Ez egy olyan lecke, amelyet gyorsan helyszíni koordinátorként tanultam, és később kifejlesztettem a saját beállítási ellenőrzőlistámat, hogy az ügyfelek elégedettek maradjanak (és elfoglalják) a stresszteljes beállítási időszak alatt.
Készen vannak a kocsik
Az első dolog, amit az ügyfele kíván tenni, az, hogy csomagolja ki az összes eseményt a járművéből. Ez nehéz feladat lehet, különösen akkor, ha nehezen lehet navigálni a parkolóhelyet. Képzeld el, hogy valaki a nehéz helyeken lévő dobozokba lép be a helyszínre - mi az első dolog, amit keresni fognak? A válasz természetesen egy kocsi, vagy bármi, ami könnyebbé teszi a rakományukat, és jelentősen megkönnyíti a kieső munkát. Ha a helyszínen járnak a kocsik, akkor könnyű módja annak, hogy érezni érezze őket "megkönnyebbülve".
Készítse elő a regisztrációs táblázatokat
A legtöbb ügyfélnél a következő dolgok listája a regisztráció beállítása. Ez azt jelenti, hogy a helyszínnek jobbnak kell lennie az összes regisztrációs összetevő előtt, mielőtt megérkeznek.
Ez magában foglalja az összes asztalt, széket, elektromos és szegélylécet. A névcímkék és a bejelentkezési anyagok rendszerezése sok időt vesz igénybe az eseménytervezők számára, és nem kell várniuk arra, hogy ezeket az egyszerű dolgokat helyezze el, hogy elinduljanak.
Minden szobához tartozik asztal és ágynemű
Az asztalok és székek beállítása nyilvánvalóan egy kis időt vesz igénybe.
Remélhetőleg, ha egy korábbi eseményről érkezik, előzetesen megmondta az ügyfélnek, hogy mikor kell várni az összes szobai komponens beállítását. Ha az ügyfele belép egy szobába, ahol több tucat munkás rejtőzik asztalokhoz és székekhez, valószínűleg pánikba esnek. Ideális esetben a műveleti csapatnak mindent el kell látnia az asztalterítővel, hogy a tervezők megkezdhessék a középpontok, aukciós tárgyak stb. Elhelyezését.
Szerezd meg az összes jelzőt korán
Csak azért, mert az ólomtervező tudja, hogyan kell navigálni az épületben, nem jelenti azt, hogy a támogató személyzet nem. Mindenkinek sok mindent meg lehet menteni, ha frissítené az épületen belüli jelzéseket , amint a beállítási periódus megkezdődik. Ne feledje, hogy a virágkereskedőknek és a DJ-knek is tudniuk kell, hová kell menniük. Mindezek a dolgok, amelyeket az ügyféllel kell megnézni az eseménynap előtt, de szükségesek a nagy napra is.
A BEO és a számlák áttekintése
Ismételten valószínűleg többször is e-mailben küldtétek e dokumentumokat a rendezvény előtti napokba, de soha nem fog fájni, hogy utoljára felülvizsgálja őket. Annak ellenére, hogy a telepítési idő hektikus, 15 percet kell kitalálnia, hogy együtt nézhesse ezeket a dokumentumokat. A helyszíni koordinátoroknak csomagot kell készíteniük ügyfeleik számára, amely magában foglalja a BEO-t, a helyiség diagramot és a leendő számlát.
Nagyon kevés tapasztalt tervezõ fogja átélni a kritikai iratok felülvizsgálatának lehetõségét.
bemutatkozás
Győződjön meg róla, hogy a csapat kulcsfontosságú tagjait ügyfelei számára hivatalos bevezetésre vezeti. Ez a lista tartalmazza a vendéglátó menedzsert , a bankett kapitányt, a műveleti felügyelőt és az audio / vizuális koordinátort. Gondoljon az ügyfél nevére a csapat bevezetésekor - van-e olyan részlet, amelyet az igazgatósággal szemtől szembe kell nézni? A rövid beszélgetés elindítása hatékony módja annak, hogy kiemeljék, ki felel az egyes területekért.
Az események beállítási elemeinek rövid ellenőrzőlistája hosszú utat fog megtenni az ügyfelek érkezéskor való boldogulásához. A helyszín elsődleges képviselőjeként mindig mindig az ügyfelek számára adhatja meg mobiltelefonszámát abban az esetben, ha valami rosszul jár, amíg dolgozik az irodájában.
Ne felejtsd el, hogy frusztrálódnak, ha valamire van szükségük, de még inkább megzavarják, ha nem találnak senkit, hogy segítsen nekik!