A (Név beszúrása)
Időről időre kapok egy e-mailt egy ügyvédtől, aki e-mailt küld az íróasztal nevében. Itt van néhány probléma az e-mail megközelítéssel kapcsolatban.
Először is, a legtöbb e-mail rendszer Inbox kijelző indexe nem fog megjelenni olyan hosszú ideig. A legtöbb ember csak egy részét látja "az asztalról", és talán néhány betű a személy keresztneve. Ennél is fontosabb, úgy tűnik, buta és egy kicsit pretenciális. Az íróasztal nem küld e-maileket. Ha egy ügyvéd e-mailt küld ki, akkor a nevében kell lennie.
Fancy Effects
Egyes ügyvédek szeretnek kreatívvá válni e-mailjeik megjelenésével. A múltkor láttam egy ügyvédi aláírási blokkot, és egy pillanatra azt gondoltam, látásproblémákkal küzdenek. Kiderül, hogy a homályos levelek szándékosak. Különleges hatások szórakoztatónak tűnhetnek, de bármi, ami megnehezíti a szavak olvasását, rossz ötlet. Különösen, ha nehéz olvasni az ügyvéd neve és e-mail címe.
Még rosszabb, mint a különleges hatások a levelek, amikor az ügyvédek zavarják az e-maileket grafika vagy képzelet grafika. Ezáltal az üzenet lassabban tölthető le, lassabban nyitható meg, és többet egy szóváltásból.
Az e-mail célja az információ közlése, nem pedig művészi készség. Ne komplikáld túl.
Nincs aláírási blokk
Nem annyira nehéz beállítani az automatikus aláírási blokkot a legtöbb e-mail rendszerben. Nem kell bonyolultnak lennie, és a vélemények változhatnak az aláírásblokkban szereplő információk mennyisége tekintetében. Néhány ügyvéd az e-mailek láthatja az e-mailben megjelenő mini-hirdetéseket, míg mások nagyon minimalista megközelítést alkalmaznak, csak a nevüket, e-mail címüket vagy telefonszámukat.
Leginkább valamilyen adatvédelmi nyilatkozatot vagy jogi nyilatkozatot tartalmaz a lábléc alján. Ezek mindegyike az e-mail aláírási blokk elfogadható használata. Nem elfogadható az olyan e-mailek küldése, amelyek nem azonosítják a feladót. Az e-mail címzettjének nem szabad kitalálnia, hogy ki küldte az e-mailt. Az ügyvédeknek világosan fel kell ismerniük magukat minden olyan kommunikációban, amelyet küldenek, és ha az ügyvéd okos, az e-mail magában foglalja az adatvédelmi nyilatkozatot is.
E-mailek írása, miközben dühösek
Az embereknek szóló levélküldő rendszer egyik előnye az volt, hogy egy beépített "lehűlési" periódus volt, amikor levél íródott, és amikor ténylegesen el fog jönni a címzetthez. Ha az ügyvéd maga írta be a levelet, még mindig valószínűleg néhány órára ül egy asztalon, mielőtt a postahivatalba lépne. Ha diktálták volna, mire a titkár befejezte a gépelést, az ügyvéd elkapta az első dolog miatt.
Ez a védelem nem létezik e-mailben. E-mailben az ügyvéd másodperceken belül eldobhatja a dühös küldetést, ami a dühöt okozta. Az idő 99,99% -a rossz ötlet. Senki sem gondolja legtisztább, ha haraggal hajtja. Menj, csinálj valami mást, és jöjj vissza a sértő kérdésre később, amikor a harag egy része eloszlik.
Ez különbséget tehet az ügyfelek, a barátok és a pénz megtartása vagy elvesztése között.
Nem időben válaszol
Egyes ügyvédek úgy érzik, hogy a régi "ötnapos szabály" az üzleti levelezésre való válaszadásra is vonatkozik az e-mailre. Nem. Nem számít, milyen kellemetlen lehet, a valóság az, hogy az emberek gyorsabban válaszolnak egy e-mailre, mint egy postán küldött levélre. Ha egy ügyfél vagy egy másik ügyvéd e-mailt küld, próbálja válaszolni 24 órán belül, ha ez lehetséges. Ha ez egy olyan bonyolult ügy, amelyre pillanatnyilag nem lehet megfelelő figyelmet fordítani, legalább nyugtázást kell küldenie, és tudnia kell a személynek, hogy mikor várható válasz. A legtöbb kliens örömmel fogadja a barátságos üzenetet, amely szerint az e-mail érkezett, és a közeljövőben válaszolnak rá. A csend miatt az ügyfelek arra gondolnak, hogy az ügyvéd még megkapta-e az e-mailt, hogy van-e válasz az úton, vagy hogy az ügyfél aggodalmait egyszerűen figyelmen kívül hagyják.
Helytelen címzett a Címzett mezőben
Az e-mail rendszerek automatikus teljes funkciójának egyik nagyszerű dolog az, hogy ügyvédek gyorsabban megtalálják ügyfeleik vagy kollégáik e-mail címét. Az auto-teljes funkció egyik kockázata az, hogy egy ügyvéd, aki nem vigyázott, elküldheti az e-mailt rossz személynek. Bizonyos esetekben ez nem lehet több, mint egy kisebb zavar, de bizonyos esetekben szakmai gondatlanságot okozhat. Ne véletlenül e-mailben küldje el a bizalmas ügyfélkommunikációt az ellenzéki ügyvédeknek vagy akár egy másik ügyfélnek.
A "Válasz mindenkinek" opció használatával.
Az ellenzéki tanács egy e-mailt küld Önnek javaslattal vagy állításával a kérdésben. Az e-mailt az ügyféllel érintett ügyvédjéhez továbbítja, hogy megbeszélhesse. Hamarosan a "válasz mindent" gomb szabadon használják, és senki nem veszi észre, hogy az ellenfél ügyvédje átmásolja a cég belső megbeszélésén. Megtörténik. Ha e-mailt szeretne továbbítani a beszélgetéshez, szüntesse meg a feladó információit a továbbítás előtt. És ha ezt a Válasz minden beállítást választja, akkor ellenőrizze az egyes e-mail címeket a címzettlistában, mielőtt elküldené őket.
8. Laza téma vonalak. Ne felejtsük el, hogy bármi, amit egy e-mailben egy másik ügyvédhez küldtek, bárki másnak továbbíthatja. Gondolj kétszer, mielőtt olyan tárgyi sorokat használsz, mint az "én idiótikus kliensem" vagy a "hülye bíró rendelése". Soha nem lehet tudni, hogy hol lehet e-mail egy másolata. Továbbá ne hagyja üresen a témaköröket, mert ez egy másik ügyvédhez vezethet, hogy ne vegye észre, hogy van e-mailje az ügyeiről. A "Parkerson-ügy" vagy a "Smith által javasolt megállapodás" egyszerű témája a legjobban működik az e-mail tartalmának szempontjából.
És bár az "idióta kliens" lehet az e-mail tartalmának legpontosabb leírása, ez egy rossz választás a tárgysorhoz.
9. Nézze meg a hangját - és ne tévessze meg valaki mását. Amikor az emberek szemtől szemben beszélnek egymással, az arcvonások és a hanghangok általában az egyén szándékát tisztázzák. Telefonhívásoknál általában egy személy hangja elég ahhoz, hogy meg tudja mondani, hogy valaki szarkasztikus, vicces vagy komoly. De az e-mailben veszélyesnek tűnik teljesen egyszerűen félreértelmezni egy személy szándékát. Számos barátságot megsértett egy személy, aki félreértelmezte egy másik szándékát az e-mailben tett nyilatkozatokban. És olyan ügyvédekkel, akik már így is vitatkoztak egymással, könnyen meg lehet győzni egy ügyvéd számára, hogy a másik személy ellenséges vagy durva.
Amint azt az "e-mailek írása közben dühösnek" tárgyalta, néhány perc múlva hűtsön le, mielőtt elküldi a válaszát a bántó e-mail címére.
Egy óra elteltével észreveheted, hogy teljesen tévesen értelmezte ezt az első helyen. Ne legyenek hajvágó válaszok az e-mailekben tett nyilatkozatokra, és ne tegye ki a választ, amíg meg nem győződünk arról, hogy lehetséges-e a feladó más szándékkal, mint eredetileg. Ha úgy tűnik, hogy egy kijelentés többféleképpen is értelmezhető, és az egyik ilyen módszer nem sértő, akkor próbálja meg a feladónak a kétség előnyeit, mielőtt levágja a fejét halálos e-mailben.
Vannak más ügyvédi e-mail hibák is, amelyek a Top 10 listát kellett volna tenniük? Mondja el nekünk a fórumban.