Mi a teendő, mielőtt elmész az ünnepekre
Felkészülni az irodájára, mielőtt az ünnepnapra zárna, gondos előkészítést igényel. A megfelelő üzenetküldés biztosítja, hogy ügyfelei, szállítói és alkalmazottai tervezhessék a leállást, és ez azt jelenti, hogy a szünet előtt és után nem kell sok dühös panaszral foglalkoznia. Ennek gondoskodnia kell egy gondtalan vakációról és egy jól megérdemelt pihenésről.
Íme egy egyszerű lépésszámlista, az ünnepelt üzenetek beállításától a termosztátok visszaállításához, így az ünnep bezárása sima és nyereséges lesz.
01 - Értesítse az alkalmazottakat, az ügyfeleket és a szállítókat
Értesítheti az ügyfeleket az Ön webhelyén és az automatizált kísérő üzenettel a telefon rendszerén.
A szállítóknak (különösen azoknak, amelyeknek ismétlődő szállítási ütemterve van) értesíteniük kell e-mailben, telefonon vagy rendszeres postai úton.
02 - Értesítse a biztonsági személyzetet vagy szolgáltatásokat
Értesítse biztonsági szolgálatát vagy biztonsági szolgálatát a közelgő zárási dátumáról. Győződjön meg róla, hogy a biztonsági szolgáltatók frissített sürgősségi kapcsolattartó listát tartalmaznak, amely tartalmazza az Ön és a kulcsfontosságú alkalmazottai elérhetőségi adatait, beleértve a telefonszámokat. Tudniuk kell, hogy kivel vegye fel a kapcsolatot biztonsági probléma esetén, még akkor is, ha az iroda üzleti tevékenység miatt zárva van, és ki van engedélyezve, hogy az épületben legyen a leállítás ideje alatt.
03 - Automated Attendant Greeting módosítása
A zárás előtt egy-két héten keresztül regisztráljon egy automatikus hívó üdvözlést a telefonrendszerén, amely megmagyarázza, hogy az iroda hosszabb ideig zárva lesz. Adja meg azt a dátumot, amikor bezárja és mikor várhatóan újraindul. Mielőtt elmész, regisztráljon egy második automatizált üdvözlést, amely hangsúlyozza, hogy mikor tér vissza, és ha szükséges, hogy a hívók mely távollétében irányítanak minden kérdést.
Ha sürgősségi szolgáltatásokat, például fűtést és hűtést, vízvezetéket vagy egyéb alapvető ügyfélszolgálatot nyújt, mindenképpen tájékoztassa hívóitól, hogyan érheti el üzenetrögzítő szolgáltatását vagy mobiltelefonját vészhelyzet esetén.
04 - Értesítse az üzenetrögzítő szolgáltatást
Értesítse az üzenetrögzítőt a dátumokról, amikor az iroda zárva lesz, és frissítse a kapcsolattartó listáját a hívni kívánt alkalmazottak telefonszámával. Győződjön meg róla, hogy tudják, kik a konkrét helyzetekben kapcsolatba léphetnek; akkor nem szeretné, ha a legfelsőbb szintű vezetők figyelmeztetnének egy szállítási probléma esetén.
05 - Hangposta-üdvözlet megváltoztatása
Ha a telefonrendszere lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy külső hívásokat fogadjanak az asztalukon, utasítsák őket arra, hogy rögzítsenek egy "zárt ünnepnapra" üzenetet vagy "hivatalból" hangpostafiókot, amely a hívók számára lényeges részleteket tartalmaz a lezárásról. A munkavállalóknak tájékoztatniuk kell a hívókat, amikor visszatérnek az irodába, és mit kell tenniük, ha azonnali segítségre van szükségük az iroda bezárásakor. A legtöbb esetben nem akarja, hogy a munkavállalók személyes kapcsolattartási adatokat adjanak ki.
06 - A termosztátok csökkentése, az irodai eszközök kikapcsolása
Energiatakarékosság és pénz takarítható meg az irodai termosztátok beállításának vagy átprogramozásának a leállítás során. Meg fogsz lepődni a megtakarított költségmegtakarítások miatt, és ez jó PR lehetőség lehet; hogy a vállalat elkötelezte magát az erőforrások megőrzése mellett.
Energiát és pénzt takaríthat meg, ha kikapcsolja az összes nem alapvető irodai berendezést, beleértve az asztali fényforrásokat, fénymásolókat, nyomtatókat és számítógépeket.
07 - Biztonsági szerverek
Ha számítógépe és szervere van, győződjön meg róla, hogy a mentési ciklus megfelelően működik a leállítás előtt és után. Csökkentse a katasztrófa kitettségét azáltal, hogy ütemezi az off-site biztonsági mentést egy korai átvételre, és nem várja meg az üzlet újraindítását. Ez egy olyan terület, ahol világos utasításokat szeretne kapni, akivel kapcsolatba léphet probléma esetén, ezért győződjön meg arról, hogy az üzenetrögzítő megfelelő tájékoztatást kapott.
08 - NE kapcsolja ki
Van néhány irodai berendezés, amelyet nem szabad kikapcsolni, például:
- Faxkészülékek
- Telefonrendszer
- Kiszolgálók és biztonsági rendszerek
- Hűtőberendezések
- Biztonsági rendszerek