A hatékony követeléskezelési stratégia létrehozása kulcsfontosságú része a sikeres üzletmenetnek. Ennek ellenére rutinszerűen foglalkozunk az SMB-kkel, amelyek nem alkalmaznak módszeres megközelítést a helyzeten, és ők a legrosszabbak. A számlákhoz kapcsolódó folyamatok javítása és optimalizálása számos előnyhöz juttatja az asztalt, és nem csak az AR-ra vonatkozik. Az egyszerűsített és hatékony AR folyamat pozitívan befolyásolja a marketinget, az értékesítést, az ügyfélszolgálatot és az általános műveleteket.
Tehát érdemes időt és energiát fordítani arra, hogy javítsa.
Miért érdemes számlákra optimalizálni?
Mint sok vállalkozás tulajdonosának, előfordulhat, hogy nem látja azonnal az előnyeit, hogy proaktív módon optimalizálja a beszedési folyamatokat. Amint azt fent említettük, ez azonban drasztikusan javíthatja vállalkozásának számos aspektusát. Megakadályozza, hogy a meglévő tőke hulladékot szedjen, ami növeli a likviditást. Ezzel szemben az üzleti vállalkozások jobban képesek csökkenteni az adósságot, csökkenteni a költségeket, növelni az alapokat, és sok esetben felülmúlni a versenyt.
A beszedhető folyamatok optimalizálásának egyik legfontosabb része a folyamat korai elindításával kapcsolatos. Túl gyakran, a vállalkozások annyira szándékozzák az értékesítést, hogy utólagosan kezelik a követeléseket. A folyamat elindítása korán jelenti az olyan dolgok megvitatását, mint a fizetési feltételek az ügyfélkapcsolat korai szakaszában. A folyamat elején új ügyfelek beszerzése az elektronikus fizetésekkel egy másik példa a proaktív megközelítés meghozatalára.
Mielőtt bármi mást is teszel, kötelezze el a vállalatot arra, hogy a lehető leghamarabb kezelje a beszedéseket.
Tipikus vevői követelések
A tulajdonosok gyakran visszaküldhetik a követeléseket a hátsó égőbe, feltételezve, hogy egyedül hagyva egyedül teljesen tökéletes. Azonban a rossz AR-gyakorlatok több kérdést okoznak a vállalkozások számára.
Azáltal, hogy a hitelezést a nem képzett ügyfelek felé terjeszti ki, hogy nem követték nyomon a múltbéli számlákat időben, a szegény AR gyakorlatok szoptatnak időt, pénzt és termelékenységet az üzletből. Gyakran előfordulnak olyan fodrozódási hatások, amelyek gyakorlatilag minden szempontból érintik a vállalat vezetését. A legrosszabb az, hogy sok probléma könnyen elkerülhető.
Az egyéb közös AR-vel kapcsolatos kérdések magukban foglalják a készpénzfizetések helytelen alkalmazását és elosztását, figyelmen kívül hagyva a számlák és számlák pontosságát, valamint a jelentések nullától való esetleges kibocsátáshoz és a jelentések helytelen használatához kapcsolódó hibákat. Ezek és más hibás lépések bármelyike nagy horderejű kérdéseket okozhat még a nagyon sikeres és jövedelmező vállalkozások számára is, ezért többet kell megtenni, mint korrigálni a lehető legrövidebb időn belül.
Optimalizálja az öt tevékenységet a továbbfejlesztett számlák beváltásának feldolgozásához
A beszedhető folyamatok optimalizálása kezdettől fogva igen megrázó. Azonban a helyzet módszeres megközelítésével olyan változtatásokat hajthat végre, amelyek meglehetősen gyors és drámai javulást eredményeznek. Az Ön kényelme érdekében öt olyan tevékenységet azonosítottak, amelyek megfelelő optimalizálása esetén drasztikusan javítják a követelések feldolgozásának általános működését, és sok izgalmas előnnyel járnak az Ön vállalkozásának egészére nézve:
- Megfelelő ügyféladatok fenntartása - A főadatfolyamat központosítása az ügyfélszámlák pontosságának biztosítása érdekében, és az információ kulcsfontosságú része a hatékony számlavezetési folyamat létrehozásának és fenntartásának. Például a nem pontos címek miatt a számlákat rossz helyen lehet eljuttatni, ami késedelmes fizetést eredményez. Az ügyfélszámlákat rendszeresen ellenőrizni kell, hogy ellenőrizzék az olyan rendellenességeket, mint a szokatlan vagy nem megfelelő fizetési feltételek, hitelkeretek, kedvezmények és hasonlók. Az ügyféladatok változásait megfelelően dokumentálni kell, és ellenőrizni kell a jogosulatlan személyek hozzáférését vagy szerkesztését.
- Egyértelmű, tömör hitel-jóváhagyási folyamat kialakítása - Túl gyakran, a vállalkozások az eladások fellendítése érdekében a káros hitelfelvételi szokásokba süllyednek. Természetesen ez olyan ördögi körhöz vezet, amely végül is katasztrofális lehet egy vállalat számára. A hitelek meghosszabbítása nagyon jó dolog, de ennek egyértelmű módja van. Világos útmutatásokat kell tartalmaznia arra vonatkozóan, mikor és hogyan kell értékelni és felülbírálni a hitelkereteket, mikor kell tartani a számlákat tartáskor és hogyan működik a pályázati folyamat. A hitel-jóváhagyási folyamat rendszeres felülvizsgálatát a körülmények megváltozása miatt kell végrehajtani.
- Hatékony számlázási folyamat létrehozása - Az ügyfelek számlázásának és számlázásának pontosnak és hatékonyabbnak kell lennie, hogy hatékony legyen. Az árképzés hibái, mértékegységei és hasonlók súlyos pusztítást okozhatnak. Ezen túlmenően a számlákat időben kell létrehozni és elküldeni, és azok előállításának módját következetesen meg kell határozni. A számlázás és a számlázás tökéletesítésének egyik módja az, hogy a lehető legtöbbet automatizálja, ezért ne felejtsd el támaszkodni a technológiára. Használja a kivétel jelentéseket a problémás fiókok felkutatásához. Ha lehetséges, hozzon létre egy ügyfélportált, hogy a munka egy részét áthelyezze az ügyfelek felé, miközben autonómiát biztosít.
- A készpénzes pályázati eljárás feldolgozása - A beérkezés után a kifizetéseket helyesen kell végrehajtani. Ezeket a helyes ügyfélre és a megfelelő számlákra kell alkalmazni. Ellenkező esetben, ha vita vagy probléma merül fel később, az eredeti probléma nullázása nagyon nehéz lesz. A kifizetéseket is gyorsan kell alkalmazni annak biztosítására, hogy bármelyik pillanatban tudja, mely fiókok vannak érvényben, és amelyek az elmaradtak. Egy lehetséges módja annak, hogy optimalizálni lehessen a folyamatot, korlátozott számú fizetési lehetőséget kínál az egyszerűség kedvéért. A naplóbejegyzés bejegyzései gyorsan és röviddel a vágási dátumok előtt. Amikor csak lehetséges, elkerülje, hogy a készpénzeket felfüggesztő számlákba fektesse, amíg nincs időnk arra, hogy kiderüljön, hova kellene mennie.
- Optimalizálja a gyűjtési folyamatot - A számlák helyes optimalizálása megkönnyíti a fizetés időben és hatékony módon történő beszedését. Ha például a kifizetéseket megfelelően alkalmazzák, akkor könnyű meghatározni, hogy mely fiókok vannak alapértelmezetten. A gyűjtemény erőfeszítéseinek következetesnek és módszeresnek kell lenniük. A fizetési tervek tárgyalására egyértelműen meghatározott eljárást kell kialakítani annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljen a vállalat általános célkitűzéseinek. A folyamatokat a lehető legnagyobb mértékben automatizálni kell, hogy csökkenteni lehessen a hibák kockázatát a kézi bevitelből.
Nyolc legjobb gyakorlat elfogadni a számlák beváltási folyamatainak javítása érdekében
Az American Productivity and Quality Center (APQC) létrehozta az Open Standards nevű szabványokat. Vázolják a követelések feldolgozásának legjobb gyakorlatait, és felbecsülhetetlen értékűnek kell lenniük, mivel az AR folyamatok megmunkálásán dolgozik. Az APQC Nyílt Szabványok nyolc legfontosabb pontját az Ön kényelme érdekében összegeztük:
- A kifizetések elfogadásának akadályai megszüntetése - például felmérje az ügyfeleket, hogy megtudja, mely fizetési módok működnek a legjobban. Innen fontolja meg a különböző fizetési lehetőségek kiválasztását, hogy megkönnyítse az ügyfelek számára a számlák időben történő kifizetését.
- Prioritás a hitelkezelésben - Ne terjessze ki a hiteleket kíméletlenül, csak hogy tartsa az értékesítést. Ez a stratégia visszaszorul a hosszú távon, és csak egy példa a számos lehetséges problémára, amelyek a rossz hitelgazdálkodási folyamatok miatt merülhetnek fel.
- A beszedési megbízások rendszeres értékelése - Állítson össze konkrét ütemtervet a követeléseinek figyelemmel kísérésére és értékelésére. Ideális esetben legalább hetente egyszer kell elvégezni. Minél hamarabb megtalálja a hibákat, annál hamarabb korrigálhatja őket - és annál kevésbé valószínű, hogy súlyos problémákat okoznak az Ön vállalkozásának.
- Tekintsük a fizetési feltételek csökkentését - Nincs törvény, amely szerint minden ügyfélnek nettó 30 fizetési feltételnek kell lennie. Gyakran a rövidebb fizetési feltételek használata miatt a lassan fizető ügyfelek legalább egy kicsit gyorsabban fizetnek, ezért érdemes lehet megfontolni.
- Hozzon létre egy számlázási vitarendezési folyamatot - Hozzon létre egy speciális folyamatot a számlázási viták kezeléséhez. Ez nemcsak egyszerűsíti a folyamatot, hanem javítja az általános vevői elégedettséget, mert csapata pontosan tudja, mit kell tennie, ha vita merül fel.
- Automatizálás - Különböző típusú szoftverek és más technológiai módszerek vizsgálata, amelyek lehetővé teszik a számlakövetelések lehető legnagyobb számának automatizálását. Minél többet lehet eltávolítani az emberi elemet, annál pontosabb és megbízhatóbb lesz az egész folyamat. Számos program drága, de a megtérülés jelentős, mivel kevesebb hiba van, és sok esetben az alkalmazottak termelékenysége is fellendül.
- Proaktív gyűjtemény-folyamat létrehozása - A gyűjtemények kiemelt fontosságúak legyenek, és egyértelmű, tömör gyűjteménystratégia létrehozásával érvényesítsék azokat. Ideális esetben a korai beavatkozásra van szükség. Amikor egy fiók belép a múltbéli oszlopba, akkor a csapatnak rajta kell lennie, és tudnia kell, hogy mit kell tennie.
- Bill elektronikus úton - Ha rendelkezésére állnak az eszközök, indítsa el az ügyfelek számlázását elektronikus úton. Miközben vannak olyanok, akik nem tudják támogatni az elektronikus számlákat és fizetéseket, a legtöbb vállalat ma már ott van a fedélzeten. Minél kevesebb papírt kell ellenőriznie, hogy feldolgoznia kell és e-mailt kell küldenie, annál könnyebb és pontosabb lesz az egész folyamat.
Amint láthatja, nem kell kezdeni a semmiből, hogy javítsa és optimalizálja a követeléseit. Kiválaszthatja, hogy egy adott területet egyszerre vegyen be, vagy el tudja dönteni a teljes gőzt, és egyszerre át kell dolgoznia. Akárhogy is, a követelések optimalizálása érdekében tett lépések hosszú távon kifogástalanul lesznek.