Amikor az időgazdálkodásról van szó , akkor gyakran kihívásnak számít, hogyan kell időt hasznosítani. Jó kiindulópont az e-mail kezelés; ez az egyik olyan terület, amely a legtöbb kisvállalkozó számára idősödő gyilkosokat sorolja fel.
Mivel az e-mail egy folyamatos kommunikáció, és nem tudjuk teljes mértékben irányítani a bejövő áramlást, meg kell munkálkodnunk a termelékenységünk javításával kapcsolatban arról, hogy hogyan fogadjuk, rendezzük meg, válaszolunk, és gondolkozzunk az e-mailen. Az alábbi tippek segítenek abban, hogy olyan rendszert hozzon létre, amely az e-mailek kezelését olyan módon támogatja, hogy az támogatja a termelékenységet, ahelyett, hogy elfogyasztaná.
1. Kapcsolja ki az értesítéseket.
Az e-mail általában a nap és az éjszaka idején jön be, ezért fontos, hogy ellenőrizze, hogyan illeszkedik a bejövő üzenetek áramlása a napodba. Kapcsolja ki az új üzenet értesítéseket mind a számítógépen, mind az okostelefonon, hogy megakadályozza az ütemterv állandó zavarását és zavarását, és ellenőrizze a levelezést, ha az Önnek megfelelő.
2. Határozza meg a beérkező levelek használatának módját.
Számos különböző filozófia létezik, amikor az e-mail üzenetek beérkezését kezeli. A beérkező levelek mappaként fogható be, csak magas prioritású üzenetekre korlátozhatja, vagy egy működő feladatlistájává teheti.
A kulcsa az, hogy egy célt válasszon a beérkező levelek között, és tartsa be.
3. Hozzon létre e-maileket engedélyező listákat és feketelistákat.
A legtöbb e-mail kliens és e-mail szolgáltató lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy listákat készítsenek a biztonságos címekről, amelyek biztosítják, hogy az üzenetek átkerüljenek, miközben feketelistára kerülnek vagy blokkolják a spamcímeket. Szánjon időt arra, hogy gyakran frissítse ezeket a listákat, hogy tisztán tartsa a bejövő e-maileket.
4. Állítson be egy időzítőt és egy kötegelt eljárást.
Néhány kisvállalkozó profitálhat abban, hogy az e-mailben csak zsebük van a napokban. Ha ez működik az Ön számára, tegyen félre egy bizonyos időt a nap folyamán, hogy reagáljon az üzenetekre, mozgassa az akcióelemeket a feladatlistájára, törölje a szemetet és pillantást vetve az elképzelésre, hogy mire van szüksége a figyelésedre.
5. Használjon szabályokat a folyamat automatizálására.
Az e-mailkezelési folyamat további egyszerűsítéséhez használja az e-mail kliensben található szabályokat, amelyek rendezik, jelölik, mozgatják és rendezik az üzeneteket. Bár az e-mail használatát támogató szabályokat hozhat létre, ha elkészült, akkor csökkentheti az e-mail feldolgozási idejének jelentős részét.
6. Kezdje el az okostelefonját.
Számos kisvállalkozónak van okostelefonja, így kapcsolatban maradhatnak a munkájukkal, még akkor is, ha az irodában vannak. Ha gyakran ellenőrzi az e-maileket a mobileszközön, akkor jelentős idő elteltével elolvashatja, és elkezdi feldolgozni az üzeneteket mobiltelefon közben. Még akkor is, ha csak megszokja, hogy törölje a szemetet és az üzeneteket, amelyeket nem kell menteni, akkor profitálhat az egyszerűbb postaládában, amikor visszaér az irodába.
7. Ha nem olvassa el, leiratkozik!
Az e-mail hírlevelek és egyéb e-mail üzenetek nagyszerű módja lehet az ügyfelek, kollégák, partnerek és egyéb érdekelt vállalkozások kapcsolattartására, de ezek az üzenetek gyorsan felhalmozódhatnak.
Ha nem olvasta el egy adott ismétlődő levelezést több kérdésben, állítsa le előfizetését. Az e-mail hírlevelek és más automatikus üzenetek korlátozása csak azok számára, akiket rendszeresen olvasol, egyszerűen csökkentheti a beérkező levelek tömeges mennyiségét.
Ha még több eszközt szeretne segíteni, hogy produktívabbá váljon a kisvállalkozásban, fedezze fel a 101 termelékenységi alkalmazás listáját.