A szövetségi törvény megköveteli, hogy a Paycheck nyilvántartásait és egyéb dokumentációit megőrizze
Milyen fizetési nyilvántartások szükségesek a munkaadók számára?
Általában a törvény által előírt nyilvántartásokat általában az üzletmenet során tartja meg, így a megfelelés nem igényel sok lépést vagy munkát.
Ellenőrizze a már meglévő feljegyzéseket, hogy megbizonyosodjon róla, hogy megfelel az IRS és az FLSA követelményeinek.
A nyilvántartások bármilyen formában, elektronikus úton is fenntarthatók. A mentesített munkavállalók és a minimálbér-követelmények által lefedett személyeknek a következőket kell biztosítani:
- Személyes adatok, beleértve a munkavállaló nevét, lakcímét, foglalkozását, nemét és születési dátumát, ha 19 évesnél fiatalabb
- Az óra és a nap, amikor munkanapja kezdődik
- Minden munkanapon és munkanapon teljesített munkaórák száma
- Összes napi vagy heti egyszeri bevétel
- Rendszeres óránkénti fizetés minden héten, amikor a túlórát dolgozik
- Túlóra fizetés a munkanapon
- Az egyes fizetési időszakokra fizetett összes bére
- A fizetési és fizetési határidő.
A mentesített munkavállalókat legalább a minimálbért kell fizetni, és túlórát kell fizetni a heti 40 munkanapon keresztül. A munkavállaló akkor mentesülhet, ha hetente legalább 455 dollárt fizet fizetés alapján, és bizonyos munkaköri feladatokat lát el, jellemzően adminisztratív, végrehajtó vagy irányító.
Az egyszeri fizetés az, ami az első 40 órában egy munkanap alatt megy végbe.
A mentesített munkavállalókra vonatkozó nyilvántartások különböznek a mentesített munkavállalók esetében, és a háztartási alkalmazottakra, a nem szokványos fizetési módok szerint dolgozó alkalmazottakra, a szálláshellyel vagy más létesítményekkel ellátott alkalmazottakra és a helyreállító oktatásban részesülő alkalmazottakra külön információra van szükség.
Ha bármelyik munkatársa beleesik ebbe a kategóriába, forduljon ügyvédhez.
Formák, amelyeket meg kell tartani
A fizetési nyilvántartásokon kívül néhány további dokumentumot is meg kell őriznie minden alkalmazottnál.
- A W-4 formanyomtatvány aláírt példánya szövetségi visszatartásról. Ez az űrlap sokszor megváltoztatható, ezért ügyeljen arra, hogy a legfrissebb formát tartsa fent.
- Olyan formanyomtatvány másolata, amelyen a munkavállaló engedélyezte a fizetés levonását, beleértve az előnyöket és különleges adományokat, például az Egyesült Utazást vagy más jótékonysági szervezeteket
- A munkavállaló eredeti pályázati űrlapjának és minden alátámasztó dokumentumnak másolatát, mint egy folytatást vagy átiratot.
- Nyilvántartás a fizetési szintek változásairól, beleértve a promóciókat vagy lefokozódásokat, valamint ezeknek az intézkedéseknek az okait.
Mi a legjobb módja a Paycheck-nyilvántartás megtartásához?
A Paycheck nyilvántartásait, beleértve az összes ledolgozott órát, a fizetési státusz és a fizetési díjak változását, külön fájlban kell tárolni.
Emellett nyilvántartást kell vezetnie az alkalmazottak fizetése és juttatásai, beleértve az alkalmazottak beleegyezését is. A FICA adók és díszítések kivételével Önnek írásos beleegyezéssel kell rendelkeznie a munkavállaló fizetésére vonatkozó levonásról.
Susan Heathfield, az emberi erőforrás szakértője részletesebb információkkal rendelkezik arról, hogy mit kell tartani az alkalmazottak személyi állományában.
Ki engedélyezett a munkavállalói nyilvántartások megismerése?
A legtöbb vállalkozás a munkavállalói nyilvántartásokat korlátozott területen tartja, és csak azoknak az egyéneknek férhet hozzá, akik állásukat vagy pozíciójukat figyelembe véve szükségesek a nyilvántartások megtekintéséhez. Az alkalmazottak nyilvántartását soha nem szabad eltávolítani a rekordszobából. Ha több mint egynél több alkalmazottja van, érdemes lenne létrehozni egy személyi adatállomány hozzáférési szabályait, hogy az emberi erőforrás alkalmazottai tudják, hogyan reagáljanak a kérésekre.
- A munkavállalók számára lehetővé kell tenni, hogy megtekinthessék saját nyilvántartásukat. Lehet, hogy valaki marad a szobában egy alkalmazottal, miközben saját rekordot néz.
- Jelölje meg, hogy mely alkalmazottak láthatják a munkavállalók nyilvántartását. A hozzáférés általában az emberi erőforrások osztályán dolgozó alkalmazottakra és a vezetőkre és a vezetőkre egy bizonyos szint fölött van.
- Különböző szövetségi és állami könyvvizsgálók számára engedélyezhető a munkavállalói nyilvántartásokhoz való hozzáférés az auditálás céljából. Kérelmet kérhet, mielőtt engedélyezné a könyvvizsgáló számára a munkavállalói nyilvántartásokhoz való hozzáférést.
- A peres ügyvédeket képviselő ügyvédek bizonyos konkrét esetekben hozzáférhetnek. A legmagasabb szintű tisztviselőnek vagy a cég ügyvédjének ellenőriznie kell az ügyvédi kérelmet, mielőtt a nyilvántartásokat megtekintené.