Milyen lehetőségek vannak a vezetési rendszer létrehozására a vállalkozásom számára?
A vállalati munkaerő egyre inkább mozgékonyabbá válik, és napjainkban több alkalmazott dolgozik az üzleti életben.
Van két alternatíva az Ön vállalkozása számára : a cég tulajdonában lévő autók flottaprogramja vagy a gépjárműveket üzemeltető alkalmazottakra vonatkozó visszatérítési program.
A flottaprogram (a cég tulajdonában lévő autók) vonzó lehetőséget kínál azoknak a munkáltatóknak, akiknek bizonyos funkciókat, például teherautókat, tehergépkocsikat, szállító járműveket vagy egyéb felszerelési igényeket kielégít. A flotta program biztosítja az üzleti ellenőrzést és felügyeletet olyan dolgokról, mint a biztosítás és a gépjármű karbantartás, valamint a gépjármű jellemzőinek kiválasztása, amelyet a vállalat fontosnak talál. Ezek közé tartozik például a vállalati márkázás, a biztonsági elemek és a telematika, hogy 24/7-es betekintést nyerjenek oda, ahol járműveiket elhelyezik és vezetik.
A saját autók vezetésére alkalmazott munkavállalók visszatérítési programját használják olyan cégek, amelyek nem igényelnek speciális járműveket vagy teherautókat az alkalmazottaik, például az értékesítési és szolgáltatási vállalkozások számára.
A visszatérítés rugalmasságot és választást biztosít a munkavállalók számára, kevesebb belső adminisztrációt igényel, és nem igényel előzetes költségeket vagy a tőke elvezetését.
Mi a fontos annak meghatározásában, hogy melyik rendszert használja?
Függetlenül attól, hogy a modell - flotta vagy megtérítés - meg kell-e téríteni az alkalmazottakat a járműveikhez kapcsolódó üzleti felhasználáshoz, vagy szembe kell néznie a következményekkel, például költséges IRS auditokkal vagy rosszabb osztályellenes perekben .
A flotta program esetében kérdezze meg magának a program elsődleges célját - mint munkavállalói perk (előny), vagy hogy biztosítsa az üzleti igényeinek szállítási igényeit. Ha elsődleges célja, hogy üzleti eszközt biztosítson, akkor lehetővé kell tennie a flottaköltségek csökkentését az alkalmazottak személyi használatával kapcsolatos költségek megtérülésével.
A visszatérítési program segítségével választhat egy sík gépkocsi-járulékot, egy cent-mile programot vagy egy szabványos IRS futásteljesítményt, hogy megtérítse a munkavállalókat. De mindhárom lehetőség miatt a vállalatok évente több ezer dollárt veszítenek munkavállalónként, mert nem pontosan számolják el az egyes vezetők költségeit, például a különböző gázárakat és a megtett kilométerek számát.
Mi a FAVR, és miért ez a legjobb alternatíva a futóút megtérítésére?
A FAVR egy olyan IRS-bevételi eljárás, amely a munkavállalók számára adómentes, a vállalkozásvezetéshez kapcsolódó fix és változó költségekkel téríti meg. A rögzített költségek magukban foglalhatják a biztosítási, engedélyezési és regisztrációs díjakat, míg a változó költségek közé tartoznak az üzemanyag és a karbantartás.
A FAVR a legpontosabb visszatérítési megoldás, mivel személyre szabott visszatérítést biztosít az egyes mobil alkalmazottak számára a személy helyi költségeinek és üzleti futásának megfelelően, amely hónapról hónapra változhat.
De a rögzített és változó költségek pontosan rögzítése bonyolult lehet a beadni - ezért a legtöbb munkáltató nem használja.
Sok munkáltató inkább az egyszerűbb sík gépjármű-juttatást választja, mint egy "egy méretű mindenkinek" megközelítést (például egy alkalmazottra 500 dollárért). De ez a módszer nem veszi figyelembe azt a tényt, hogy nincs két üzleti út ugyanaz, így nem két embert kell visszatéríteni ugyanolyan összeget. A kilométerenkénti költségtérítés méltányosabb, de még mindig nem pontos.
Miért nem az IRS standard futásteljesítménye a legjobb alternatíva?
A legtöbb vállalat az IRS üzleti kilométerenkénti arányát használja annak kiszámításához, hogy mit kell fizetnie minden egyes alkalmazottnak. De az IRS ráta nem igényel megtérülési rátát, mert az az előző év során a jármű üzemeltetésének nemzeti átlagköltségein alapul.
Az IRS-kamatláb a korábbi évek adatait használó, a tényleges megtérülési rátát jelenti a költségek időbeli átlagaként. Az alkalmazottak többet tudnának utazni az utazáson, mint amennyit megtérítenek, vagy túlfizetettek lennének, ha a gázárak csökkentek - és semmilyen kiigazításra nem kerülne sor, amit fizetnek, mert a tavalyi évek számain alapult.
Mi a legtöbb vállalat hibás, amikor a sík gépjármű-juttatásokra vagy a visszatérítésre kerül?
A lapos autók után járó juttatások nem igazságosak a különböző helyszíneken dolgozó munkavállalók visszatérítésével kapcsolatban. Például egy munkavállaló olyan területen élhet, ahol a gázárak 12 centtel olcsóbbak, mint a következő városban az árak, ahol egy másik alkalmazott él. Emellett az üzleti utazások állandó költségei, például az autóbiztosítási díjak és az adók ára jelentősen különböznek a helyszíntől.
Az egyéb vezetési költségek is változhatnak. Például az autóbiztosítási díjak nagyban különböznek az államtól, 825 dollártól Charlotte-ban, Észak-Karolinában, Detroitban, Michigan államban. Az ugyanazon $ 21,000-os szedán adója Nevada-ban 249 dollárba kerül, de akár $ 1.689-t is fizethet Rhode Island-ban. Az éves javítási költségek nem minden államban azonosak, vagyis átlagosan $ 393 New Jersey-ben, de csak Vermontban 270 dollárért. Ha ugyanazt az átalánydíjat fizetik a különböző helyszíneken dolgozó alkalmazottaknak, teljesen figyelmen kívül hagyja ezeket a varianciákat.
Mivel a gépjármű-juttatásokat kártérítésként kezelik, a FICA adók (társadalombiztosítási és Medicare adók), valamint a FICA és a jövedelemadó fizetésére kötelezett munkáltatónak is adóköteles. Ez azt jelenti, hogy a vállalat fizeti az autó után járó juttatás összegét és a hozzájuk kapcsolódó FICA adókedvezményt, miközben a munkavállaló hazatér a gépjármű-juttatás összegével, kevesebb jövedelemadót és FICA hozzájárulását. Egy adómentes visszatérítési módban, mint a FAVR, a munkavállaló "otthon" pontosan azt az összeget veszi át, amelyet a munkáltató megtérít.
Milyen hibákat követnek el a vállalatok a flotta jármű személyi használatáért?
Egyes munkáltatók lehetővé teszik alkalmazottaik számára, hogy a vállalat tulajdonában lévő flotta járműveket használják a személyes vezetési használatukhoz. De meglepődne, hogy hány vállalat nem ismeri fel ezt a személyes felhasználást, az a munkavállalónak adóköteles. A vállalatoknak nincs semmi jó módjuk arra, hogy kiszámítsák az egyes jármüvezetöknek az adóköteles juttatásokért járó összeget.
Gyakran előfordul, hogy a szervezetek egyszerűen felszámolnak egy sík összeget, hogy fedezzék az összes járművezető személyes használatát, függetlenül attól, hogy hány személyes mérföldet hajtanak. Ez nagy monetáris előnyt jelenthet azoknak a munkavállalóknak, akik a flotta járműveket eléggé személyes használatra használják. De azok a munkavállalók, akik a flotta járműveket szigorúan üzleti célokra használják, és a saját gépkocsijukat személyes célokra a munkakörülményeken kívül tartják, tisztességtelenül túlterheltek lehetnek.
Mi történik, ha egy vállalkozás nem pontosan téríti meg alkalmazottait?
Az üzleti élethez kapcsolódó vezetési költségek megtérítése pontatlanul sok vállalatnak évente több ezer dollárt költ (évente körülbelül $ 3000 dollárt a Motus által kiszámított). Azonban ez nem hasonlítható az osztályos perek költségeihez. Az elmúlt években a munkavállalók sikeresen beperelték munkáltatóikat akár 7 millió dollárért is, hogy kompenzálják az egyenlőtlen visszatérítési gyakorlatokat. Kaliforniában ezek a perek gyorsan válnak a szabálysókká, nem pedig a kivételnek, mert a 2802-es kaliforniai munkaügyi kód különösen szigorú.
A kaliforniai kódex biztosítja, hogy "A munkáltató köteles kártalanítani [kezelje ártalmatlanítva] dolgozóját minden szükséges ráfordítással vagy veszteséggel, amelyet a munkavállaló a feladata teljesítésének következményeként okoz". Ezt általában a munkáltatók úgy értelmezték, a munkahelyen felhasznált eszközök vagy eszközök költségeire, de egyre többet fordítanak a futásteljesítési költségekre (Radio Shack and Toys "R" Us példa).
A flottaprogramok saját kihívásokkal is járnak, amikor pontosan felszámítják a munkavállalókat az ilyen járművek személyes használatára. A vállalati jármővek személyes használatát megfelelıen dokumentálni kell, és a munkavállalókat személyes felhasználásra kell terhelni. Az aluljelentett személyi futásteljesítmény miatt a vállalatok a költséges IRS-auditok kockázatára kerülnek, és a társaságot a meg nem fizetett visszaterhelésekre fordítják.
Milyen forrásokkal segíthetek a vállalkozásomnak?
Az Ön vállalkozása ugyanazt a technológiát alkalmazhatja, amely felhatalmazza az új digitális munkahelyet, hogy nyomon kövesse üzleti futóköltségeit. Íme néhány példa:
- GPS-képes intelligens eszközök az üzleti utazási információk gyűjtésére és tárolására
- A mobil alkalmazások automatizálják a munkatársak futásteljesítményét, és pontosan figyelembe veszik az egyes munkavállalók pontos üzleti tevékenységét, ingázását és személyes mérföldeket.
A megfelelő mobilalkalmazások és szoftverplatformok segítségével a vezetők kézi feladatait kiküszöbölheti a termelékenység növelése, a költségek csökkentése és az IRS-irányelvek betartásának biztosítása érdekében, miközben betekintést nyer a vezetési magatartásokba és a mobil munkaerő hatékonyságába.