Az eladó a licitálási feltételekben megfogalmazott követelmények megértésén alapuló ajánlatot fog készíteni, és a versengő ajánlatokat értékelni fogják, vagy a nyertes ajánlattevő kiválasztását vagy az értékesítők rövid listáját állítják elő, akik ezt követően bemutatják a cégnek .
A pályázati dokumentáció meghatározása
Az RFP dokumentum döntő fontosságú egy olyan szállító beszerzéséhez, aki teljesítheti az ügyfelek üzleti követelményeit. Ha a dokumentum hibás, vagy kétértelmű követelmények, hiányzó követelmények vagy az eladóra vonatkozó ésszerűtlen követelmények, akkor az RFP-folyamat hiányos ajánlatokat eredményez, vagy bizonyos esetekben egyáltalán nincs ajánlat. A szállítóknak nem kell minden ajánlatot benyújtaniuk az általuk megkapott RFP-nek, és akkor is, ha teljesíthetik az RFP követelményeit, lehet, hogy nem képesek a követelmények időben történő teljesítésére. A későbbiekben gyakran találják meg, amikor az ügyfél RFP-ket küld a kisebb gyártóknak, akik vezető szerepet tölthetnek be a területükön, de nem rendelkeznek az ügyfelek igényeinek kielégítésére szolgáló eszközökkel vagy kapacitással.
Minden RFP különböző lesz a meghatározott követelmények és az ügyfél sajátos igényei alapján. Még az ugyanazon vállalatnál is, az elsődleges követelményektől függően az RFP-dokumentum eltérõ lehet. Egyes RFP-k esetében a hangsúly az árra lehet állni, míg mások a szállítási időre vagy a szükséges elemekre vonatkozó minőségi követelményekre összpontosítanak.
Az RFP-dokumentum sajátos jellemzői
Az RFP dokumentum néhány jellemzője szükséges. Például minden egyes RFP-nek rendelkeznie kell egy meghatározott dátummal és időponttal, amelyen az ügyfél minden lehetséges beszállítót megkövetel, hogy ajánlatot tegyen. Ha az ajánlatokat ezen időpont után nyújtják be, azokat el kell dobni. Ha egy szállító nem tudja benyújtani az ajánlatot időben, akkor ez egy lehetséges problémát jelezhet a szervezetnél, és esetleg a szállítási problémákat.
Az ügyfeleknek azonban elegendő időt kell adniuk a szállítóknak, hogy benyújtsanak egy ajánlatot. Ha a követelmények különösen összetettek, a gyártóknak össze kell állítaniuk a válaszcsoportot, hogy lebontsák a követelményeket olyan területekre, amelyeket megértenek, majd összeállítanak egy ajánlatot. Ha az RFP-ben meghatározott idővonal túl rövid, akkor a válaszok riadnak, és a gyártók a projekt bonyolultságában kitalálhatják, nem pedig teljesen megértik. Ez pontatlan ajánlatokat és elvesztegetett RFP folyamatot eredményez.
Az RFP-dokumentumnak jeleznie kell a folyamatot, ha az értékesítőknek további kérdései vannak a RFP-ben meghatározott követelményeknek. A szállítóknak nem szabad megengedni, hogy hívják az ügyfelet, mivel ez egy szállító számára további információkkal szolgálhat, amelyek versenyelőnyt biztosítanak számukra.
A legjobb, ha egy konferenciahívást rendez, hogy az egyes szolgáltatók képviselői kérdéseket kérhetnek és meghallgathassanak az ügyfelekhez intézett kérdésekre. Ez biztosítja a tisztességességet az ajánlattételi folyamatban.
Az RFP-dokumentumnak egyértelműen meg kell határoznia a gyártók RFP-válaszának formátumát is. Ha ez nem egyértelműen meg van határozva, akkor különböző formátumú válaszok kerülnek elküldésre, és lehetetlen összehasonlítani az ajánlatok ajánlatait. A válaszformátumnak meg kell határoznia az egyes szakaszokban a szállítótól elvárt követelményeket, például a referenciákat, a potenciális csapat tagjai folytatását, a követelményeknek a szállítókkal való megértését és az árképzés formátumát. Ha minden gyártó megfelel a helyes válaszformátumnak, akkor megkönnyíti az ajánlatok összehasonlítását.