Az alsó sor: Ha nem tudja bizonyítani, ne vonja le.
Nagyszerű, hogy képesek legyenek az adóköltségek levonására az összes üzleti költséget illetően, de még jobb, ha bizonyítani tudom ezeket a levonásokat egy IRS auditban. Ha rendelkezik egy illetékes adóelőkészítővel, akkor ez a személy kérni fogja az adólevonások összes dokumentációját.
Tehát, mielőtt az adóelőkészítővel együtt dolgozol a papírmunkával ( NEM cipő dobozban , kérem!)
Ebben a cikkben néhány egyszerű üzleti költséget vizsgálunk, mindig feltettük a kérdést: "Hogyan igazolhatom, hogy ez tényleges üzleti költség?" Mindig ezeket az ügyleteket tekintjük az IRS és az adóelőkészítő szempontjából.
A legfontosabb tény, hogy emlékezzetek arra , hogy képesnek kell lennie arra, hogy megmutassa ne csak azt, hogy a tranzakció megtörtént, hanem hogy üzleti célra volt .
Vagyon vagy fizetési költségek vásárlása
Vásárolsz egy többfunkciós nyomtatót a Best Buy üzlethez. Te írsz egy csekket az üzleti fiókodból, vagy üzleti hitelkártyádat használsz. Tehát ez elég ahhoz, hogy megmutassa, hogy ez üzleti költség, igaz? Ami azt illeti, nem. A visszavont csekk vagy a hitelkártyaszámla mentése csak egy része a bizonyításnak. A törölt ellenőrzés nem mutatja meg, hogy mit vásárolt. A hitelkártya használata jobb, mert az átvétel a vásárlást mutatja.
Szükség van a pénztárgép-átvételi elismervényre a visszavont csekkvel együtt, hogy megmutassa, mit vásárolt.
Személyes számláról történő kifizetés
Az üzleti bankszámláról vagy az üzleti hitelkártyáról fizetett költségek ugyanúgy működnek. Természetesen külön üzleti ellenőrző vagy megtakarítási számlát vagy üzleti hitelkártyát kell használnia.
Bár a személyes fiókjaid nem feltétlenül jelentenek problémát, nehezebb bizonyítani, hogy ezt a személyes ellenőrzést üzleti célokra használták.
Amikor először elindítja vállalkozását, előfordulhat, hogy néhány elemhez személyes fiókot kell használnia. Például, mostanában új LLC-t alakítottam ki, és személyes bejegyzést kellett használnom az államom regisztrálásáért. Ha üzleti célra személyes fiókot használ, győződjön meg arról, hogy rengeteg dokumentáció van. Ebben az esetben kinyomtattam egy nyugtát az államtitkárnak, amely megmutatta, hogy fizetett az LLC regisztrálásért. Ebben az esetben nagyon nehéz volt elhinni, hogy ez személyes használatra készült.
Költségnaplók használata
Egyes kiadásokat nehezebb bizonyítani, mint mások. Ennek két nagy példája az utazási költségek, beleértve a futásteljesítményt és a felsorolt ingatlanokat. Mindkét esetben a legmegfelelőbb módja annak, hogy kielégítsük az IRS-nek a költségek igazolására vonatkozó igényét, naplózást kell tartania.
Az IRS inkább "az időben" bizonyítja . Vagyis egy jegyzet, amelyet egy költségkiadáson vagy átvételi elismervényen vagy kilométer-számlán a pénzt elköltöttek, jobb, mint az év végén feljegyzett lista.
A futásteljesítmény- nyilvántartás megtartása, tudom, hogy a futásteljesítmény naplója óriási fájdalom. Ez azt jelenti, hogy minden alkalommal, amikor bejutsz az autóba (nem számít, hogy a vállalkozás fizetett-e az autóért, egyébként), rögzítenie kell:
- Dátum
- A futásteljesítmény
- Hova mentél
- A cél - üzleti vagy személyes - a lehető legpontosabban.
Ha könnyebbé szeretné tenni az év január 1-jén, jegyezze fel az autó kilométerét, majd jegyezze fel a futásteljesítményt csak üzleti célokra.
Ahhoz, hogy levonja a futásteljesítményre fordított kiadásokat, vagy a hagyományos futásteljesítmény vagy a tényleges kiadások használatával, meg kell bizonyítania, hogy az autót legalább 50% -ban használja a vállalkozás számára.
Tipp: Ha csatlakoztatva van az okostelefonhoz, próbálkozzon egy futó alkalmazással vagy költséggel. Ez megtakarít egy csomó papírt és megtartja a költségnaplóját online.
Végül, ne felejtsük el, hogy az ingázó gerenda l (oda-vissza dolgozni) nem tekinthető levonható utazási költségnek. Miközben nyomon követheti az ingázási költségeket, ne foglalja bele azokat az üzleti utazási naplóba.
Üzleti utazási bizonylatok használata
A futásteljesítmény-nyilvántartási számon túlmenően, ha üzleti úton utazik, nyomon kell követnie a bevételeket a költségekért.
Ezeket a költségeket - például a futásteljesítményt - szorosan az IRS könyvvizsgálója veszi át, mert könnyű bevonni az utazási költségeket az üzleti utazásokkal.
Az üzleti utazási költségek (például szállodák, járatok, autóbérlés, étkezés és szórakoztatás) bizonyításának legmegfelelőbb módja az üzleti célú kiegészítő megjegyzésekkel történő hitelkártya-kihelyezés (természetesen a névjegykártya használata). Tegye meg a jegyzetet a költséggel járó időben. Használhat napi tervezőt, találkozókönyvet vagy naptárt is, hogy megjegyezze az üzleti utazások eseményeit, majd kösse be őket bevételeihez.
Listázott ingatlan megvásárlása
Vessünk egy közelebbi pillantást a megvásárolt többfunkciós nyomtatóra. A nyomtató személyi nyomtatásra is használható, és az IRS ezeket a tulajdonságokat kategorizált tulajdonságként osztályozza. Ezek szerepelnek a listán, mert személyes vagy üzleti célokra használhatók. Az IRS magasabb fokú bizonyítékot igényel az üzleti felhasználásra.
Speciálisan meg kell adnia a listázott tulajdonságok használatának módját. A legjobb megoldás az, ha naplót vezetünk a tárgyakkal (például az alábbiakban ismertetett költségnaplót). Minden alkalommal, amikor a nyomtatót vagy egyéb felsorolt tulajdonságokat használja, vegye figyelembe a dátumot, a felhasználást (például a példányszámot), az adott feladatot (üzleti célú brosúra nyomtatásának másolatait), valamint hogy a használat üzleti vagy személyes jellegű-e. a nyomtatóhoz hasonlóan, például a patronok.
Az év végén képesnek kell lennie arra, hogy megmutassa a vállalkozás százalékos felhasználását, majd ezt a százalékot a költségekhez rendelje hozzá. Ha például úgy találja, hogy a vállalkozás 60% -át használták a vállalkozás számára, akkor a költségek 60% -át üzleti levonásként veheti igénybe.
Emlékeztetőül, ha az ingatlanod az Ön üzleti helyén van (NEM az otthoni irodája ), akkor nem kell naplót vezetnie. Az üzleti helyszínen történő minden felhasználást üzleti célra feltételezik.
Számlakivonat használata
Tegyük fel, hogy elvesztette a hitelkártya-jegyet, vagy nincs megszakított ellenőrzése a nyomtató vásárlásához. Bankszámlakivonat vagy hitelkártya-kimutatás felhasználható az üzleti vásárlások igazolásához, de további ellenőrzéseket is igényel egy naptári jegyzékből, naptárból vagy napi tervezőből.
Nincs ilyen dolog, mint túl sok bizonyíték
Ha kétségei merülnek fel azzal kapcsolatban, hogy bizonyos költségek üzleti célokra vannak-e, akkor a legjobb, ha többféleképpen bizonyíthatják a költségeket.
Az üzleti rekordok rendszere
Végezetül az ilyen üzleti költségekre vonatkozó nyilvántartásoknak az általános üzleti nyilvántartás rendszerének részét kell képezniük .