Ennél is fontosabb, hogy információt nyújtsunk arról, hogy miként lehet kapcsolatba lépni valakivel az üzletben, miközben elutazik.
Nagyon frusztráló lenne, ha az ügyfél elfordulna, és nem tudja, hogyan lépjen kapcsolatba veled. Nem számít, hogy az Ön pozíciója az értékesítés, a szolgáltatás vagy akár a termékfejlesztés szempontjából. Minden ügyfélhívás fontos, és professzionális módon kell részt venni.
Az e-mail értesítése az ügyfelek és a kollégák e-mailben történő kommunikációjával próbálkozó kollégáknak összhangban kell lenniük a hangüzenet tartalmával, amely üdvözli a hívókat. Ha az Outlook 2010 programot használja és Microsoft Exchange kiszolgálón keresztül csatlakozik, először kattintson a Fájl fülre, majd kattintson az Automatikus válaszok ikonra.
Ezzel elindul egy ideiglenes e-mail létrehozásának folyamata, amelyet mindenki elküld, aki e-mailt küldött, amíg ki nem jön az irodából. Az automatikus választ elküldjük, mert engedélyezte ezt az átmeneti üzenetet. Az e-mail létrehozásának utasításai lépésről lépésre megtekinthetők itt: Out of Office e-mail az Outlook Exchange programhoz
Ha nem csatlakozik a Microsoft Exchange kiszolgálóhoz, a folyamat kicsit más, mivel nincs ilyen "Automatikus válasz" ikon az ilyen típusú e-mail fiókokban. A lépésről lépésre szóló útmutató ugyanazon típusú e-mail létrehozásához a nem Exchange-felhasználók számára itt olvasható: Out of Office for all others
A következő lépés az, hogy létrehozza az e-mail tartalmát, amelyet elküldünk mindazoknak, akik e-maileket küldenek, amíg távol van az irodától. Ennek az e-mailnek meg kell adnia, hogy mennyi ideig lesz az irodából, hogyan lehet eljutni távollétéig (ha szükséges) és ki az üzletben, hogy kapcsolatba lépjen helyetted, ha nem kívánja elérni a hivatal.
Példa:
Helló,
Köszönöm az emailt. Jelenleg nem vagyok az irodában, és december 1-én, hétfőn visszajövök. E-mailben korlátozott hozzáférés érhető el ebből az időből, így a válaszom kissé késleltetett. Ha azonnali segítségre van szüksége, küldjön egy e-mailt asszisztensemnek, Barbara Colsonnak. E-mail címe a bcolson@xyz.com.
Kellemes Ünnepeket!
Shahira
A Microsoft olyan sablonokat és más példákat kínál, amelyek itt találhatók: Out of Office sablonok és példák. Ne felejtsd el kikapcsolni az ideiglenes üzenetet, amikor visszatérsz az irodába, különben bárki, aki e-mailben elküldi Önt az irodában való visszatérés után, továbbra is ugyanazt az üzenetet kapja.
Most, hogy létrehozta a kimenő e-mailt, egy hasonló, következetes kimenő hangüzenet létrehozása egyszerűen megkönnyíti az összes hívóját. Használja ugyanazokat a szavakat az e-mailben, hivatkozzon rá, akivel távollétében és állapotában fel kell venni a kapcsolatot, amikor vissza fog térni.
A hangüzenethez az e-mail cím helyett az adott személy telefonszámát kell megadni.
Példa:
Helló,
Elérte Shahira Raineri íróasztala. Kérjük, hallgassa ezt a teljes üzenetet. A hétfőig, január 5-ig leszek az irodából. Ha azonnali segítségre van szüksége, hívja Barb Colson asszisztensemet. Telefonszáma 212-555-xxxx.
Alig várom, hogy beszéljek veled, amikor visszatérek. Kösz.