban működik az Ön számára. Mindenki más módon gondolkodik és szervez. Például néhány embernek több értelme van a fájlok rendezéséhez betűrendben, de mások számára könnyebben szervezhetők dátum szerint.
Ha nem vagy biztos benne, hogy mi fog működni a legjobban, próbáljon ki egyet, és ha megpróbálja fenntartani, fogadjon el egy másik rendszert. A fájlok és információk rendezésének három módja van:
Egyszerű kötőanyag-beviteli rendszer
Az olyan kisvállalkozások számára, amelyek nem hoznak túl nagy mennyiségű papírmunkát, a kötőanyagrendszer jó választás.
Ideális azok számára is, akik szeretnek mindent egy helyen, vagy akiknek információjukra van szükségük. A kötőanyagrendszer nagy háromgyűrűs kötőanyagot, lapvédőt és szelvényelosztót használ.
Használja a szakaszosztókat, hogy megszervezze üzleti kategóriáit, például függőben lévő megrendeléseket, kitöltött megrendeléseket, különböző formanyomtatványokat ... stb. Innen elkezdi összegyűjteni a fájlokat a lapvédőkben. Ha a kötőanyag teljes lesz - a hét, hónap vagy három hónap végén - itt az ideje, hogy tisztítsa meg. Az ügyfelek rendelési fájljait és más történelmi rekordjait egyszerűen átküldi a hagyományos iratrendező rendszerbe, amely szorosan tükrözi a kötőanyag szervezetét.
Hagyományos nyilvántartó rendszer
A hagyományos nyilvántartó rendszerek egy irattároló szekrényt, lógó fájlokat és manila mappákat használnak. Majdnem minden vállalkozásnak végül szüksége lesz az ilyen típusú bejelentésre, ahogy az üzletük nő. Csak túl sok papírmunkát hoztak létre az idő múlásával, hogy ne legyenek ilyenek. És mivel az adóbevallásokat hét éven át meg kell őrizni, szükséged van egy helyre, amely ezeket a rekordokat tárolja. A hagyományos nyilvántartó rendszerek ideálisak olyan elemek számára, amelyeket meg kell őrizni, de rendszeresen nem férnek hozzá, mint például az előző évi adók és az üzleti engedély. Íme néhány tipp, amellyel a hagyományos nyilvántartó rendszer leállhat és sikeres lehet:
- Gondolj arra, hogy milyen típusú rendszert használsz. A hüvös irodai eszközök beszerzéséhez és a legbonyolultabb és színesebb irattári rendszer megalkotásához a világon lehet, de ha nem felel meg a munkastílusának, akkor a felszabadítási idő és a pénz pazarlása lesz.
- Hozzon létre egy rendszert a papír kezelésére, amely lehetővé teszi a legkevesebb "megérintést". El akarjátok kerülni a papírgyártó lapokat, és többször is foglalkoznak az egyes darabokkal. Ehelyett dolgozzanak döntéseket arról, hogy hol érheti el egy darab papír az első alkalommal, amikor megérinti.
- Állítsa félre a bejelentés idejét. Könnyű elkerülni ezt a feladatot, mint pl. A pestis, de ez szükséges és segíteni fog a vállalkozásnak sokkal simábban. Különösen a bevételeket és egyéb adókat, amelyeket az adóidőben használnak, az ilyen jellegű ügyintézés megtartása megkönnyíti az adók befizetését.
Elektronikus iratrendező rendszer
A digitális világ még mindig nem szüntette meg a papír tárolásának szükségességét, de sokkal könnyebbé tette az adatok tárolását. A digitális rendszerek létrehozhatják, elküldhetik és kezelhetik a számlákat, valamint nyomon követhetik az otthoni üzleti pénzügyeit, majd importálhatják az e-bejelentés adószoftverét. Beolvashatja a bevételeket, és tárolhatja őket egy számítógépen található fájlban (bár valószínűleg megtartja a papírverziót is). Az elektronikus rendszerek az ügyfelek, az ügyfelek és a prospektusok információinak tárolását ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerben tárolják az egyszerű hozzáférés, e-mailezés, számlázás és így tovább. Az online rendszerek felhasználhatók ötleteinek megőrzésére, projektek kezelésére, információk szervezésére vagy kutatásra.
De mint a papíralapú fájlrendszerekhez, a digitális fájlrendszernek szervezeti felépítéssel kell rendelkeznie, a számítógépen tárolt mappákat és fájlokat, vagy a felhőben . A legegyszerűbb kezeléshez ugyanazt a struktúrát és fájlneveket használja a digitális rendszerben, mint a papír rendszerében. A digitális fájlok védelme érdekében készítsen biztonsági mentést egy különálló merevlemezre vagy egy online tárolórendszerre.
Az összes fenti kombinációja
Valószínűsíthető, hogy egynél több rendszert kell használni ahhoz, hogy kezelje az összes olyan adatot és anyagot, amelyet el kell tárolnia a vállalkozásában. Először is el kell döntenie, mi működik a legjobban az Ön számára, majd hajtsa végre azt. Például rendelkezhet egy kötegelő rendszerrel, amely segít vállalata napi irányításának megszervezésében, például ütemezésében, marketingében és űrlapjainak másolataiban.
A hagyományos rendszerben megtalálhatók minden olyan hosszú távú papírok, mint az előző évi adók, engedélyek és üzleti licencek, valamint a szellemi tulajdon bejegyzései. Digitális rendszert használhat az ötletek, például az Evernote és a projektek nyomon követéséhez.
Másrészt lehet, hogy a lehető legegyszerűbb digitális, online tennivaló és naptár , minden beérkező számlát beolvasni a számítógépbe, valamint szoftvert vagy online szolgáltatásokat igénybe venni minden más üzleti menedzsment igényeire. Még így is, továbbra is azt szeretné, hogy a rendszer kezelje a létrehozandó papírt. A legfontosabb az, hogy megtalálja a rendszert, amely könnyű ahhoz, hogy ragaszkodjon hozzá, és megtalálja a szükséges információkat, amikor szüksége van rá.
Frissítve 2016 szeptember Leslie Truex