Fájlkezelő tanácsok digitális fájlokhoz
A dokumentumok helyileg asztali számítógépeken, laptopokon vagy mobileszközökön történő tárolása mellett egyre több vállalkozás használja a felhőt az alapvető üzleti alkalmazásokhoz és a fájlok tárolásához. (Lásd: miért ideális a kisvállalatok számára a felhőalapú számítástechnika és a cloud computing 5 hátránya? )
A tárolási probléma további bonyolítása az, hogy számos vállalkozásnak meg kell osztania a dokumentumokat az alkalmazottak között.
Az irodán belül ez általában egy fájlkiszolgálóval vagy hálózati csatolható tárolóeszközzel (NAS) történik. Ha megosztott mobil hozzáférés szükséges, akkor a dokumentumok tárolhatók a felhőben és megosztva oszthatók meg a hozzáférési jogosultságokkal. Ennek eredménye lehet egy fájlkezelési rémálom a felhőben tárolt személyi dokumentumok egy részével, és néhány helyben, sőt egyedi dokumentumokban is, amelyeket csak egy helyen vagy a másikban tárolnak.
A szervezet az elektronikus fájlkezelés kulcsa
Bárhol tárolják a dokumentumokat, fontos, hogy ezeket szervezzék és naprakészen tartsák. Az elektronikus fájlkezelés célja annak biztosítása, hogy megtalálja azt, amit keres, még akkor is, ha azt évek óta keresik.
A legtöbb üzletember egy időben vagy egy másikban volt a kínos helyzetben az ügyfél hívás, és nem tudta gyorsan megtalálni a vonatkozó számlát, vagy más fontos ügyfelek dokumentumokat.
Ugyanilyen bosszantó az év végén, amikor megpróbálja megtalálni a számvevõvel kapcsolatos ügyiratokat, vagy még rosszabbat, a taxmanot .
A digitális dokumentumok megfelelő szervezése különösen fontos a megosztott környezetben - ha az egyik alkalmazottja hiányzik (átmenetileg vagy tartósan!), Akkor könnyen megtalálhatja az adott személy által létrehozott vagy kezelt dokumentumokat.
(Fontos megjegyezni, hogy a bizonytalan, elhagyott alkalmazottakkal kapcsolatos adatkérdések esetleges elvesztése még egy oka annak, hogy megvédje az üzleti adatait.) Lásd: 6 üzleti adatvédelmi szabályzat .
Ezek a fájlkezelési tippek segítenek a fájlok elérésében:
1. Használja a programfájlok alapértelmezett telepítési mappáit.
Használja az alapértelmezett fájlokat az alkalmazásprogramok telepítésekor. A Windows alatt a konvencionális alkalmazásprogram fájlok a (Drive Letter:) -> Program Files könyvtár alatt találhatók. A más alkalmazások telepítése zavaró és felesleges.
2. Egy hely minden dokumentum számára.
Helyezzen minden dokumentumot egyetlen "root" mappába. Windows környezetben egyetlen felhasználó számára az alapértelmezett hely a Dokumentumok mappája.
A fájlmegosztó környezetben ugyanezt igyekeznek tenni. Hozzon létre egy gyökérmappát (például "Megosztott dokumentumok"), és tárolja az összes dokumentumot a gyökérkönyvtárban található almappákban. Az elektronikus dokumentumok egyetlen helyszíne megkönnyíti a dolgok megtalálását és a mentések és archívumok futtatását.
3. Hozzon létre mappákat egy logikai hierarchiában.
Ezek a fiókok fiókjai, szóval. A sima nyelv használatával nevezze el a mappákat; nem szeretné, hogy a jövőbeli mappákra nézzen, és azon tűnődött, vajon mi a "TFK" vagy bármilyen más érdekes rövidítés, amelyet feltaláltak.
4. Fészek mappák mappákon belül.
Hozzon létre más mappákat ezen fő mappákban, amint szükségszerű. Például egy " Számlák " nevű mappa tartalmazhat "2018", "2017" és "2016" nevű mappákat. Az ügyfél számára elnevezett mappa tartalmazhatja a "vevőadatok" és a "levelezés" mappáját. A cél az, hogy minden fájlt a mappába helyezzenek el, nem pedig egy sor gazdátlan fájlt.
Ne hozzon létre azonban összetett, mélyen rétegezett mappaszerkezeteket. Ahol lehetséges, használjon leíró fájlneveket.
5. Kövesse a fájlnevezési konvenciókat.
Bizonyos operációs rendszerek (például a Unix) nem engedélyezik a fájlok vagy mappanevek szóközöket, ezért kerülje ezt, ha a számítógépes környezet keveredik. Ehelyett az aláhúzókat mint határolót használja (pl. Doe_John_Proposal.doc.) Egyéb karakterek, mint például a /? <> \: * | "^ a fájlok vagy mappanevek alatt is tilos a Windows alatt.
Használjon leíró fájlneveket a könnyű azonosításhoz és visszakereséshez, de ne menjen túlra - a fájl / elérési út neveinek hossza korlátozza az operációs rendszereket. Windows alatt a fájl maximális teljes elérési útvonala (pl. A meghajtó betű + mappa neve + fájlnév) 260 karakter. Használjon gyakori rövidítéseket amennyire csak lehetséges, például Jan január vagy Corp for Corporation.
6. Légy specifikus.
Adja meg az elektronikus fájlok logikai, egyedi nevét, és ha lehetséges, adja meg a fájlnevek dátumát. A fájlok elnevezésekor az a cél, hogy meg tudja mondani, mi a fájl, anélkül, hogy meg kellene nyitnia és meg kellene néznie. Tehát ha a dokumentum olyan ügyfél levelet küld, aki emlékezteti rá, hogy a fizetés már lejárt, nevezzék valami "overdue_20180115" -nek; inkább, mint valami "levél". Honnan fogod tudni, ki a levél, anélkül, hogy megnyitná?
Ha fájlokat oszt meg e-mailen vagy hordozható eszközökön, érdemes lenne megadnia a fájlnév pontosabb adatait, mivel a mappainformációk nem kerülnek a megosztott fájlba. Ha például a dokumentum a Dokumentumok \ Számlák \ 2017 \ Ügyfelek \ Doe_John_20180416.doc dokumentumban található, és a fájl megosztott vagy e-mailben van, az összes címzett látni fogja a Doe_John_20170416.doc, és nem tudja megmondani, hogy a fájl ügyfél számlát nyitása nélkül.
7. Fájl menet közben.
A dokumentum legelőkészítésének legjobb ideje, amikor először hozza létre. Így szokott használni a "Mentés másként" párbeszédablakot, hogy dokumentálja a dokumentumot, és nevezze el, helyette a megfelelő helyen.
8. Rendelje meg a fájlokat az Ön kényelme érdekében.
Ha vannak olyan mappák vagy fájlok, amelyeket sokat használsz, kényszerítsd őket a fájllista tetejére úgy, hogy átnevezed őket egy! vagy az AA a fájlnév elején.
9. Rendszeresen szedje fel a fájlokat.
Néha, ami régi, nyilvánvaló, mint a fenti "Számlák" nevű mappában. Ha ez nem így van, tartsa távol tartva a mappákat a régi fájlok törlésével.
Ne törölje az üzleti vonatkozású fájlokat, hacsak nem teljesen biztos, hogy soha többé nem lesz szüksége a fájlra. Ehelyett a gyökérkönyvtárban lévő mappák fő gyűjteményében hozzon létre egy "Old" vagy "Inactive" nevű mappát, és helyezze át a régi fájlokat, amikor találkozik velük.
( Mennyi ideig kell tartania a CRA vagy az IRS üzleti nyilvántartását ?, magyarázza, mennyi ideig kell tartania az üzleti nyilvántartásokat az adókötelezettségeinek kielégítése érdekében.)
10. Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a fájlokról.
Akár másolja a fájlokat egy másik meghajtóra, akár szalagra, fontos, hogy beállítsa és kövesse a rendszeres biztonsági másolatot. Lásd: A 3 lépés egy sikeres mentési rendszerhez .
A jó fájlkezelés megkönnyíti az Ön megtalálását
Az elektronikus dokumentumok kezelése az üzleti vállalkozás átfogó dokumentumkezelési stratégiájának részét képezi. A megfelelő dokumentumkezelési tervnek tartalmaznia kell a dokumentumok kezelésének minden vonatkozását, beleértve a tárolást, a visszakeresést, a biztonsági másolatokat és a biztonságot.
A keresési funkció csodálatos dolog, de soha nem egyezik meg azzal a könnyedséggel, hogy közvetlenül egy mappába vagy fájlba menjen. Ha következetesen követi ezeket a fájlkezelési tanácsokat, akkor is, ha nem tudja, hol van valami, tudod, hol kell lennie - óriási előnyt jelent, ha megtalálja, amit keres. A jó fájlkezelési gyakorlatok időt és pénzt takarítanak meg .