Hogyan hozzunk létre egy dokumentumkezelő rendszert a kisvállalkozások számára?
Számos vállalkozás esetében a dokumentumok kezelése a dokumentumok szervezésére és tárolására irányul. Szeretnék képesek a dokumentumokat szervezett és biztonságos módon tárolni, ami még mindig lehetővé teszi a dokumentumok könnyű megtalálását.
Ez a cikk megmutatja, hogyan hozhat létre olyan dokumentumkezelő rendszert, amely pontosan ezt teszi.
Ha a "dokumentumkezelést" bármilyen keresőmotorba írja, akkor hosszú dokumentumok fognak megjelenni a dokumentumkezelő megoldásokkal, amelyek számos olyan szoftverrel vagy alkalmazással rendelkeznek, amelyek hirdetik a papírmentes irodai előnyöket.
A dokumentumkezelő szoftverek vagy alkalmazások azonban úgy lettek kialakítva, hogy javítsák az üzleti tevékenységüket az elektronikus fájlok kezelésében . A probléma az, hogy sok kisvállalkozásnak foglalkoznia kell a régmúlt papír és elektronikus fájlok keverékeivel - és bizonyos esetekben a papíradatok aránya sokkal nagyobb.
Az egyik megoldás a vegyes adatkörnyezet kialakulásának problémájára egy olyan dokumentum-képalkotó rendszer használata lenne, amellyel az összes üzleti dokumentum elektronikus formátumra alakítható. De ez túl drága és időigényes sok kisvállalkozás számára.
A jó hír az, hogy a dokumentumkezelő rendszer alapjait a speciális szoftverek megvásárlása nélkül, vagy a nagykereskedelmi dokumentum-képalkotáson keresztül lehet elhelyezni.
A rendszernek nem kell összetettnek lennie; csak időt kell fektetnie a tervezésbe és végrehajtásba.
Dokumentumkezelő rendszer létrehozása
A dokumentumkezelő rendszer beállítása három lépést tartalmaz;
- dokumentumkezelési terv létrehozása,
- a dokumentumkezelési terv végrehajtása,
- és követni.
Az első lépés, a terv megalkotása magában foglalja a négy kérdés megválaszolását:
Milyen szabályok vannak a dokumentumok létrehozására?
Számlák , fizetési emlékeztető levelek, értékesítési brosúrák, e-mailek, mérlegek , táblázatok, jelentések - Minden vállalkozás különféle dokumentumokat hoz létre az üzleti tevékenység folytatása és nyomon követése során. És a szervezettség megőrzése érdekében minden vállalkozásnak meg kell határoznia a dokumentumok létrehozására vonatkozó szabályokat.
Például, vannak-e házon belüli sablonok egyes szabványos üzleti dokumentumokhoz, például levelekhez és számlákhoz, és hol találhatók?
Van-e egy házon belüli stílusú útmutató, amelyet követni kell?
Új iratok keltezésére és / vagy időbélyegzésére?
Milyen eljárásokat kell követni a dokumentumok megosztása vagy felülvizsgálata során?
Néhány kisvállalkozás számára az egyetlen dolog, ami a dokumentum létrehozásával kapcsolatos, az lesz, ahol a különböző üzleti dokumentumok sablonjai találhatók és hogyan használják őket. De ha a vállalkozáson belüli dokumentumkészítés magában foglal különböző embereket, akik együttműködnek, felülvizsgálják vagy frissítik a dokumentumokat, akkor el kell töltenie egy kis időt arra, hogy eldöntsék, hogyan kell ezeket a dolgokat tenni a hatékonyság és a következetesség érdekében.
Hogyan tároljuk a dokumentumokat?
Valójában két szempont van erre a kérdésre.
Az első a tárolás fizikai vonatkozásait jelenti. Még akkor is, ha a kisvállalkozása tárolja a dokumentumokat a tárolószekrényekben, a tároláshoz kapcsolódó költségek vannak; nem csak a bejelentő szekrények költségeit, hanem az idő költségeit, amikor Ön és / vagy az alkalmazottai dokumentálnak dokumentumokat, vagy megkeresik őket. Valójában a legtöbb kisvállalkozás számára a tároláshoz kapcsolódó legnagyobb költség valószínűleg az elvesztegetett idő költsége, amikor az emberek dokumentumokat keresnek.
A dokumentumok tárolásának második szempontja szervezeti; hogyan fogják benyújtani a dokumentumokat? A dokumentumok benyújtásának kulcsa a jó fájlkezelési gyakorlatok követése.
Azt is tudnia kell, hogyan archiválhatja a dokumentumokat. Hogyan kezelheti az elavult fájlokat, vagy csak készen áll a dokumentumkezelő rendszer hátsó írójának áthelyezésére?
Például, minden év elején átmegyek a számítógépen található különböző munkához kapcsolódó fájlokon, megsemmisítem azokat, amelyek már nem aktuálisak, és új mappákat hoznak létre év és / vagy tárgy megjelölésével, szükség szerint mozgatva a fájlokat.
Ugyanez történhet papírfájlokkal; nem könnyű eltávolítani a régi (er) dokumentumokat a fájl mappájából és címkéjéből, és létrehozni egy új oldalt a címben. Egyes szoftverek automatikus archiválási lehetőségeket kínálnak. A Microsoft Outlook például lehetővé teszi a régi e-mail archiválását.
Hogyan egyszerűsíthető a dokumentumok lekérése?
Ez a kérdés a dokumentumkezelő rendszer központi eleme. A Xerox Canada Leger Marketing által végzett felmérés szerint a kanadai SMB tulajdonosok és vezetők átlagosan azt mondták, hogy évente 2,152 dollárba kerülnek a dokumentumok kezelése és tárolása és napi egy órás keresés ezeknek a dokumentumoknak a kereséséhez (globeandmail.com).
Ismét a jó bejelentési gyakorlatok hosszú utat tehetnek a probléma megoldása felé. Az Adatkezelési cikkek böngészése ezen az oldalon megkapja az indítást. Ha olyan dolgokat teszel, mint például a szigorú elnevezési megállapodások következetes követése, akkor például a dokumentumok sokkal könnyebb megtalálni őket.
És függetlenül attól, hogy Ön egyéni vállalkozó vagy egy üzlet tulajdonosa vagy egy üzletember, akkor ajánlom egy Fájl Helyszínek listájának létrehozását , amely emlékeztetni fogja a felhasználókat, hogy bizonyos típusú fájlok megyek - és hol találhatók bizonyos dokumentumok. Ha az üzleti tevékenysége olyan, mint a legtöbb, ne felejtse el megadni, hogy a fájl a számítógépen, a házon belüli kiszolgálón, a felhőben vagy a papíralapú fizikai helyeken, például az iratszekrényben van-e. Tegyük fel például, hogy a vállalkozásomban képeket, videókat vagy akár papírképeket használsz. A fájl helyek listájában szereplő bejegyzés lehet:
Digitális képek / videó: számítógép (vagy szerver) - meghajtó E: / photos - fájl a megfelelő témakönyvtárban
Papírfotók: filing cabinet 3 - Fényképek - alfa témák szerint
A megosztott hálózatot vagy a felhőmeghajtókat a tartalom szerint kell címkézni, ahogyan a szekrény fiókokat kell elhelyezni.
Hogyan tudjuk megőrizni / megőrizni a dokumentumainkat?
Az első védelmi vonal a dokumentumbiztonság érdekében fizikailag biztosítja az üzleti helyiségeket . Minden vállalkozásnak rendelkeznie kell biztonsági rendszerekkel, például riasztóberendezésekkel - még otthoni vállalkozásokkal is .
A vállalkozásoknak más biztonsági eszközökkel, például ablakrácsokkal / biztonsági rácsokkal, biztonsági kamerákkal és / vagy járőrszolgálatokkal kell befektetniük vagy be akarnak fektetni. A jelszavak létrehozásához és a fájlok titkosításához elegendő ideig tölteni az elektronikus fájlok megóvása érdekében, de nem számít, ha valaki csak sétálhat és ellophat a számítógépen és a kísérő merevlemezen.
Minden iratszekrénynek zárhatónak kell lennie, és az üzleti órák után zárva kell maradnia (és ebédidőben zárva kell tartani, ha senki nem lesz megbízható közelségben).
Az elektronikus dokumentumok általános biztonsági eljárásai magukban foglalják a dokumentumok rendszeres biztonsági mentését és a dokumentumok biztonsági mentését máshol, mint az eredeti dokumentumokat tartalmazó ugyanazon merevlemezen. A helyszínen a legmegfelelőbb a természeti katasztrófák által eltörölt üzleti adatok elhárítása, még egy ok, amiért a felhő ideális az üzleti életben .
Az ugyanazon számítógépes hálózatot megosztó kollégákkal vagy alkalmazottakkal rendelkező kisvállalkozások korlátozhatják a felhasználók hozzáférését is, hogy csak a hálózat erőforrásait használhassák vagy láthassák. Például lehet egy hálózat vagy felhő megosztási könyvtár, amelynek címe "Könyvelés", amely hozzáféréssel rendelkezik a menedzseléshez Csak akkor, ha egy felhasználó hozzáférést engedélyez egy erőforráshoz, például egy alkalmazáshoz, bizonyos dokumentumok jelszóval védettek lehetnek. A dokumentumok tartalma is titkosítható, így azok csak azok számára érhetők el, akik rendelkeznek a szükséges titkosítási kulcsgal.
A munkatársak lopása egy másik veszélye az adatbiztonságnak. A kisvállalkozásoknak a munkavállalóknak be kell vonniuk a tények ellenőrzését és a munkavállalók háttérellenőrzését egy politika kérdésével.
A dokumentumkezelő rendszer végrehajtása
Miután létrehozta a dokumentumkezelési tervet a fenti kérdések megválaszolásával, készen áll arra, hogy végrehajtsa azt, ügyelve arra, hogy minden munkatárs ismerje üzleti ügyeinek dokumentumkezelő rendszerének részleteit, és megfelelő eljárásokat követzen a dokumentumok létrehozásakor, tárolásakor és lekérésekor.
Biztosnak kell lennie abban is, hogy mindenki, aki hozzáfér a dokumentumokhoz a szervezetén belül, átmegy, és olyan dolgokat követ, mint például a dokumentumok elnevezése és tárolása. Helyszíni ellenőrzés rendszeresen annak ellenőrzésére, hogy egyes fájlok könnyen megtalálhatók-e, és megakadályozzák az elakadt hibák elhárítását.
Tudod létrehozni egy dokumentumkezelő rendszer egy nap, de végrehajtja azt következetesen idővel lesz a kulcsa annak sikeréhez. A jutalmak hatalmasak - képesek arra, hogy megtalálják, mit szeretne találni, amikor azt szeretné, és nyugalmat.