A jó irodavezetés jó az alsó sorban
1. Létrehozni irodai vezetési rutinokat, és ragaszkodni kell hozzájuk.
A rutinszerű feladatok rutinszerű eljárásokat igényelnek, ha szervezett maradni és a dolgokat zökkenőmentesen tartani.
Állítson be rutinokat az irodai és az irodai rendszerek kezelésére. Például, ha lehetséges, minden papírt, ami bejön az irodájába, egyszerre kell kezelni, cselekedni és beadni - nem szabad rögtön az asztalra rakni. Hasonlóképpen, a digitális kommunikációt, például az e-maileket prioritásként kell kezelni, és a lehető legrövidebb időn belül cselekedni kell.
Az irodai rendszerek, beleértve az asztali számítógépeket, laptopokat, fájlkiszolgálókat, többfunkciós nyomtatókat és mobil eszközöket, mind adminisztrációs, mind vészhelyzeti eljárásokra lesz szükségük. Amikor a rendszer összeomlik, vagy egy számítógéphez kapcsolódó berendezés meghibásodik, az irodájában mindenkinek tudnia kell, hogy ki hívja és mit ne tegyen (például próbálja megoldani a problémát). Ismerje meg a 3 lépést a kritikus üzleti adatainak védelme érdekében.
2. Állítson fel egyértelműen kijelölt feladatokat.
A jó irodavezetés attól függ, hogy az emberek tudják-e, hogy ki felelős a miért - az az ember, aki elszámoltathatóvá teszi a dolgokat.
Mi történne például, ha az Ön kisvállalkozásának vásárlását bárki végezte? Tudna-e nyomtatópapírt találni, amikor szüksége volt rá? Az összes berendezés és készlet megrendeléséért felelős személy megoldja a problémát, és zökkenőmentesen tartja a dolgokat. Az alkalmazottak e-mailben küldjék el a kijelölt személynek a beszerzések iránti kérelmeket, vagy írjanak kézzel írt listát egy olyan feltűnő helyen, ahol az emberek hozzáadhatják hozzá, amire szükségük van.
Ugyanez a (számítógépes) rendszerek adminisztrációja. Szüksége van egy személyre, aki felelős a számítógépes rendszerek biztonságáért és a számlák, jelszavak és szoftverek nyomon követéséért. Az irodai alkalmazások felhőalapú rendszereinek használata esetén a számviteli szoftverek és az adattárolás ideális megoldást jelentenek a kisvállalkozások számára, de még mindig megbízható személynek kell rendelkeznie adminisztratív feladatok elvégzésére, mint például a felhasználók hozzáadása / törlése, engedélyek hozzárendelése stb.
3. Nyilvántartás - és az üzleti nyilvántartások frissítése.
A rekordok megőrzése úgy hangzik, mint a jó irodai menedzsment legegyszerűbb része - addig, amíg meg nem tartja a nyilvántartások hozzáférhetőségének és frissítésének szükségességét. De az első olyan szabály, hogy jó irodavezető lehetsz, segít megragadni ezt; frissítheti az iratokat egy irodai rutinban. Ha például új ügyfelet vagy ügyfelet kap, például csak egy kis időbe telik belépni a névjegyadatbázisába. Ezután csak egy-két másodperc elteltével frissítheti a rekordot, miután telefonon beszélt vele.
(Ne feledje továbbá, hogy a legtöbb országban vannak adatvédelmi törvények, amelyek szabályozzák az ügyféladatok kezelését.)
4. Vigyél egy sétát az irodádon és ülj le.
Az iroda egy példa a térkezelésre vagy a helytelen gazdálkodásra?
Amikor átmegy az irodán, meg kell fordulnia az akadályok körül, vagy kockáztatnia kell, hogy valami felboruljon?
Amikor az asztalra ülsz, tényleg kényelmesen dolgozol? A dolgok logikusan rendeződnek úgy, hogy a dolgok, amelyeket leginkább az asztalnál használsz, a legközelebb állnak a kézhez?
Napjainkban sok mindent összeszorítottak az irodákba, a nyomtatótól a bejelentkezõ szekrényeken keresztül . A jó irodai menedzsment érdekében ügyelnie kell arra, hogy az irodai dolgok a leghatékonyabbak legyenek - és maximális biztonságot nyújtsanak. A kis vagy otthoni irodai tervezés alapjai olyan tippeket kínálnak, amelyek biztonságosan megfelelnek az irodai teljesítmény, a világítás és a szellőztetés igényeinek.
5. Határozza meg az unalmas munkát.
Túl könnyű eltávolítani azokat a dolgokat, amelyeket nem szeretsz, és a legtöbb üzletember nem élvez olyan feladatokat, mint a bejelentés , a hajózás és a fogadás vagy a könyvelés - még az iroda vezetői is.
Sajnos egy iroda, mint egy konyha, nem fog megfelelően működni anélkül, hogy a munkát elvégezné.
Ha egy kisvállalkozó tulajdonosa, aki abban a helyzetben van, hogy nem tudja hozzárendelni, amit valaki másnak unalmasnak vagy kellemetlen munkának tart, akkor kényszerítse magát arra, hogy rendszeresen érjen hozzá minden héten. Vegyünk például egy reggel vagy délután, és töltsük le a hideg hívásokat , visszatérve a nem elsőbbségi e-mailes lekérdezéseket, a közösségi médiamegjelenéseket , a számlázást vagy a rekordok frissítését.
6. Delegálja és kiszervezi.
Egy tökéletes világban mindenkinek csak azt kell tennie, amire idejével megtehetett és jól ment. Mivel a világ nem tökéletes, hanem sok ember csinál olyan dolgokat, hogy nincs idő vagy tehetség ahhoz, hogy jól teljesítsen.
A delegálás és a kiszervezés nem csak a kisvállalkozások irodaigazgatásának javítását szolgálja, hanem a tehetségedre is koncentrálhat, ezáltal javítva a lényegét. A részmunkaidős vagy a virtuális asszisztens képes kezelni számos irodai vagy adminisztratív feladatot. A delegálásról további információt a Határoz meg a delegáláshoz című témakörben talál.
7. Az üzleti tervezés prioritást élvezzen.
Sok kisvállalkozó a napot cselekvésre és reagálásra tölti -, majd csoda, hogy miért tűnnek el a kerekei. Az üzleti tervezés fontos eleme a jó irodai menedzsmentnek, és a rendszeres irodai vezetési rutin részévé kell válnia.
A sikeres kisvállalkozás-tulajdonosok minden héten időt szakítanak az üzleti tervezésre, és sokan használják a napi üzleti terveket, mint a célbeállítás és a növekedés eszközét.
Ez az üzleti tervezési útmutató nagyszerű alapot nyújt az üzleti tervezési erőfeszítések megkezdéséhez; üzleti tervezési keretet nyújt a kisvállalkozások számára, és mindent biztosít az erőforrásokról az üzleti célok megállapításának szabályai alapján.
Ha rendelkezik személyzettel, vonja be őket az üzleti tervezésbe , akár hivatalosan, akár informálisan.
Szereted a különbséget
Ne hagyja, hogy a káosz zavarja az üzletet. Miután elkezdte alkalmazni a jó irodai menedzsment hét alapelveit, akkor csodálkozni fog azon a különbségen, hogy a jó ügyintézés teszi - és mennyi üzletet csinálsz.
Lásd még:
Miért ideális a cloud computing a kisvállalkozások számára?
A nyilvántartó rendszer mesterezése