A CCRRA rendszer - Capture, Check, Review, Record, Act
Itt van öt egyszerű lépés egyszerű pénzügyi nyilvántartási rendszer létrehozásában: Capture, Check, Record, Review, Act.
Először is, VIGYÁZZA az információt.
Ha nincs ott, akkor nem létezik. Ahogy elkezdi a vállalkozást, hozzászokjon hozzá mindent, így automatikusan válik automatává. A "legrosszabb" és legfontosabb része a "Capture"; ez az információgyűjtés szokása. Tartson nyomon minden vállalkozásra fordított összeget, és minden olyan összeget, amelyet bevételként értékel. Ne aggódj ezen a ponton, hogy bármit megtesz az információval. Csak győződjön meg róla, hogy mindent, amit befogad, tartalmaz (a) az elem leírását, (b) az összeget, és (c) a dátumot.
Másodszor, ellenőrizze , hogy az információ teljes és helyes-e.
Minden második héten egy órát töltenek át mindent, és ellenőrzik. Ellenőrizze, hogy az összes információ készen áll-e a felvételre.
Győződjön meg róla, hogy beírta a dátumot és az összeget, és elég részletesen arról, hogy milyen költséggel jár, hogy pontosan rögzíthesse. Például, a "papír, $ 3.55, 7/12" jegyzet nem elég információ. Mi volt a papír? Ez volt az újság, amelyet az irodában vásárolt? Vagy megvásároltál egy papírt a számítógéphez?
Állítson be egy konkrét időpontot egy találkozóra önmagával az alternatív hetek végén (minden más pénteknél), hogy ellenőrizze mindent. Ne várjon túl sokáig; annál hosszabb ideig várakozik, annál nehezebb lesz az adatok megjegyzése és gyűjtése.
Harmadszor, TÁROLJA meg a mentéshez szükséges információkat.
A rögzítés azt jelenti, hogy pénzügyi adatait felhasználható formába helyezi. Miután mindent ellenőriztünk, forduljunk át a könyvelőjéhez a felvételhez, vagy rögzítsük magunkat. Havi rendszerességgel. Adja be az információkat egy táblázatkezelő vagy számviteli szoftverbe. Azt is megállapíthatja, hogy az online szoftver működik az Ön számára, így Ön és a könyvelő is láthatja az információkat, és megvitathatják. Csak győződjön meg róla, hogy mindent havonta rögzít, így átnézheti.
Negyedszer, az adatok összevonása és áttekintése.
Miután a pénzügyi információkat havonta rögzítették, nyomtasson ki négy jelentést:
- mérleg
- eredménykimutatás (p & l)
- beszámolók az öregedési jelentésekről , és
- beszámolók.
Minden egyes jelentéshez hasonlítsa össze az előző hónaphoz hasonló jelentési adatokat. Külön figyelmet kell fordítani a jelentésekben található konkrét információkra.
Végül, az ACT, az Ön tudta alapján.
A legtöbb esetben az "ACT" azt jelenti, hogy semmit sem tesz, ha minden rendben lesz.
Más esetekben ez azt jelenti, hogy változtatni kell. Hozzon létre "trigger pontokat", ahol az információ arra kényszeríti Önt, hogy cselekedjen. Íme néhány javasolt trigger pont:
- Mérleg . Ha látja, hogy a kötelezettségek havonta három hónapra nőnek (ami valószínűleg azt jelenti, hogy az eszközök és / vagy a kiadások is növekszenek), csökkentse a kiadásokat.
- Eredménykimutatás . Ha úgy látja, hogy egy adott kiadás az értékesítés százalékában növekszik, kérdezze meg magától, miért növekszik. Ha a növekedés szükséges, érdemes csökkenteni a kiadásokat más kiadásokra, fenntartani a profit szintjét.
- Vevőkötelezettség . Légy biztos a lassú fizetők után. Minél hosszabb ideig hagyja az adósságot kifizetetlenül, annál kevésbé valószínű, hogy megkapja a pénzt. Hozzon létre egy gyűjteményrendszert, amint azt fent említettem, hogy megbizonyosodjék róla, hogy azonnal kifizetődnek, és hogy a lassú fizetők nem hagyják azt feltételezni, hogy nem akarják a pénzét.
- Fizetendő számlák . Fizetjetek amennyit csak tudsz, amilyen gyorsan csak lehet. Próbálja meg korán fizetni, hogy kedvezményeket kapjon. Ha nem tudja kifizetni az összes számláját, fizesse azokat, amelyek büntetést vonnak maguk után, vagy amelyek befolyásolják a hitelminősítését. Még akkor is, ha valaki más felelős a számlák kifizetéséért, maga az a személy, aki végső soron felelős azért, hogy biztosítsa üzleti adósságainak kifizetését.
Még akkor is, ha nem ismeri a pénzügyi rendszereket, képesnek kell lennie arra, hogy ezt mozgásba állítsa és folyamatosan működjön. A legnehezebb rész az információk összegyűjtése. Miután létrehozta a "kollekciós szokást", megtalálja a többieket is.
Ne felejtsd el, hogy a CCRRA - Találjon pénzügyi adatokat az Ön vállalkozásához, Ellenőrizze minden második héten, jegyezze fel és tekintse át az információkat havonta, majd tegyen szükség szerint pénzügyi helyzetét zökkenőmentesen. Ha követni ezt az egyszerű ötlépéses rendszert, akkor minimalizálni fogja a "szemetet" és a vele járó problémákat, és maximalizálni fogja a pénzügyi helyzetét.
A jól szervezett pénzügyi rendszer sok éven át fenntartja üzleti tevékenységét életképesnek.