A szeminárium talán a leggyakoribb esemény, amelyet a tervezők szerveznek. A legtöbb szeminárium pedig ½ nap vagy teljes nap. Azok számára, akik egy szeminárium megtervezéséhez szükséges ellenőrző listát kívánnak létrehozni, az alábbi magas szintű struktúrát kínál a szeminárium megtervezéséhez és végrehajtásához.
És azok számára, akik többnapos vagy több munkamenetes konferenciát terveznek, vegye fontolóra egy hasonló megközelítést. Azonban a szeminárium tervezési ellenőrző listája egyszerűen csak hosszabb lesz.
01 - Erősítse meg az esemény célját
- Ki a közönség?
- Mi a szeminárium témája?
- Hol kell elhelyezni?
- Miért járnak az emberek?
- Mi a szeminárium napirendje?
02 - Tekintse át az Apex Esemény Műszaki Útmutatót
Az egyezmény iparági tanácsának számos olyan eszközt hoztak létre, amelyet a bevált gyakorlatok kiváló forrását kell tekinteni, amely segítséget nyújt az eseménynek vagy találkozónak, hogy nyomon kövesse a tervezési események részleteit. Ingyenes letöltési eszközökkel segít bármely eseménytervezőnek a releváns részletek listájának létrehozásában. Ez magában foglalja, de nem korlátozódik:
- Eseményprofil (dátum, időpontok, hely, kapcsolatok stb.)
- Rendezvényszervező / fogadó kapcsolattartási információ
- Szállító elérhetőségi adatai
- A résztvevő profilja
- Szükség van helyre
- Étel és ital
- A / V követelmények
- Funkció / szoba beállítás
03 - Eseményprofil létrehozása
Miután a tervezőnek megvannak az alapvető kérdései a lefedett esemény körül, itt az ideje, hogy megvizsgálja a találkozó lehetséges helyszíneit. Fontos, hogy szorosan működjön együtt az esemény szervezőjével / fogadójával, hogy meghatározza a helyszín típusát, és ahol a szeminárium a szervező és a vendég számára is a legkényelmesebb lehet (az ötletek listája végtelen lehet):
- Helyi szálloda
- Helyi konferencia lehetőség
- Privát étterem hely
- Privát klub múzeum / művészeti galéria
04 - Vázlatos szeminárium igényei és helyszíni pályázati javaslatok.
A legtöbb helyszín örömmel nyújt egy becslést egy lehetséges szemináriumra. A vendéglátó vagy az értékesítési kapcsolattartónak szüksége lesz a következő BEO információra:
- Az esemény lehetséges időpontja (i)
- A résztvevők száma
- A szoba beállítása (osztálytermi, u-alakú, stb.)
- Az esemény időpontja (számla beállítása / lebontása)
- Élelmiszerek és italok követelményei
- A / V igények (beleértve a képernyőket, mikrofonokat stb.)
- Szoba beállítása
Tipp: Hire egy A / V technikus, hogy a rendezvényre szenteljen a szállodából.
05 - A napirend megerősítése és / vagy fejlesztése
Rendkívül fontos, hogy az eseménytervező szorosan működjön együtt az esemény szervezőjével / fogadóival, mert az esemény napirendje gyakran változik a kezdeti beszélgetéstől az esemény tényleges napjáig. Az eseménytervezőnek készen kell állnia a terv módosítására, és szorosan együtt kell működnie a helyszínnel annak érdekében, hogy minden rendben legyen.
06 - A BEO Megállapodás megerősítése
Miután a tervező ismerte a résztvevők célzott számát és a szemináriumra vonatkozó logisztikai követelményeket, biztosítania kell az eseményteret és a kapcsolódó követelményeket. A legtöbb megállapodásnak lehetővé kell tennie a tervező számára, hogy csökkentse / növelje az élelmiszer- és italkövetelményeket az eseményt megelőző néhány napig. Azonban sok megállapodást fognak lefedni, mennyit engedik meg a csoportnak a mennyiségek csökkentését, ezért becsüljük meg.
07 - Eseménykommunikáció és anyagok létrehozása
Ez egy olyan elem, amelyet néhány tervezővel lehet bevonni, míg mások nem. Lényegében néhány találkozó tervezői felelősek az alábbiak mindegyikéért:
- Események meghívóinak létrehozása
- Nyomtatási napirend és egyéb anyagok
- Gondosító ajándékok / tombolák biztosítása
- Névbélyegek készítése
- Szállítási esemény jelzések és kijelzők
08 - Az eseményigazgatókkal szorosan együttműködve a logisztika véglegesítéséhez
Az esemény előtt néhány fontos lépés van, amelyet egy találkozó tervező befejez a rendezvény előtt. Ez magában foglalja az alábbiak megerősítését:
- Esemény hangszórók
- Esemény A / V követelmények
- Az esemény résztvevői száma
- Fogadó szerepe és felelőssége
- Eseményanyagok igényei (többszörös ellenőrzés)
09 - Esemény beállítása
Ügyeljen arra, hogy időt hagyjon a BEO ütemezésében az esemény beállításához , és azt javasoljuk, hogy körülbelül két órával érkezzen az esemény előtt.
Tipp: ha a szeminárium reggelre van ütemezve, kérdezze meg a helyszín értékesítési kapcsolattartót, hogy engedélyezze a csoport számára az előző este beállítást (de ne hagyjon semmi értéket a nyilvános webhelyen).
Minden esemény anyagot, adományt, jelzést, megjelenítést, ajándékot, regisztrációs táblát , névjelvényt és többet fel kell készíteni az eseményre.
Figyelmeztetés: A hangszórók néha az előző este változtatják az előlapokat, és új előadásokat biztosítanak, amelyeket a rendezvény előtt 10 perccel fel kell adni a teljesítménypontnak.
10 - Esemény végrehajtása
Miután elkészítette, itt az ideje a szemináriumnak. Várják a következőket:
- Néhány résztvevő mindig korán érkezik.
- Néhány résztvevő későn érkezik.
- Gyakran van valami technikai hiba.