W-4, I-9, Munkaalkalmazás, Állami regisztráció, és így tovább
Az első feladata a papírmunkák és az új alkalmazottakra vonatkozó szabályok közvetlenül a bérlet után érkeznek. Mielőtt a munkavállaló elkezdi a munkát és megkapja az első fizetést , vannak olyan formák, amire a munkavállalónak szüksége van. Ezeknek a formanyomtatványoknak a szövetségi és az állami törvények szerint minden alkalmazottnak ki kell töltenie.
a legtöbb esetben nem kell visszaadnia az űrlapokat valakinek, de meg kell őriznie. Ha ezek az űrlapok elkészültek, meg kell őrizni őket egy adott helyen, amely elérhető az alkalmazottak és mások számára, akiknek meg kell jeleníteniük őket. Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma (a Wage and Hour Division alatt) különös követelményeket támaszt a bérszámfejtés és a személyzeti nyilvántartások tekintetében , amelyeket minden alkalmazottnál meg kell tartani.
A szövetségi, állami és helyi ügynökségek különböző okokból is ellenőrizhetik munkavállalói nyilvántartásaikat, így fontos a nyilvántartás vezetése.
01 - A W-4 formanyomtatvány a szövetségi jövedelemadó visszatartására
Minden új bérlőnek ki kell töltenie a W-4 formát, mielőtt megkapja az első fizetést. Ez a formanyomtatvány a családi állapotról, az eltartottak számáról és a kijelölt további forrásadatokról tartalmaz információkat. A szövetségi jövedelemadó visszatartására szolgál. Nem kell minden W-4 formanyomtatványt megőrizni, csak a legutóbbi.
A munkáltatók nem adhatnak tanácsot a munkatársaknak arra, hogyan töltse ki ezt az űrlapot, de irányíthatja azokat egy IRS-cikkhez, amely segít az űrlap kitöltésében.
Ügyeljen arra, hogy a W-4 űrlap legfrissebb verzióját használja. A 2017-es adócsökkentésekről és munkahelyekről szóló törvény jelentős változásokat hozott a visszatartási táblázatokban, és a munkavállalók megváltoztathatják a forrásadót, hogy elkerüljék a túl sok adót a fizetésükből. A 2018 W-4 formanyomtatványt kell használnia az új bérlők és az alkalmazottak számára, akik módosítani szeretnék űrlapjukat.
A munkatársak a W-4 formanyomtatványt olyan gyakran változtathatják, amennyire csak szeretnék. Például egy alkalmazott bónuszt kaphat, és meg kívánja változtatni a visszatartást. A munkáltató felelőssége, hogy nyomon kövesse a legfrissebb változásokat, és biztosítsa, hogy a munkavállalói kifizetések tükrözzék a munkavállalónak a visszatartás szándékát.
02 - Az I-9. Formanyomtatvány és az E-Verify rendszer a foglalkoztatási jogosultságra
Munkáltatóként dokumentálnia kell az új alkalmazottaknak az Egyesült Államokban való munkavállalásra való alkalmasságát. A dokumentum, amelyet használni kell, az F orm I-9 , Foglalkoztathatósági igazolás, amelyet minden egyes új bérléssel ki kell töltenie. Az új alkalmazottaknak dokumentálniuk kell (a) személyazonosságukat és (b) a munka jogosultságát.
Az I-9 folyamat két lépés. Először is, a munkavállaló kitölti az űrlapot, és kijelenti, hogy milyen személyazonossági és munkajogi jogosultsági dokumentumokat fog használni. Ezután a munkáltatónak meg kell vizsgálnia ezeket a dokumentumokat, és biztosítania kell, hogy megfelelőek és megfelelőek legyenek.
Ezt a formanyomtatványt meg kell őriznie a munkavállaló nyilvántartásában, de nem kell senkihez továbbítania. Ha egy bevándorlási tisztviselő eljött a cégéhez, vagy meg akarja vizsgálni az alkalmazotti dokumentumokat, az űrlap az Ön bizonyítéka, hogy igazolta a munkavállaló munkakényszerességét.
A nagyobb munkáltatók (sok alkalmazottal) feliratkozhatnak az E-Verify rendszerre, és felhasználják, hogy ellenőrizzék az új alkalmazottaknak az USA-ban való munkavállalásra való alkalmasságát. A rendszer az I-9 . Formanyomtatványon szereplő adatokat használja a szövetségi adatbázisokhoz való összehasonlításhoz.
03 - Állásajánlati űrlap
Minden új alkalmazottnak ki kell töltenie egy munkaközvetítői űrlapot, még akkor is, ha ez a személy már benyújtotta a munka folytatását. A pályázati űrlap tartalmazza az új, ellenőrizhető alkalmazottakról szóló információkat, például a korábbi munkaadókat és az oktatást. Ezenkívül számos olyan nyilatkozatot is tartalmaz, amelyeknek a jelentkezőnek alá kell írnia.
A pályázati űrlapon szereplő egyik nyilatkozat igazolja, hogy az alkalmazással kapcsolatos információk igazak és helyesek, míg más állítások lehetővé teszik a munkáltató számára referenciakísérleteket és háttérellenőrzéseket.
A jelentkezési lap minden munkavállaló számára megvédi Önt munkáltatóként a csalárd követelésekkel foglalkozó kérelmezőtől, és lehetővé teszi számukra, hogy lépéseket tegyen, ha a jelentkezési lap nem pontos.
04 - Állami visszatartás és regisztráció
A munkáltatóknak új alkalmazottakat kell regisztrálni az állam új bérleti értesítő rendszerével; ez a nyilvántartás lehetővé teszi az állam számára, hogy gyermektámogatásokat fizessen ezekről a munkavállalókról. Ebben a cikkben szerepel az állami értesítési rendszerek listája.
Minden jövedelemadót gyűjtő államnak meg kell felelnie a munkáltatóknak az ilyen adók bejelentésére és kifizetésére. Lépjen kapcsolatba állami bevételi (vagy azzal egyenértékű) államigazgatási szervével az állami munkaadói nyilvántartásba vételről. Ez az állami hivatal is tájékoztatást nyújt a visszatartott formákról és követelményekről a beszámoló és a visszatartott összegek kifizetése tekintetében.
Azoknál az államoknál, amelyek jövedelemadóval rendelkeznek, ezeket az adókat levonni kell az alkalmazotti fizetésekből, és a visszatartott adókat el kell küldeni a megfelelő állami szervnek.
05 - Új alkalmazottak felvételének ellenőrzőlistája
Itt van egy 12 lépéses ellenőrző lista az új bérleti folyamatokról, így nem szabad elfelejtenünk semmit. Ez magában foglalja az adóvisszatérítéshez és kifizetésekhez az IRS-hez regisztráló munkáltatói azonosító számot (szövetségi munkáltatói azonosító számot), és regisztrálhat az állam adójával (ha állami jövedelemadó szükséges). Más bejegyzések és követelmények is szerepelnek.
06 - Egy újabb dolog - az alkalmazottak kézikönyve
Ha vállalkozása több alkalmazottal rendelkezik, rendelkeznie kell egy munkavállalói kézikönyvvel vagy irányelvekkel és eljárásokkal kapcsolatos kézikönyvvel. A kézikönyv tartalmazza a munkafolyamatok leírását és előnyeit a politikák és eljárások mellett.) Minden új alkalmazottnak meg kell kapnia a kézikönyv másolatát, és alá kell írnia, hogy elolvasta és megértette.
A munkavállalók kézikönyve jogilag kötelező érvényű dokumentum lesz Önnek és munkatársainak. Ha a munkavállalók elolvassák a munkavállalói kézikönyvet, elősegíthetik az elégedetlen munkavállalók, az elégtelen várakozások és esetleges perek megakadályozását.