7 tipp a jól működő találkozóra
Búcsúzzon el ezekkel az unalmas találkozókkal, és megtanuljon hatékony találkozókat folytatni, amelyek az alkalmazottak bevonását és motivációját eredményezik.
7 tipp a hatékony találkozókért
A találkozó célja
Mielőtt elküldi az értekezletre figyelmeztető figyelmeztetést és felveszi a naptárba, kérdezze meg magától, miért kíván találkozót tartani és meghatározni a célt. Találkozás arra, hogy felgyorsítsa a munkavállalókat a vezetés változásai során? Ön döntést hoz egy projektről? Ez egy új ötletstratégia egy új üzleti stratégia számára? Győződjön meg róla, hogy a munkatársak összegyűjtése a helyiségben a személyes beszélgetés és interakció érdekében szükséges a cél eléréséhez; ha a találkozó célja statisztikai frissítés, akkor talán egy csoportos e-mail küldése is mindenki számára jobb.
Közölje az értekezlet célját
Mások meghívása során tisztában legyenek az ülés céljával. Ez nem csak arra koncentrál, hanem lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy részt vegyenek a megbeszélésen, vagy dokumentumokból vagy gondolataiból.
A kommunikáció elengedhetetlen egy hatékony találkozóhoz.
Legyen szelektív a résztvevőkről
Senki sem értékeli, hogy részt vesz egy olyan találkozón, amely nincs kapcsolatban velük és munkájukkal. Határozza meg, ki kell igazán ott lenni és miért. Kihez szüksége van? Mely kollégáknak kell részt venniük, és valószínűleg kérdéseik vannak az ügyben?
Ha valaki szerepel a listán, egyszerűen tájékoztatni kell a megbeszélt témáról, akkor tegyük meg nekik egy szívességet, és vegyék le őket a listáról. Ezek egyszerűen frissíthetők nyomon követő e-mailen keresztül. Az idő értékes, és egyetlen munkáltató sem akarja negatívan befolyásolni a termelékenységet anélkül, hogy a munkatársak a szükségtelen találkozókon ülnének.
Találkozási napirendet kell létrehoznia
A megbeszélés nélküli megbeszélés napirendjének tartása hasonlít a vitorlázkodásra, és abban a reményben, hogy a szél eljut oda, ahová menni akar. Szinte szó szerint elveszíted a tengeren. A találkozó napirendje végigvezeti Önt a végső rendeltetési helyére. Tüntessen fel témákat és megvitassa azokat, akik foglalkoznak az egyes tételekkel, ha mások veszek részt. E-mailben elküldjük a napirendet a résztvevőknek, hogy mindenki tudja, mire számíthat és készen áll.
Ragaszkodj a tervedhez
Még a legjobban megtervezett találkozó is meghiúsul, ha a vita leugrott, és a tangenciális témákkal foglalkozik. Ez az oka annak, hogy a legtöbb találkozó nem éri el célját - nem maradnak a pályán. A találkozó kezdetén hozzon létre alapszabályokat és egy meghatározott időösszeget a napirend egyes elemeihez, valamint a teljes találkozót. Például: "Köszönöm, hogy ma jöttél. Mindenki értékes idő, és célom, hogy ezt a találkozót kevesebb mint egy óra alatt tartsam.
Tartsuk magunkra a tárgyakat, és később tartsuk meg a vitát más témákról. "Rein mindazokban, akik monopolizálják a vitát vagy bemutatják a témákat, és nem a napirenden.
Tartsa őket beavatkozva
A vizuális segédeszközök hosszú utat mutatnak, hogy mindenki összpontosítson az értekezletre, és ne a telefonjára vagy az órájára. Küldje be a naptárat egy intelligens asztalra a szoba elején. A projekt szemlélteti egy nagy képernyőn számítógép segítségével; bármit, ami szeme elé áll.
Összegezze össze a találkozót
Valahányszor elmentél egy találkozót, és egy teljesen más elvihető, mint a kollégád? Győződjön meg róla, hogy ez nem történik meg a találkozón 24 órán belül. Tegyen össze egy összefoglalót, kiemelje a legfontosabb témákat, a hozzárendelt feladatokat és jelezze a határidőket. Az időben történő elküldés biztosítja, hogy a résztvevők ne menjenek rossz irányba.