Legyen a főnök
A legtöbb esemény egy közös erőfeszítés több különböző részleg között, de a nap végén egy vezetőnek kell lennie, hogy felügyelje az egész produkciót. A csapat minden egyes tagja különös figyelmet fordít a sajátosságukra, és megértse határainak fontosságát. Azonosítsa magát, mint a projekttervet a projekt kezdetétől. Mutassa be munkatársainak az információáramlás fontosságát, és szemléltesse, mi történik, ha a protokollokat figyelmen kívül hagyják. Mivel senki sem akar felelősséget vállalni egy kérdés megteremtéséért, magyarázza meg a belső párbeszéd szabályait az első napon.
A bizottságok szervezése
A cél itt az, hogy olyan munkásokat párosítson, akiknek a felelőssége valamilyen módon metszi egymást. Például a marketing osztálynak ugyanabban a bizottságban kell lennie, mint az audiovizuális csapatnak, hogy biztosítsa az összes grafika és logó megfelelő megjelenítését. Olyan csapatok létrehozása, amelyeknek természetesen együtt kell működniük, kiküszöbölik a felesleges e-maileket, amelyek hajlamosak elveszni a keveredésben.
Válasszon ki egy kapcsolatot minden egyes bizottságból, hogy közölje velük a legújabb fejleményeket.
határidők
A határidők közzététele jóval előre csökkenteni fogja a stressz szintjét az érintettek számára. Megerősítheti a határidők értékét olyan folyamatábra létrehozásával, amely bemutatja, hogy az egyes bizottságok munkáját hogyan fogják felhasználni mindent össze.
Az alkalmazottak általában jobban reagálnak, amikor tudják, hogy egy másik részleg vár választ. Az információk megosztása átláthatóvá teszi a folyamatot, és a negatív cselekvések használata nélkül hangsúlyozza a felelősséget.
A vezetők tájékoztatása
Az egyik legnagyobb hiba, hogy megteheti, hogy a színfalak mögé dolgozzon, amíg készen áll arra, hogy ötleteit bemutassa a végrehajtó vezetőknek. Ritkán, ha valaha is, belépsz az irodájába, és elhagyja, anélkül, hogy megváltoztatnia kellene egy eseményt. Mentse ezt a frusztrációt úgy, hogy a tervezési folyamat során rendszeresen találkozik velük. Sokkal könnyebb változtatni a projekt közepén, szemben a kör végén.
Vegye fel a kapcsolatot az eladójával
Egy másik látszólag ártatlan hiba, amely előfordulhat, másodlagos kommunikáció a gyártókkal . Ez akkor történik, ha egy munkatárs kezdeményezi, hogy kapcsolatba lépjen egy eladóval, hogy megosszák a tervezési részleteket, amelyekről nem tudsz. Az oldalközi beszélgetések eredménye nagy hatással lehet arra, hogy az esemény hogyan jön össze. Az egyetlen módja ennek megakadályozására az, hogy korlátozza az eladóját a más alkalmazottaktól érkező megrendelések elfogadására. Talán azt gondolhatja, hogy először keménynek hangzik, de sokkal könnyebb lesz aludni, ha tudni fogja, hogy az összes információ áramlik rajtad.
Proaktív frissítések
Ahhoz, hogy egy esemény vezető tervezője legyen, meg kell osztania annyi információt, amennyit kap. Tartson egy fő tervdokumentumot, amely felvázolja az esemény részleteit, és minden tagjának heti frissítéseket küld. Tartsa kommunikációját rövid és pontosan. Azt szeretné, hogy mindenki olvassa el a jegyzeteket a heti e-mail frissítéseiben, de ha folyamatosan ugrálsz, akkor gyorsan elveszíted figyelmességedet.
Az események információáramlásának kezelése ugyanazokat az eljárásokat igényli, mint az osztályközi kommunikáció. Mindenkit tisztában kell tartania a felelősségeikkel, és fontos frissítéseket kell megosztania az érintett felekkel. A kritikus különbség az, hogy Ön a projekt vezérigazgatója. Az Ön feladata, hogy kezelje az összes részletet, és bejusson egy olyan közös jövőképbe, amely megfelel az egyes osztályok igényeinek.
A siker alapja annak biztosítása, hogy minden információ ugyanazon irányba áramoljon.