A regisztráció az első kapcsolatfelvétel a vendégeivel, és a zökkenőmentes bejelentkezési folyamat magas szinten tartja az izgalom szintjét, és meghatározza a hangot egy nagy eseményhez. A flip oldalán egy rendezetlen és időigényes élmény elhagyhatja a tömegeket, egészen addig, amíg az eseményed el nem indul. Annyi lovaglás a regisztrációs asztalnál, akkor feltétlenül az első alkalommal szeretné megkapni. Kövesse ezt az alapvető ellenőrző listát, hogy jó kezdethez jusson.
A nagyobb jobb
Az egyszerű matematika azt mondja, hogy a nagy tömegek több embert igényelnek, ha hosszú sorokat akarunk elkerülni. Ajánlom, hogy egy-egy ügyintéző minden száz vendégre, és egy úszó minden kétszáz vendégre. Ami a tábla szükségességét illeti , vállaljon két résztvevőt egy nyolc lábas asztalnál, és adj hozzá egy további táblát a számításhoz az ellátáshoz és a munkaterülethez.
Maradj kapcsolatban
Nem szeretne futni a csarnokok között, amelyek áramforrást vagy internetkapcsolatot keresnek, ezért győződjön meg róla, hogy ezek a vonalak előre megyek asztalhoz. Azt is szeretné, hogy a laptop, akkor is, ha nem tervezi használni. Az online hozzáférés hasznos lehet, ha e-maileket kell ellenőriznie, vagy segítenie kell az elveszett vendégeknek a helyszínről való eljutáshoz. Végül, de nem utolsósorban, ellenőrizze a világítási helyzetet. Ha a folyosó halványan világít, akkor érdemes néhány asztali fényt felvenni, hogy segítsen olvasni a listákat.
Ne felejtse el az Office kellékeket
Minden tervezőnek rendelkeznie kell egy irodai kellékekkel, mint például szalaggal, ollóval és számos jelölővel ellátott kezelődobozban.
A csomagoláslistához tartozó egyéb fontos elemek tartalmaznak üres névjegyeket, táblázatszámokat és fenntartott jelzéseket, amelyek szükség szerint használhatók. Igen, a helyszíned hozzáférni fog a legtöbb ilyen dologhoz, de az időt és a frusztrációt, amit megtakarítasz melletted, megfizethetetlen.
Expedite Válaszok
A regisztrációs ritmus egyik legnagyobb zavaró tényezője az önkéntesek és a résztvevők egyszerű kérdéseinek búvárkodása.
Megakadályozhatja, hogy ezek a lekérdezések lassítsák a regisztrációs sávot egy súgótáblázat beállításával. Meg fogsz csodálkozni azon, hogy mennyire hatékonyabban tudnak bejelentkezni a táblázatban, amikor egy dedikált személy válaszol olyan kérdésekre, mint például "hol van a fürdőszoba?"
Maradj nyitott
Elengedhetetlen, hogy legalább egy személyt a regisztrációs táblán tartson az esemény teljes időtartama alatt. Nem szeretnél viszonylag kisebb problémát okozni a hógolyóba valami nagyobbra, mert senki nem volt a segítségére. Ez általában akkor következik be, ha a vendégeket máshol kell keresni, amikor a csapatát nem találja meg. Csak egy rosszul időzített fürdőszobai szünetet tart, hogy türelmetlen résztvevőt küldjön a konyhába, hogy salátát kérjen hagymával!
Tartsa barátait
Van néhány kapcsolattartási szám, amelyet jóval az esemény megkezdése előtt érdemes megtenni. Az első a helyszíni koordinátor mobilszáma. Nem lesz idő, hogy megpisztsuk az épületet, amikor a papírtörlők kifogynak a fürdőszobában, tehát ez a szám abszolút kötelező. Egy másik jó szám az élelmiszerekkel kapcsolatos kérdésekre a vendéglátás vezetője. Végül erősítse meg a rendőrség és a tűzoltóság legjobb segélyhívó számát. Néhány hotelnek van saját biztonsági személyzete, akik gyakran ezek a helyzetek a legjobb kapcsolattartók.
A regisztrációs tábláknak többet kell biztosítaniuk, mint csupán egy üdvözlő jele és névcímkéje. A vendégek szemszögéből képviselik a rendezvény ügyfélszolgálati központját. De ahhoz, hogy eleget tegyünk ennek a várakozásnak, fel kell készülnünk. Végtére is, ha a vendégek nem tudják ezt megelőzően regisztrálni, akkor a tervezési erőfeszítéseid hátralévő része észrevétlen marad.