A jó üzleti rekordmenedzsment kevesebb adózási időt jelent
De míg a legtöbben határozottan úgy véljük, hogy az üzleti nyilvántartás vezetése csikorgatásra és hajlamos arra, hogy alacsony prioritást biztosítson, a jó rekordgazdálkodás nemcsak egyszerűsíti munkásságunkat, hanem adózási időn belül is igazi stresszoldást jelenthet számunkra.
Íme, mit tehetünk a rekordkezelés egyszerűsítéséhez:
1. Tartsa üzletét és személyi költségeit külön
Jól hangzik, ugye? De ez a rekordgazdálkodás része, amely a legtöbb embert elkapja. Ha például golfozni egy potenciális ügyfelet, például egy személyi költség vagy egy üzleti költség? (A válasz személyes, mert a zöld díjak nem levonhatók üzleti költségekből.) A személyi és üzleti okokból használt járművek egy másik évelő probléma. Tudnia kell, hogy mi minősül törvényes üzleti költségeknek, és mi nem, és biztos abban, hogy üzleti nyilvántartásait pontosan tükrözik.
2. Megfelelő dokumentáció beszerzése minden üzleti költségre
Sok üzletember hibázik, hogy a "listák" elégségesek a rekordkezeléshez. Például, van egy listája a vásárlások a hitelkártya nyilatkozatok, és úgy gondolja, hogy ez elég jó ahhoz, hogy azt a vásárlások üzleti költségek.
Sajnos a CRA (Canada Revenue Agency) sokkal nehezebb. Nem fogadják el a hitelkártya-kimutatásokat vagy törölt ellenőrzéseket elegendő dokumentációként a kiadásoknál, amikor számlát vagy átvételi elismervényt adnak ki. Az IRS sokkal megbocsátóbb és átvételi elismervény hiányában általában elfogadja a hitelkártya-kimutatásokat és a visszavont csekkeket költségigénylésként.
A nyilvántartások tekintetében két szempontot kell szem előtt tartani:
a) Mindig kapjon átvételi elismervényt . Hagyd abba a szokásodban, hogy megkérdezze az átvételt, amikor vásárol - bármennyire is kicsi. Kevés ráfordítás is felmerül, és szüksége van az üzleti nyilvántartások dokumentációjára.
b) Adja meg a bevételeit, ha szükséges . Még mindig vannak olyan vállalkozások, amelyek olyan bevételeket adnak ki, amelyekre nincsen semmi, kivéve azt az időpontot, amikor a tételt megvásárolták, és mennyibe kerül - ami nem sok segítséget jelent, ha átnézzük az átvételt. a szóban forgó tétel volt, és milyen üzleti költségkategóriába tartozott.
Amikor megkapja az átvételt , nézze meg, és írja meg a hiányzó / releváns információkat, például az átvételi elismervényt és a költségkategóriát.
3. Szerezzen külön bankszámlát az Ön vállalkozása számára
Míg az üzleti bankszámlák díjai nemzetközileg magasak a személyes számlákhoz képest, üzleti bankfiókra van szükség a jó üzleti nyilvántartás kezeléséhez. Az üzleti bankszámla segít Önnek a vállalkozás és a személyes költségek megtartásában. Minden üzleti bevétedet az üzleti számlára kell befizetnie, és csak az üzleti fiókból származó üzleti kiadásokat vagy kifizetéseket vissza kell vonnia.
Milyen üzleti bankszámlára van szüksége? Egy ellenőrző számla - lehetőleg olyan, amely havi kimutatásokat nyújt, és visszavonta az Ön visszavont csekkjeit.
Az üzleti ellenőrzések megkönnyítik a nyilvántartáskezelést, mivel az emlékeztető minden egyes ellenőrzés elején felhasználhatja a költség üzleti célját.
4. Kell és használjon külön hitelkártyát üzleti költségekre
Személyes hitelkártyáinak üzleti célú felhasználása gyors adatkezelést tesz lehetővé. Az üzleti hitelkártya nagyban leegyszerűsíti az üzleti nyilvántartás kezelését, mivel különösképpen megóvja személyes és üzleti költségeit. (Ez is segít abban, hogy professzionálisabbnak tűnjön a vállalkozásod.)
5. Tartsa meg az üzleti utazás mérföldes naplóját
Ha üzleti célokra bármely járművet használ , a futásteljesítmény naplója nagy segítség lesz a rekordmenedzsmentben.
Jegyezzük meg a kilométeróra számlálást (vagy kilométert) az év elején, majd minden alkalommal, amikor üzleti célra használja a gépkocsit, addig adja meg a futásteljesítményt. A gépkocsi kesztyűtartójában a futásteljesítmény megőrzése ezt megkönnyíti. Ha egynél több járművet használ üzleti célokra, akkor tartsa meg a futásteljesítményt.
6. Tartsa meg minden üzleti rekordot egy adott adóév együtt
Miután az üzleti rekordok szétszóródtak az egész helyszínen, egy valós idejű veszteség, amikor a számviteli vagy az adó előkészítése , és megszervezi az üzleti nyilvántartás rendszert a pénzügyi évben sokkal könnyebb lesz megtalálni az üzleti nyilvántartást van szüksége, amikor szüksége van őket.
7. Tartsa az üzleti rekordokat az idő megfelelő időtartamára
Valamilyen oknál fogva sok zavart látszik arról, hogy mennyi ideig kell megőriznie vállalkozásának nyilvántartását . Adózási célokból "ha a visszatérést időben benyújtja, akkor legalább hat évig tartsa nyilván az adatait az adózási év végéig, amelyre vonatkoznak". Ez a hatéves időszak az üzleti rekordok legutóbbi használatának időpontjától kezdődik, nem a tranzakció időpontjától.
Az amerikai adóbevallások esetében "az eredeti visszatérés benyújtásától számított 3 éven át, vagy az adófizetéstől számított 2 évig tartsa nyilván az iratokat, attól függően, hogy melyik későbbi időpontban nyújt be követelést hitel vagy visszatérítés után. 7 évig, ha keresetet nyújt be értéktelen értékpapírokból vagy rossz adósságcsökkentésből eredő veszteségért ".
8. Számviteli szoftver könnyűvé teszi
A könnyű használhatóság, a mobileszközökhöz való hozzáférés és az alacsony költség mellett a mai felhőalapú kisvállalati számviteli szoftvercsomagok jelentősen leegyszerűsítik a nyilvántartás kezelését . Mintegy 10 dolláros havi szoftvergyártók, mint például a FreshBooks és a Zoho, alapszabadító csomagokat kínálnak szabadúszók és egyéni vállalkozók számára , beleértve a számlázást , a költségek nyomon követését és az egyszerű jelentéstételt. Gondoljon arra, milyen előnyökkel jár például abban, hogy például számlát küldjön közvetlenül az okostelefonról, készítsen egy képet egy ebédlőlevélről egy ügyféllel, és rögzítse azt költségként, vagy nyomon követheti a számlázási időt egy beépített időzítővel.
Ez a nyolc dolog, amit tehetünk, hogy könnyűvé tegyük a felvételkezelést, nem nehéz. Mint sok vállalkozáshoz kapcsolódó adminisztratív tevékenység, csak a jó szokások és kitartás megteremtésére van szükség. De ha most alkalmazod ezeket a szabályokat, és követed, akkor hatalmas különbség lesz a következő adózási időnél, és az elszámolásod könnyebb lesz egész évben.