Az ellenőrzés ütemezése
A munkavállaló kompenzációs biztosítója valószínűleg a munkatársak kompenzációs politikájának lejárta után valószínűleg elindítja az ellenőrzési folyamatot.
A biztosítótól levelet küldhet, vagy egy telefonhívást küldhet a könyvvizsgálótól. A kijelölt könyvvizsgálónak az ellenőrzést az Ön számára megfelelő időben kell ütemeznie. A dátumnak elég hosszúnak kell lennie a jövőben, hogy elegendő idő áll rendelkezésére ahhoz, hogy összegyűjtse azokat az információkat, amelyeket a könyvvizsgálónak szüksége lesz. Kérje meg a könyvvizsgálót, hogy nyújtson összefoglalást az adatokról, amelyet az audit elvégzéséhez szükséges.
Ne feledje, hogy az Ön kijelölt könyvvizsgálója lehet vagy nem a biztosító alkalmazottja. Néhány biztosító a saját alkalmazottakkal rendelkező személyi ellenőrzési osztályt tart fenn. Mások a könyvvizsgálói funkciót egy független könyvvizsgáló cégnek kiszervezik. A folyamatnak azonosnak kell lennie, hogy az ellenőrzést a biztosító vagy a vállalkozó alkalmazottja végzi-e.
Nyilvántartás lesz szüksége
A könyvvizsgálónak különféle pénzügyi információkra van szüksége az auditált politika által lefedett időszakra vonatkozóan. Itt adhatja meg a szükséges információkat:
- Számviteli nyilvántartás
- Adó formák, különösen a 941 és 944 formanyomtatványok, a Munkaadók szövetségi adóbevallás (negyedéves és éves)
- Pénzbeli folyósítások nyilvántartása
- Fizetések a független vállalkozók által nyújtott szolgáltatásokért. A könyvvizsgálónak ellenőriznie kell, hogy ezek a munkavállalók nem az alkalmazottai.
- Kifizetések az alvállalkozók által nyújtott szolgáltatásokért
- Biztosítási igazolás az összes bérbe vett alvállalkozó számára
- W-2 és 1099 formák
- Munka leírása minden munkavállaló számára. Győződjön meg arról, hogy pontosan leírja a munkavállaló feladatát.
- Üzleti tevékenységének leírása
- Bérszámfejtés a szabályzat időtartamára vonatkozóan. A könyvvizsgálónak ellenőriznie kell minden egyes munkavállaló számára biztosított fizetési forrást (fizetés, bónusz stb.).
- A tisztviselőkre, a partnerekre, az egyéni vállalkozókra stb. Vonatkozó bérjellegű korlátozások , amelyekre a szabályzat vonatkozik
- Tapasztalati értékelési munkalap
Miután összegyűjtötte a szükséges adatokat, meg kell szerveznie. Helyezze el az összes bérszámfejtését (például a W-2 formanyomtatványokat, a fizetős csonkokat és a túlórákat), hogy az információk könnyen elérhetők legyenek. Hasonlóképpen helyezze az alvállalkozókra vonatkozó valamennyi információt, beleértve a fizetési összegeket és a biztosítási igazolásokat, egy helyen. Az Ön erőfeszítései megtérülnek, az ellenőrzés könnyebbé és gyorsabbá válik.
Mit tartalmaz a bérszámfejtés?
A munkavállaló kárpótlási díját úgy számolják ki, hogy megszorozzák a bérszámfejtés időpontját, majd az eredményt 100- mal osztják el. Az NCCI és a legtöbb állami munkavállaló kompenzációs hatósága a bérszámfejtést díjazásként jelöli. Ezeket a kifejezéseket gyakran használják felcserélhetően. Mindkettő azt a pénzbeli értéket jelenti, amelyet az alkalmazottai a szervezetnek nyújtanak.
A javadalmazásban szereplő költségek némileg eltérnek az államtól. Ezek azonban általában a következők:
- Bruttó fizetések és bérek, beleértve a visszamenőleges béreket és béreket
- Jutalék. Ez magában foglalja a munkavállalók által kapott összes jutalékot és a jutalékokért járó díjakat.
- Bónuszok, beleértve az állomány bónusz terveket
- Üdülés, szabadság és táppénz
- Túlóra fizetés. Az összes, de néhány államban a javadalmazás magában foglalja a túlórákat az egyenes időtartamra számítva. Tegyük fel például, hogy a munkavállaló normál óránkénti díja óránként 20 dollár. Ha a munkavállalót 600 dollárért fizették 20 órás túlórákért, akkor a túlóradíjból csak 400 dollárt tartalmaz.
- Az Ön által fizetett olyan kifizetések, amelyeket egyébként a társadalombiztosításról, a Medicare-ról vagy a nyugdíjprogramról szóló törvény
- Fizetés a munkavállalóknak a munkaidőtől eltérő alapon. Példák a munkadarabokra, a profitmegosztásra vagy az ösztönző tervekre.
- Fizetések vagy juttatások a kéziszerszámok vagy kéziszerszámok számára, amelyeket a munkavállalók a munkájuk elvégzéséhez használnak
- Egy alkalmazottnak adott lakás vagy ház bérleti értéke. Továbbá az egyéb szálláshelyek és étkezések értéke, amelyet a munkavállaló a fizetés részeként kapott
- A munkavállalók nyugdíjazási, kávéházi vagy megtakarítási terveiből levont bruttó fizetésből levont kifizetések
- Bérszámfejtés a nem biztosított alvállalkozók alkalmazottainak (lásd az alábbi megjegyzéseket)
Mi jár a bérlistából?
Számos olyan költségről van szó, amelyet általában kizárnak, amikor a bérszámfejtést a munkavállalók kártérítési biztosításának minősítése céljából számítják ki. Bár ezek államonként eltérőek, gyakran a következőkre terjednek ki:
- Tippek és egyéb kifizetések a munkavállalók által
- Végkielégítés (kivéve az eltöltött időt)
- A munkáltatótól megvásárolt árukra vonatkozó engedmények
- Visszafizetett üzleti költségek
- Fizess az aktív katonai kötelességért
- Egységes juttatások
EUROVOC
Az egyik könyvvizsgáló elsődleges feladata annak biztosítása, hogy a biztosított üzleti tevékenységet megfelelően osztályozzák. A munkavállalók kártalanítási osztályozási rendszereit úgy kell megtervezni, hogy a vállalkozásokat , nem pedig az egyéni munkavállalókat kategorizálják. A könyvvizsgáló megvizsgálja vállalatának tevékenységét annak megállapítására, hogy helyes-e a szabályzatában felsorolt alapvető osztályozás.
Az alapvető besorolás az az osztályozás, amely legjobban leírja az általános üzleti tevékenységet. Ez gyakran ugyanaz, mint az irányadó besorolás (a besorolást a legtöbb bérszámfejtéssel rendelik). Tegyük fel például, hogy gépüzletet üzemeltet. Néhány munkatársa az esztergagépen dolgozik, míg mások fúrógépeket vagy bélyegzőgépeket használnak. Az alkalmazottak által végzett konkrét tevékenységek a munkavállalótól a munkavállalóig terjedhetnek. Mindazonáltal mindegyik megfelel az Ön alapvető osztályozásának, a Machine Shopnak.
Egyes alkalmazottak végezhetnek olyan feladatokat, amelyek külön osztályzatokat igényelnek. Például a boltja olyan irodai dolgozót foglalkoztat, aki egy zárt irodában végzi el munkáját más munkásoktól. Ez a munkavállaló valószínűleg a Clark Office Office alkalmazottainak minősítése lenne ahelyett, hogy a Machine Shop lenne.
A munkavállalók kompenzációs osztályozási rendszerei rendkívül összetettek. A könyvvizsgáló átgondolhatja üzleti tevékenységét oly módon, hogy nem érti, vagy nincs értelme az Ön számára. Ebben az esetben kérje a könyvvizsgálótól magyarázatot. Ha még mindig zavart a változtatások miatt, kérjen segítséget az ügynökétől vagy a brókertől.
Találkozó a könyvvizsgálóval
Az ellenőrzés elvégzéséhez a könyvvizsgálónak meg kell felelnie önnek vagy a cégének megbízható képviselőjének. Ha ezt a feladatot átruházza valakire, győződjön meg róla, hogy ő:
- jól ismeri az üzletet
- megérti a vállalat tevékenységeinek minden fázisát
- tudja, hogy milyen feladatokat végez minden alkalmazott
- megérti a vállalat munkatársainak kártérítési politikáját , beleértve az általa tartalmazott besorolást is
- megérti a cég pénzügyi nyilvántartásait, beleértve a bérszámfejtési adatokat is, hogy válaszolhasson a könyvvizsgáló kérdéseire
Ha találkozol a könyvvizsgálóval, akkor vagy a megbízottjának együtt kell működnie, és válaszolnia kell a könyvvizsgáló kérdéseire, amennyit csak tud. Ne nyújtson fel nem kért információkat.
Mint sok vállalkozás, a cég felvehet egy offsite könyvelő céget a számviteli és bérszámfejtési funkciók kezelésére. Ha a könyvelő az Ön nevében végzett ellenőrzéssel találkozik? A válasz nem. A könyvelő megadhatja a könyvvizsgálónak a könyvvizsgálat elvégzéséhez szükséges pénzügyi kimutatásokat. Mindazonáltal a könyvvizsgálónak meg kell látogatnia a helyiségeket fizikai audit elvégzésére.
Alvállalkozók
Számos állam rendelkezik olyan jogszabályokkal, amelyek felelősséget rónak azokra a vállalkozókra, akik nem biztosítottak alvállalkozókat bérelnek. Ezek a törvények akkor vonatkoznak Önre, ha vállalkozása vállalkozóként működik, és alvállalkozásba adja a munkát másoknak.
Tegyük fel például, hogy az Ön cége, az ABC Construction, bérel egy alvállalkozót, a P & J Plumbing-ot, hogy csővezetékeket dolgozzon fel egy felújítandó épületben. A P & J alkalmazottja megsérült a munkában, és megpróbálja benyújtani a munkavállalók kártérítési igényét. A P & J azonban nem vásárolt munkavállalói kártérítést. A legtöbb államban a sérült munkavállaló a munkavállaló kompenzációs politikája szerint kereshet.
A biztosítók törvényileg kötelesek biztosítani a nem biztosított alvállalkozók alkalmazottainak előnyeit. Így a könyvvizsgáló át fogja vizsgálni adózási dokumentumait, és 1099 formanyomtatványt keres az alvállalkozók számára. Ellenőrizni fogja, hogy megkapta-e biztosítási tanúsítványát minden bérelt alvállalkozóból. Ha az Ön által bérelt alvállalkozó nem mutatott bizonyítékot a munkavállalók kártérítési biztosítására, a könyvvizsgáló külön díjat számol fel az adott vállalkozó biztosítási fedezetére.
A nem biztosított alvállalkozó esetében alkalmazott díj mértéke attól függ, milyen típusú munkát végzett az alvállalkozó. Például, ha az alvállalkozó elvégezte a tetőfedő munkát, akkor az alkalmazandó tetőfedés osztályozásának sebességét alkalmazzák. Az árfolyam az alvállalkozói munkák költségének egészére vagy egy részére vonatkozik. Ha az alvállalkozónak kifizetett pénz csak munkaerőre szól, akkor a teljes költség (100-mal osztva) kerül felhasználásra a prémium alapjaként.
Vállalkozó Versus Alvállalkozó
Ha vállalkozása nem vállalkozó, akkor Ön felelős az Ön által bérbe adott független vállalkozók által elszenvedett sérülésekért? A válasz általában nem. A vállalkozó olyan üzletet működtet, amely öntől független. Így a vállalkozó felelős azért, hogy a munkavállalóknak kártérítési juttatást nyújtson saját sérült munkavállalóiknak.
Tegyük fel például, hogy van egy kiskereskedelmi boltja. Felajánl egy Fabulous Flooringet, egy padlóburkoló vállalkozót, hogy kiszedje a régi linóleum padlóját a boltban, és cserélje ki egy újdonsággal. Vázolja a kívánt eredményt (egy új emeleten), és Fabulous elvégzi a munkát. Egy mesés felügyelő felügyeli a padlómunkásokat. A felügyelő meghatározza a munkaterveket és meghatározza, hogy a munkavállalók miként végzik munkájukat. Ha egy Fabulous munkatárs megsérült az új padlózat telepítésekor, a Fabulous (nem a céged) felelőssé válik a munkavállalónak.
Vannak olyan helyzetek, amikor a vállalatot felelősség terheli a független vállalkozók alkalmazottainak sérülései miatt. Ezért ragaszkodnia kell ahhoz, hogy minden önálló vállalkozó bérlet bizonyítékot szolgáltasson arról, hogy munkavállalói kártérítési biztosítást vásároltak.