Tüntesse fel a következő négy kategóriát:
- Tétel
- Tervezett ráfordítás
- Tényleges költség
- Részletek
Ezután kategorizálni és nyomon követni a költségeket.
Eseményházi költségvetés kezelése
A helyszíni bérleti költségeket. Ahogy maga az eseményt tervezi, és ahogy találkozik a helyszínen értékesítési vezetőjével, figyelje meg az esemény és a funkció helyének, a háztartásoknak, a poggyászkezelésnek és a kapcsolódó költségeknek az összes tervezett bérleti díját.
A vendéglátás költségének becslése. Ez magában foglalja az összes étel- és italfogyasztást, beleértve a tippeket és az ajándékokat is - ami akár 30% -ot is jelenthet.
Dokumentum szállítási díjak. Ez magában foglalja az átszállásokat, edzőket, eseményátutalásokat és a kapcsolódó költségeket.
Díjak hozzáadása. A legtöbb esemény magában foglalja a dekoráció költségeit, például a centerpieces, a florals, a sátrak bérleti díját stb.
Dokumentum szórakoztató és felszerelési díjak. Ebben a kategóriában a közös kiadások közé tartozik az A / V berendezés, de ez is jó hely a hangszórók honoráriumainak listájához, vagy ha szórakoztató személyeket tölt be.
Összefoglalja a nyomtatási díjakat. Számos tételes díj ténylegesen összeillik, hogy egy nagyobb költségű sor legyen. Ezek közé tartoznak a meghívók, a névjegyek, a programfüzetek, az eseményjelzések és a bannerek.
Ajándékok sor. Az egyik gyakori esemény az, hogy soha ne hagyja, hogy a vendég üres kézzel hagyjon el. Tehát bármilyen ajándékot vagy ajándékot adsz meg, külön nyomon követed a költségeket; akkor meglepődnéd, mennyibe kerül ez az elem.
Határozza meg a tevékenységek költségeit. Ha az esemény olyan tevékenységekkel jár, mint a golfozás, a tenisz, a gyógyfürdő, a rafting, a kerékpározás vagy egyéb tevékenységek, külön meg kell jegyezni ezeknek a díjaknak a költségeit. Tekintse meg a táblázatban szereplő összköltség összegzését és a lebontást.
Más kiadások befizetése. Ha egy költség nem tartozik a fenti kategóriák valamelyikébe, akkor itt felsorolja őket különféle költségként.
Adj magadnak egy készenléti alap kategóriát. Az esemény nagyságától vagy összetettségétől függően érdemes az események költségvetésének legfeljebb 20% -át megadni. A legjobb tervezés ellenére a díjak meghaladják a tervezett terveket olyan kiadásokkal, amelyeket soha nem gondolsz. Ez megóvja Önt abban, hogy minden alkalommal átkeresse a költségvetést.
Összegezze a tervezett költségeket. Ahogy építi az eseményprogramot, akkor jó prognózis lesz a teljes kiadásokról. Ez az az információ, amelyet megosztani fog az esemény kliensével, hogy megbizonyosodjon arról, hogy tudatában van az események költségvetésének, így később semmi meglepetés.
A tényleges kiadások összegzése. Ez történik az esemény befejezése után. Részösszegezze a számlákat a fenti 10 kategóriába, és dokumentálja a tényleges költségvetést. Ha rendkívül kedvező, akkor azonosítsa a tényleges költségvetés megtakarítását a tervezett költségkerethez képest, bizonyítva azt, hogy milyen értéket adott a szerephez.