Hogyan változott az APEX kezdeményezés a vállalati rendezvények tervezésében?

Az eredeti push a kommunikáció szabványosításához az eseményiparban

A vállalati események és találkozók tervezőinek egyik leggyakoribb kérdése a szabványosított eseménytervezési szoftver, amely segíti az iparági szakemberek közötti kommunikációt és az általános hatékonyságot. Bár egy teljesen szabványosított és előírt rendszert vagy szoftvert még nem fogadtak el az egész iparágban, az egyezményi iparági tanács (CIC) olyan kezdeményezést indított el, amely példátlan irányt mutatott az eseménytervezők, az iparági szakemberek és végül az eseményszervező szoftverfejlesztők számára az egész országban amit APEX néven ismerünk.

A CIC Accepted Practices Exchange

Az APEX az "Elfogadott gyakorlatok cseréje" kifejezéssel foglalkozik, amelyet az Egyezményt foglalkoztató ipar (CIC) kezdeményezésére indítottak az egész találkozók, egyezmények és kiállítások iparának egyesítéséhez, az önkéntes szabványok kidolgozásához és megvalósításához az eseménytervezési szoftverekhez és egyéb eszközökhöz. Az önkéntes jellege ellenére az ágazat játékváltó volt.

Több mint 2500 iparági tag az Egyesült Államokban és Kanadában 60 városban vett részt gyakorlati megbeszéléseken, és 2001 óta több mint 350 iparági szakember vett részt gyakorlati önkéntesekként. Az együttműködés révén az APEX résztvevői az iparágban elfogadott amelyek meghatározzák az eseménytervező szoftverek és más eszközök szabványait. Ez a kezdeményezés végül az APEX eseménytervezési eszközeinek kialakításába kezdett, amely számos eseménytervező forrást tartalmaz és az új eseménytervező szoftver folyamatos fejlesztését.

APEX eszközök és erőforrások

2001-ben az APEX kezdeményezés az egyetlen iparági és kohéziós törekvés az eseménytervezési eszközökkel kapcsolatos szabványok kidolgozásához. Végül olyan eszközök, sablonok és bevált gyakorlatok kidolgozásához vezetett, amelyeket sok rendezvény-tervező még ma is használ valamilyen formában. Az összes erőforrás továbbra is rendelkezésre áll az interneten vagy letölthető Microsoft Word PDF formátumban.

Az eszközök mind elérhetők ingyen.

1. Az Online APEX Ipari Szószedet
   Ez az interaktív, online eszköz az átfogó referencia a terminológia, a zsargon és a rövidítések számára, amelyeket az ülés és az események iparában használnak. Nagyszerű erőforrást biztosít a kifejezések következetességének biztosítására, és továbbra is hasznos oktatási eszköznek bizonyul az új alkalmazottak számára.
2. Az ESG (Eseményspecifikációs Útmutató) sablon
   Rendezvény-tervezők, amelyeket a "folytatás" kifejezés használatához használnak a referencia-találkozókra vonatkozó előírásokhoz. Az ESG rövidítés (ami az esemény specifikációjának útmutatóját tartalmazza) az APEX elindítását követően ezt a kifejezést egy szabványosított eszközzel váltotta fel, amelyet teljes méretű események részletes leírása és részleteinek elkészítése és megosztása során használhat.
3. APEX ház és regisztráció
   Ezeket az elfogadott gyakorlatokat a teljes ház- és regisztrációs adatok összegyűjtésére, jelentésére és visszakeresésére fejlesztették ki találkozók, egyezmények és egyéb események céljából. Ez egyben erőforrásnak bizonyult a lakhatási kérdésekkel, mint például a lakásszolgáltatókkal, az internetes kérdésekkel, a nemzetközi lakhatással és a közzététellel.
4. A PER (esemény utáni jelentés) sablon
   A régi "történelem" jelentések, az esemény utáni jelentés vagy a PER még mindig az események és találkozók iparág által elfogadott formátuma a pontos és alapos eseményt követő események beszámolására, tárolására és megosztására minden típusú eseményekről (bár új verziók léteznek különböző programok).

1. Javaslatkérés (RFP) sablonok
   A CIC az APEX-küldöttekkel és a Globális Üzleti Utazási Szövetséggel (GBTA) közösen kiadott fehér könyvvel együtt olyan szabványos RFP formátumokat is kínál, amelyek a legfontosabb információkat és egyedi igényeket kielégítik a különböző RFP-igényekhez, többek között: audiovizuális, rendeltetési hely az alapkezelő társaság, a szolgáltatásnyújtó, az egyszemélyes létesítmény, a szállítás, a funkció ütemezése és a funkció kialakítása. Ezek a sablonok megkönnyítik a megfelelő információk megkeresését, a válaszok összehasonlítását és tájékozott döntéseket hozhatnak.

Eseménytervezési erőforrások és szoftverek

Az Egyezmény Ipari Tanácsának APEX kezdeményezésének célja az, hogy alapvetően megváltoztassa az események tervezőinek, beszállítóknak, vállalkozóknak és egyéb rendezvényszolgáltatóknak az értekezleteken és eseményeken keresztül az iparágak által közvetített szakembereket.

Az APEX, szabványosított irányelvei, legjobb gyakorlata és végül online eszközei és erőforrásai előtt a kommunikáció volt az elsődleges kihívás az ipar szakemberei számára.

Sokat változott a 2000-es évek eleje óta. Miközben az APEX és a célkitűzések ötlete már 1997-ben kezdődött, és a CIC elsősorban a 2000-2004-es koncepcionális szakaszra összpontosított 2004-ig és 2005-ig. Az APEX szabványainak és eszközeinek bevezetése óta sok más forrás és esemény tervezési szoftvereket fejlesztettek ki, de egyetlen hatóság sem utasította vissza a CIC-t az iparági szabványok előírásait illetően.