Az ellátási lánc tárgyalása egyszerű vagy összetett lehet.
A beszerzési szakembernek arra kell törekednie, hogy sikeres legyen a beszállítókkal folytatott tárgyalások során, hogy a legkedvezőbb árat megkapja a legkedvezőbb feltételekkel minden vásárolt termékhez.
Kisebb szállítói bázis és hosszú távú szerződések
A tárgyalási folyamat az ellátási lánc egyik legfontosabb ágazatává vált, mivel a vállalatok úgy tűnik, hogy csökkentik kiadásaikat, miközben növelik vásárlóerejüket. Ez azt jelenti, hogy a beszerzési szakembereknek folyamatosan magasabb árakat kell tárgyalniuk a beszállítókkal, miközben megőrzik vagy növelik a minőségüket és a szolgáltatásukat.
A múltban a vállalatok hosszú listát láttak a beszállítókról, akik különböző elemeket vásárolnak, amelyekből beszerzési forrásokra van szüksége, hogy korlátozott időt töltsenek a legalacsonyabb árak megtárgyalására. A legjobb megoldás a katalógusok listájának összehasonlítása volt, és ezen információk alapján válassza ki az értékesítőt. Az elmúlt évtizedben a tendencia a beszállítói bázis racionalizálása és az egyszeri beszerzésekre vonatkozó hosszú távú megállapodások megkötése volt. Ez lehetőséget kínál arra, hogy a vállalatok képesek legyenek jelentősen alacsonyabb árakat tárgyalni azokról az elemekről, amelyeket több különálló szállítótól vásároltak.
Az eladók partnerek
A tárgyalások során a hangsúly a legalacsonyabb forgalmi forgatókönyvből a kisebb gyártókkal folytatott tárgyalásokhoz képest a legalacsonyabb árat a legjobb szolgáltatást, minőséget és feltételeket elérte. A cégek célja az volt, hogy csökkentsék a teljes bevételt, nem pedig a legalacsonyabb árat tárgyalják a nagyszámú szállítóval, ami nem adta meg a legjobb eredményt.
A kisebb beszállítói bázissal kötött, hosszú távú szerződések több, a vevő és a szállító közötti partneri kapcsolatot eredményeztek. A kapcsolat kevésbé ellentétes lehet, amely előnyös a vevő és a szállító számára. A partner típusában vagy kapcsolatában a vevő ösztönzi az eladóat a minőség és a szolgáltatás növelésére, és az eladó tudja, hogy ezzel a partnerség folytatja a megújult szerződést garantált értékesítéssel.
Tárgyalás vagy RFQ
A nem kormányzati beszerzési osztályok továbbra is kínálnak ajánlattételre vonatkozó ajánlatot (prequalified vendorok) az általuk megvásárolni kívánt cikkekhez vagy szolgáltatásokhoz. A versenytárgyalási folyamat számos ajánlatot és feltételt eredményezhet, amelyet a beszerzési részleg értékelni fog, majd odaítéli az üzletet. Ez a tárgyalások valamilyen formáját is magában foglalhatja vagy nem.
A legtöbb tárgyalásos üzlet olyan elemeket vagy szolgáltatásokat foglal magában, amelyeket nem feltétlenül határoz meg az RFQ. A beszerzési részleg és az eladó több árat fog tárgyalni. A tárgyalás általában magában foglalja, hogy mit kell gyártani, vagy milyen mértékű a nyújtott szolgáltatás, garancia, szállítási szolgáltatások, technikai segítségnyújtás, csomagolási alternatíva, fizetési tervek stb.
A jelentős költségek beszerzése vagy szolgáltatása hosszabb tárgyalásokat igényel a végleges szerződés megkötése érdekében.
A beszerzési szakembereknek részt kell venniük az ilyen jellegű tárgyalásokban annak biztosítása érdekében, hogy cégeik a legkedvezőbb árat kapják a legkedvezőbb feltételekkel, és a munkatársaknak képzési módszerekre van szükségük, mivel egyre nehezebbé válik a nehéz gazdasági környezetben.
Tárgyalási célok
A beszerzési személyzetnek minden tárgyalást egyértelműen meghatározott célokkal kell megtennie. Célkitűzés nélkül jelentősen növelhető a beszerzési szakember számára az ár, a minőség vagy a szolgáltatás elnyerése. A tárgyalónak tárgyalásokat kell folytatnia az eladóval a pontos célokkal, amelyeket vállalni kíván.
A célnak nem szabad abszolútnak lennie, és lehetővé kell tennie bizonyos rugalmasságot.
A tárgyalónak ugyanakkor biztosítania kell, hogy ne térjen el a céloktól, és ne folytasson tárgyalásokat olyan területeken, amelyek nem képezték a vitát. Például egy tárgyaló az árral és a szolgáltatással kapcsolatos célkitűzéseivel foglalkozott az eladóval, de nem minőséget. Amikor az eladó megkezdi a minőség megvitatását, a tárgyalónak tartózkodnia kell minden olyan megállapodástól, ahol nincsenek kitűzött célok.
A tárgyalás fontos része a beszerzési szakember szerepének. Ez egy olyan készség, amelyet megtanulnak és a képzés segítheti a munkatársakat abban, hogy megértsék, mi szükséges a kereskedőkkel való tárgyalás során.