Az automata résztvevők üzleti etikettje
A leggyorsabb és legegyszerűbb módja a telefonrendszer automatizált kísérő funkciójának programozása és rögzítése, egy szkript írása a szövegszerkesztő programban. Jelöljön ki egy személyt, aki a barátságos hangot hallgatja, táncolhat vagy tétovázhat, és minden szó és név egyértelműen szólal meg és hirdet.
Automated Attendant Greeting
A forgatókönyv első része az üdvözlés lesz. Ez a lehetőség, hogy bemutassa cégét a hívóinak, és szóban üdvözölje őket a cégében.
Automated Attendant Greeting Do
- Kezdjük a felkérésüket a hívásuk vagy üzletük iránt
- Tartsa meg a rövid üdvözlést, így a visszatérő hívók nem késleltetik minden egyes híváskor
- Használja a szlogennel, a vállalati szlogen és a weboldal nevét, vagy mindkettőt, ha van ilyen.
Automatikus felügyelő üdvözlet nem
- Ne használjon több mint két vagy három mondatot, hogy üdvözölje hívóit
- Ne reklámozza webhelyét, ha nem rendelkezik értékes értékkel az ügyfeleinek
- Ne töltsön fel szlogent vagy címkéket csak azért, hogy kitöltse a köszöntést.
Automatikus felügyeleti beállítások
Az automatizált ügyintéző legfontosabb része bemutatja azokat a lehetőségeket, amelyeket a hívóinak el kell választania ahhoz, hogy eljussanak a személyhez, akivel beszélniük kell. A hívók két típusa létezik: (1) olyan emberek, akik nem ismerik vállalatát, és útmutatásra szorulnak, és (2) hívók, akik pontosan tudják, hogy ki kell beszélniük, és ismerniük kell a kiterjesztésüket.
Automatikus felügyelői opciók
- Használjon általánosan elfogadott opciókat. Például: "Nyomja meg a nullát a recepciósnak", "Nyomja meg a font gombot, hogy visszatérjen az előző menübe."
- Mondja el a hívóinak a lehető leghamarabb, amikor tárcsázzák a párt hosszát, ha már tudják.
- Ne hagyja, hogy a hívó fél elölről beszéljen, ha a menüpontjai a közelmúltban megváltoztak. Ezt az értesítést három hét elteltével távolítsa el.
- Először tegye a leggyakrabban használt opciókat.
- Adja meg az opció leírását, mielőtt megadja az opció számát. Például: "Az ügyfélszolgálatnál nyomja meg az" 5 "gombot."
- Ellenőrizze a rendszer dokumentációját a fenntartott menü opciók számaihoz. (pl. minden kiterjesztés a "8" számmal kezdődik, ezért a "8" nem használható menüpontként).
Automated Attendant Options Nem
- Ne írjon "Kérjük", mielőtt minden egyes lehetőséget bemutatna (pl. "Nyomja meg a 1-t ... Nyomja meg a 2-t ... Nyomja meg a 3-t ..." stb.
- Ne jelenjen meg több mint hat opció egyszerre. Ha több mint hat lehetőség van, hozzon létre egy többszintű menüstruktúrát. Például: "Az értékesítési és szolgáltatási lehetőségekhez nyomja meg a 5 gombot."
- Ne feltételezzük, hogy mindenkinek van egy touchtone telefonja. Ha az üdvözlés befejezése után három másodpercen belül nem választja ki a menüopciót, csatlakoztassa a hívót a recepcióshoz.
Minta automatizált felügyeleti parancsfájlok
- Köszönjük, hogy felhívta a Műveletek Technikai Társaságot, ahol "a technológia és az üzleti élet összefog." Ha ismered a párt kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. Ellenkező esetben válasszon az alábbi lehetőségek közül. Az Ügyfélszolgálatnál nyomja meg az '1' gombot. Technikai támogatásért nyomja meg a "2" gombot. Rendszeres munkaidőnket nyomjuk meg a '3' gombot. Számlázáshoz nyomja meg a "4" gombot. Beszerzéshez nyomja meg az "5" gombot. Ha megtalálja a helyét, akkor nyomja meg a "6" gombot. Ellenkező esetben nyomja meg a "0" gombot a recepciósnak, vagy maradjon a vonalon, és valaki hamarosan segít.
- Üdvözöljük a The Operations Tech Company-ben. A fiók állapotának ellenőrzéséhez látogasson el hozzánk az interneten. Ha ismeri a személy kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. A vállalati könyvtárhoz nyomja meg az '1' gombot. Ha ismeri a személy kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. A vállalati könyvtárhoz nyomja meg az '1' gombot. Technikai támogatásért nyomja meg a "2" gombot. Az ügyfélszolgálathoz nyomja meg a "3" gombot. Értékesítés és marketing esetén nyomja meg a "4" gombot. Ha beszélni szeretne a recepción, nyomja meg a "0" gombot, vagy maradjon a vonalon, és barátságos munkatársaink segítenek Önnek. Köszönjük, hogy felhívta a Műveletek Technikai Társaságot, ahol "a technológia és az üzleti élet összefog."
Az óra, a hétvége és az ünnepnapló automata felügyelő üdvözlés
Ha üzleti tevékenysége egy bizonyos idő elteltével vagy a hétvégén megszűnik, és senki nem válaszol vagy segítséget nyújt a hívóinak, hozzon létre egy órai automatizált kísérő üdvözletet. Mondja előre a hívóinak, hogy az üzlet zárva van, és kérje meg őket, hogy hívják vissza a végén. Vegye fel a szokásos üzemóráit is.
Minta automatizált felügyelő Utánkövetési / Hétvégi Script
- Köszönjük, hogy hívta a Műveletek Tech Company-t. Jelenleg zárva vagyunk. Hétfőtől péntekig 9 órától 10 óráig, és szombat 10: 00-12: 00 között nyitva tartunk. Ha ismered a párt kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. Ellenkező esetben kérjük, hívja vissza normál munkaidőben, hogy segítsünk Önnek. Köszönjük, hogy felhívta a Műveletek Technikai Társaságot, ahol "a technológia és az üzleti élet összefog." Viszontlátásra.
- Köszönjük, hogy hívta a Műveletek Tech Company-t. Jelenleg zárva vagyunk. Ha ez vészhelyzet, hívja az üzenetrögzítő szolgáltatásunkat az 585-555-1234 telefonszámon. Ha ismered a párt kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. Ha van számlád velünk, ellenőrizheted az állapotodat a nap 24 órájában a hét minden napján a www.operationstech.about.com oldalon. Rendszeres üzleti óránk hétfőtől péntekig 9-től 17 óráig, valamint szombat 10: 00-kor dél-közép-idő szerint. Ellenkező esetben kérjük, hívja vissza normál munkaidőben, hogy segítsünk Önnek. Köszönjük, hogy felhívta a Műveletek Technikai Társaságot, ahol "a technológia és az üzleti élet összefog." Az üzenet megismétléséhez nyomja meg a font gombot. {3 másodperces szünet} Viszlát.
Szezonális automatizált ügyeletes üdvözlet
Cégének szezonális ajánlatainak népszerűsítése, vagy csak egy különleges szezonális üdvözlés meghosszabbítása az összes hívó számára, előfordulhat, hogy korlátozott ideig előterjeszti az automatikus kísérő üdvözletet. Használja ezt takarékosan és csak akkor, ha tükrözi a vállalat szellemét. Például egy szezonális ünnepi üdvözlő üdvözlő üdvözlés, amely a hívóinak örömét és jólétét kívánja az Új Évben, alig lenne megfelelő egy gyűjteményi ügynökség számára.
- Elérte a The Operations Tech Company-t. A "családunk" és a "családod" között örömteli ünnepeket és sikeres új évet kívánunk Önnek. Ha ismeri a párt kiterjesztését, akkor ...
- Köszönjük, hogy hívta a Műveletek Tech Company-t. Kérje ügyfélszolgálati képviselőjét a július 4-i kedvezményekről az összes helyettesítő szolgáltatással kapcsolatban. Ha ismeri a párt kiterjesztését, akkor ...
Próbák és tesztelés
Mielőtt rögzítené az automatizált kísérőszkriptet, kérdezze meg azt a személyt, akit kiválasztott, hogy elolvasd, próbálja meg előtted többször. Ezzel finomhangolhatja a kiejtést és a hirdetést. Az új üdvözlés rögzítése után azonnal hívja fel a telefonrendszert, hogy ellenőrizze a felvételt hiba esetén, és győződjön meg róla, hogy az összes bejelentett opció megfelelően működik.