Nézd meg a Paperless Office előnyeit és hátrányait
Itt egy pillantást vethet a papíralapú iroda előnyeiről és hátrányairól, hogy segítsen eldönteni, hogy a papírmentes megoldás okos döntés a kisvállalkozások számára.
Papírmentes irodai profik
1. Környezetbarát - A Daily Green szerint a papír a hulladéklerakók 25% -át teszi ki, és ha az Egyesült Államok csak 10% -kal csökkentette az irodai papírfelhasználást, ez megakadályozná a 1,6 millió tonna üvegházhatású gáz kibocsátását. És ez csak papír, nem számítva a tintapatronok gyártását és ártalmatlanítását, valamint a nyomtatók által használt energiát. A papírmentesítés környezettudatos döntés.
2. Költséghatékony - Ugyanúgy, mint a papírmentes irodai környezet előnyei, a kisvállalati költségvetésnek is előnyei vannak. Gondold végig, mennyit költenek havonta papírra, tintára, postai küldeményekre és egyéb papírra kemény irodákra. Ezután fontolja meg a fizikai készleteket és az aktuális dokumentumokat tároló helyet. Elég költséges lehet. Az idő múlásával, ha papírmentes, akkor óriási megtakarításokat eredményezhet kisvállalkozása számára.
3. Könnyű hozzáférés - A papírmentesítés azt jelenti, hogy az összes fontos dokumentumot digitalizálják. Lehetõséged van arra, hogy a felhõben vagy a távoli asztali alkalmazáson keresztül hozzáférhessenek a felhõhöz , így képesek vagyunk mobiltelefonos irodából vagy bárhol az ügyben dolgozni, és produktív maradni.
4. Fájlszervezés - Ha valaha is megsemmisítetted az időbeosztást egy rendezetlen tárolószekrényen vagy papírkötegeken, hogy megtaláld, amit keresel, tudod, hogy milyen nehézkes papírdokumentumokat lehet kezelni.
Amikor létrehoz egy papírmentes irodát, olyan digitális fájlrendszert hoz létre, amelyet könnyebben szervezhet, kereshet és módosíthat az idő múlásával. Ez azt jelenti, hogy az egyszer csak egy fájdalmas folyamat volt a dokumentum megtalálása olyan egyszerű, mint a keresés.
A Papírmentes Hivatal hátrányai
1. Rendszerhiba - A digitális lehet gyors hozzáférés, de gyors veszteséget is jelent. Tekintse meg, mi történne minden olyan üzleti dokumentummal, amelyet helyileg a számítógépén mentett el, ha a rendszer összeomlik. Mindent elveszíthet. Fontos, hogy minden kisvállalkozás, és különösen a papírmentes, rendelkezzen olyan rendszerrel, amely biztonsági mentést és adatvédelemt biztosít a helyszínen.
2. Biztonság - A digitális fájlok nem védhetők meg a fájlkazánon vagy az irodai ajtón található zárral, így a dokumentumok és az érzékeny információk biztonsága komoly gondot jelent a papírmentes irodák számára. A megoldások magukban foglalják a titkosítást, a helyi szervereket és a korlátozott hozzáférést, amelyek mindegyike saját költségeket és előnyöket kínál. Ezenkívül fontos figyelembe venni egyes vállalkozások természetét és a naponta kezelt anyagok érzékenységét (gondolj a könyvelődre), egyszerűen nem engedheted meg papírtlanul.
3. Revamp folyamatok - A papíralapú irodába történő áttérés része az összes jelenlegi műveleti folyamatok áttekintése és megfelelő alternatívák keresése.
Előfordulhat például, hogy el kell kezdenie az elektronikus aláírási szolgáltatást, az online számlázást és fizetési szolgáltatásokat , valamint a fizikai dokumentumok szükségességét helyettesítő egyéb alkalmazásokat. Minden munkatársát az új rendszerben is ki kell képezni, mihelyt a helyén van.
4. Időigényes - A papírmentesítés nem egy éjszakai folyamat; sok tényezőre van szükség. Időbe telik, hogy megfontolja a papír világ elhagyásának minden következményét, és mindössze annyit kell tennie, hogy végrehajtsa a műveletek minden olyan változását, amelyek papírmentesek.
A papíralapú döntés olyan vállalkozásról szól, amely változik a vállalkozásoktól az üzleti életig, és ez minden bizonnyal nem olyan egyetemes döntés, amely minden vállalat számára megfelelő. A papírmentes döntés meghozatalának legfontosabb része a kutatások elvégzése, így dönthet arról, hogy az előnyök meghaladják-e a kihívásokat.
Ezután hozzon létre egy olyan szisztematikus folyamatot, amely nem csak a papíralapú előnyöket kínálja Önnek, hanem egyben hozzájárul a termelékenység növeléséhez is.