A nyilvántartó rendszer mestere!
Elengedhetetlen az időbeosztás a rendszerezés megszervezéséhez. Bár mindenki szeretne papírmentes irodát látni, a valóság az, hogy sok kisvállalkozásnak továbbra is szüksége van papíralapú dokumentumok (pl. Számlák , bevételek stb.) Tárolására , és szükség esetén könnyedén lekérni.
Különösen fontos a beviteli dokumentumok helyes beadása; a nem létező vagy rendezetlen bejelentési rendszer napi extra erőfeszítéseket tesz a jövedelemadó-időre, mivel nem akarja kimaradni a hiányzó bevételek miatt levont adólevonásokból .
És ha üzleti tevékenysége valaha is könyvvizsgálat tárgyát képezi, és nem tudja benyújtani a szükséges dokumentumokat a költségek fedezésére, az Ön követelései valószínűleg elutasításra kerülnek, és az adóbevallás újraértékelésre kerül .
Mint kisvállalkozó , gyorsan és egyszerűen képesnek kell lennie arra, hogy az íróasztalán működjön . Bár egy papírnyilvántartó rendszer létrehozása nehézkesnek tűnik, viszonylag könnyű feladat könnyebbé téve néhány bejelentési tippet és trükköt.
Hogyan kell rendezni a nyilvántartó rendszerét
(1) Üljön az asztalához néhány percig, és derítse ki, hova ösztönösen keresni fogsz dolgokat.
Van egy fiókom a munkaállomástól jobbra. Amikor először állítottam be az iratrendemet, nem volt benne semmi. Amikor tollakat, papírkapcsokat vagy tűzőgépet kerestem, ez volt az első hely, amelyet megnéznék, bár tudtam, hogy üres. Tehát természetesen a tollakat, a papírkapcsokat és a tűzőgépet a fiókba helyeztem. Számomra ez volt a természetes otthon ezeknek az elemeknek.
Mindenki más megközelíteni fogja ezt, és az, ami egy ember számára működik, nem működhet a másik számára. Várjon néhány percet, hogy üljön le az elsődleges munkaterületen, és elérje a berendezéseket, árukat és fájlokat. Ez segít megteremteni az ideális helyszínt az ilyen elemek személyesen történő benyújtására.
(2) Most, hogy tudod, hol keresi az információt természetesen, meg kell határoznia, hogy egy betűrendes, numerikus vagy tárgyi bejelentési rendszer jobban működik-e Önnek.
Hogyan rendezi a papírmunkát bejelentési kategóriákba (pl. Költségek, pénzügyi, marketing )?
Hogyan találja meg az üzleti kiadásokhoz kapcsolódó papírmunkákat, például bankszámlakivonatokat, közüzemi számlákat, irodai költségeket, gépjármű kilométereket stb. Mi a helyzet az ügyféladatokkal - keresnek dolgokat az ügyfél nevének megfelelően? Referenciaszámmal? Ez egy kritikus lépés, mivel meghatározza, hogyan fogalmazza meg a bejelentési rendszert. Miután meghatároztuk, hogy milyen kategóriákat kíván használni, döntse el, hogy tovább kell-e mennie, és alkategóriákat kell létrehoznia. Ehhez mindenképpen vásároljon valamit a bejelentési rendszeréhez.
(3) Ezután nagyjából meghatározza a tárolási igényeit.
Van olyan nagy számú fájl, amelyet napi rendszerességgel elérhet? Csak hetente fér hozzá a fájlokhoz? A válaszok meghatározzák, hogy szükség van-e egy asztali fájltartóra, egy két fiókos tároló szekrényre az asztalhoz közel vagy egy négy fiókos oldalszekrényhez a szobában.
Válassz gondosan. Engedje meg a növekedést, amikor a bejelentkezési szekrényt néz - vásároljon valamit, hogy kétszer olyan fájlokat tudjon elhelyezni, amelyekről úgy gondolja, hogy most rendelkezel. Ez korlátozza az Ön számlázási rendszerének igénybevételét és átszervezését.
(4) A jó címkézési rendszerbe való beruházás az egyértelműség és a könnyű hozzáférés érdekében.
A fájlcímkék olvashatósága nyilvánvalónak tűnik, de a címkézés egyértelműbbé teszi a feltöltési időt, mint amennyit el tud képzelni.
A legtöbb címkéző cég olyan sablonokat kínál, amelyek a legnépszerűbb szövegszerkesztő szoftverrel integrálódnak. Érdemes figyelembe venni az egyik kis címkézési rendszert , amelyek most már képesek az egyedi levelezési címkék nyomtatására is. A kettős feladatot ellátó tételek általában bölcs befektetés.
(5) Most készen áll a fájlmappák vásárlására.
A legjobb befektetés a színes lógó mappák megvásárlása (győződjön meg róla, hogy a műanyag címke fülek szerepelnek) és a sima manila fájl mappák. A színes lógó mappák a legjobbak két okból:
- könnyen elérhetőek
- megkönnyítik a kategóriák felismerését
Például ha az összes ügyfélfájlt sárga lógó mappákba helyezi, a kék mappákra vonatkozó pénzügyi információkat és a piros mappákban lévő marketinghez kapcsolódóakat, akkor könnyen megnézheti, hogy hol kell keresnie egy adott fájlt.
Az egyszerű a legjobb
A KISS alapelv egy könnyen kezelhető és könnyen megteremthető bejelentési rendszer létrehozására vonatkozik. Tartsd egyszerűen az édes! A széles körű témakörök lehetővé teszik az új fájlok könnyű feltöltését a növekedés során, és megszünteti a regisztrációs rendszer frissítésének vagy átszervezésének szükségességét.
Az egyszerű megőrzése megkönnyíti a papír és a digitális fájlok integrálását a teljes dokumentumkezelő rendszer részeként.
Menj papír nélkül ahol lehetséges
Ha vállalkozását zöldre szeretné állítani, és átállna a "Papírmentes Hivatalra", átkutathatja a kiadási bevételeket, és tárolhatja azokat a többi digitális számviteli információval. Az újabb felhőalapú könyvelési szoftverek egy része megkönnyíti a mobilalkalmazások használatát, amelyek lehetővé teszik, hogy mobiltelefonra ugorjon egy költség-átvételi elismervényről, és rögzítse azt (lásd: A legjobb számviteli szoftver a kanadai kisvállalkozások számára ).
Ne felejtsük el, hogy a Kanadai Bevételi Hivatal (CRA) elfogadja a papíralapú másolatokat vagy a kiadási bevételek digitális képeit, feltéve, hogy azok jól olvashatóak. Ha nem, akkor a CRA kérheti az eredeti papíralapú dokumentumokat ellenőrzési vagy rutinszerű dokumentációs kérelem során, így az eredeti dokumentumokat mindig az előírt időtartamig meg kell őrizni. További információért tekintse meg, mennyi ideig kell megőrizni az üzleti nyilvántartásaimat? )