Az Office Vacation Closure: értesítse az alkalmazottakat, az ügyfeleket és a szállítókat
Győződjön meg róla, hogy legalább két-négy héttel előre értesíti a vállalat legfontosabb érdekeltjeit. Az alkalmazottak értesíthetők / emlékeztethetők a befizetett fizetőeszközben található beillesztéssel. Az ügyfelek értesítést kaphatnak az Ön weboldalán és az automata kísérő üzenetén keresztül a telefon rendszerében. Az eladók (különösen azok, akiknek ismételt szállítási ütemterve van) e-mailen vagy rendszeres postai úton értesíthetők.
Értesítse a biztonsági személyzetet / szolgáltatást
Küldjön jegyzetet a biztonsági személyzetnek vagy a biztonsági szolgálatnak, amelyben értesíti őket a záró dátumokról. Győződjön meg arról, hogy a sürgősségi kapcsolattartó listája naprakész a kulcsfontosságú alkalmazottak telefonszámain.
Automata felügyeleti üdvözlés módosítása
Ütesse be az automatikus kísérő üdvözletet telefonrendszerén, és tükrözze, hogy az iroda bezárt. Győződjön meg róla, hogy az iroda újraindul. Ha sürgősségi szolgáltatást nyújt (pl. Fűtés és hűtés, vízvezeték stb.), Mindenképpen mondja el a hívónak, hogyan érheti el az üzenetrögzítő szolgáltatást vagy a mobiltelefont a leállás idején.
Értesítse az üzenetrögzítő szolgáltatást
Ha üzenetrögzítő szolgáltatást használ, győződjön meg róla, hogy értesíteni fogja azokat az időpontokat, amikor az iroda leáll, és győződjön meg róla, hogy a telefonos kapcsolattartó listája naprakész.
Változtasd meg a hangpostai üdvözletet és hozz létre automatikus válaszüzeneteket
Ha a telefonrendszere lehetővé teszi a külső hívások közvetlen csengetését az alkalmazottak asztalaihoz, akkor gondoskodnia kell arról, hogy ideiglenes vagy "Out of Office" hangpostafiókot használjon, amely lehetővé teszi a hívó számára, hogy nem az irodában van.
A munkatársainak tájékoztatniuk kell a hívót arról is, hogy mikor térnek vissza, és mit kell tenniük, ha azonnali segítségre van szükségük, amíg az iroda bezárásra kerül. Továbbá, győződjön meg róla, hogy létrehoz egy Out of Office e-mailt autoreply .
Csökkentse a termosztátot
Mentsd el az energiát és pénzt azzal, hogy visszaállítod az irodai termosztátot (vagy átprogramozom) a leállítás idejére.
A szerverek biztonsági mentése
Ha kritikus számítógépe és szervere van, győződjön meg róla, hogy a mentési ciklus megfelelően működik a leállítás előtt és után. Csökkentse a katasztrófa kitettségét azzal, hogy a helyszíni biztonsági másolatot ütemezi a korai felszedés helyett, és nem várakozik a nyaralás leállítása után.
Kapcsolja ki az irodai eszközöket
- Íróasztalok
- fénymásolók
- számológépek
- Fényszórók
- aprító
Kapcsolja ki a számítógépeket és a perifériákat
- Számítógép
- Monitor
- Scanner
- Nyomtató
Ne kapcsold ki
- Faxkészülékek
- Telefonrendszer
- Szerver számítógépek
- Fűtés / világítás a trópusi halak számára