Lépések a tökéletes rendezvény helyszínének megtalálásához
Feltéve, hogy már meghatározta a tervezett esemény típusát és annak célját, sok más tényezőt kell figyelembe venni, amikor elkezdi kiválasztani a helyszínt.
A következőkben ez az ütemterv segítséget nyújt a tökéletes rendezvényhely kiválasztásában.
Határozza meg a célközönséget és ismerje meg a vendéglistát
Ha rendezvénytervezést tervez, az egyik legfontosabb információ, amelyet meg kell tudnia, hogy ki lesz a vendége , és hányan várnak. Míg az esemény típusa biztosan tájékoztatja a helyszínválasztást, az eseménytér egyik legnagyobb korlátozó tényezője annak kapacitása. Győződjön meg róla, hogy legalább egy pontos becslést (lehet egy tartomány) a vendégek számáról, mivel ez azonnali hatást gyakorol a helyszínre. Fontolja meg a közönségét is. Győződjön meg róla, hogy a helyszín nemcsak az eseményt tükrözi, hanem a vendégek ízlését és elvárásait is tükrözi.
Az események azonosítása
Nézze meg a naptárat, mert az időzítés számos döntést befolyásol, beleértve a választott helyszínt. A vendéglista után a következő korlátozó tényező lesz az eseményed dátuma.
Attól függően, hogy milyen típusú eseményt tervezel, előfordulhat, hogy vagy rugalmasnak kell lennie a rendezvény dátumával, hogy megkapja a kívánt helyszínt, vagy rugalmas legyen a helyszínválasztással annak érdekében, hogy megkapja a kívánt dátumot. Meg kell kezdenie a helyszíntervezést, tudván, hogy hol vagy az ügyfél rugalmas.
Íme néhány kérdés:
- Mikor érkeznek a vendégek a menetrend alapján?
- Milyen helyszíneken van megfelelő és rendelkezésre álló hely az adott időkben?
- Mikor van a legjobb alkalom arra, hogy az irányító csapatod tartsa az eseményt?
Számolja ki a költségkeretét
Nyitott végű költségvetéssel bárki is nagyszerű eseményt tervezhet, és végtelen számú helyszínválasztást kínálhat. De több, mint valószínű, a pénzügyi források korlátozottak, és tudnia kell, hogy a pénzügyi korlátai kezdetét jelentik - még akkor is, ha az eseményköltségvetés egyszerű egy ballpark becslés vagy tartomány. Egy eseménytervező mindig nagyszerű tervet tervezhet egy ésszerű költségvetésen belül.
- A helyszínek megfelelnek a költségvetési paramétereknek az űr-, a műszaki és a vendéglátás költségeihez?
- Megkínáltál-e kedvező árat a szolgáltatásokért és bemutatta a szereped értékét?
- Engedélyezte a költségkeret rugalmasságát abban az esetben, ha sorban szereplő tételek meghaladják a tervet?
Határozza meg a különböző helyszíneket
Miután a vendéglista számai és az esetleges események időpontjai szűkültek, fontos azonosítani azokat a helyeket, ahol az esemény lebonyolítható. A szállodák és rendezvények, illetve konferenciaközpontok a vállalati rendezvények és esküvői rendezvények legnépszerűbb rendezvénytermei, de ezek nem az egyetlen lehetőség.
Ez az ideje kreatívnak lenni a gondolkodásban. Tekintsük a következő:
- A találkozó témáján alapul, hogy melyik három legjobb hely jut eszembe?
- Hol fogadják a vendégek a találkozót?
- Mi lesz a legkényelmesebb a vendégek számára?
- A hotelen kívül, milyen váratlan helyszínek növelhetik az RSVP-kamatot?
Keresse meg a helyes eseménytípus helyét
A választott helyszínnek megfelelő helynek kell lennie a tervezett esemény típusához. Táncparketten lesz az eseményed? Szüksége van egy PA rendszerre? Mi a helyzet a hangszóró dobogójával vagy a kivetítő képernyőjével? Milyen asztali beállításra van szüksége? Az ilyen jellegű kérdések figyelembe vétele mellett itt vannak a legnépszerűbb helyszíni tervezési kérdések, amelyek megkérdezik magukat:
- Megfelel-e az esemény helyszíne a program vagy az esemény különleges kritériumainak?
- Lehet-e a helyszín a termelés, a szórakozás, az A / V, a hang és egyéb technikai igények kielégítésére?
- A létesítmény állapota tükrözi a szervezetének magas színvonalát?
Fontolja meg a helyszín szolgáltatásait és korlátozásait
A helyes rendezvényhelyszín megtalálása mellett meg szeretné tekinteni a helyszín által kínált egyéb szolgáltatások típusát, és eldöntheti, hogy mennyire értékeli az eseményt. Egyes helyszíneken is megtalálható a kedvenc gyártói lista, ahonnan munkát kell keresnie, hogy megtalálja a szállítókat vagy beszállítókat más szolgáltatások számára. Más helyszínek korlátozzák a díszítést vagy egyéb szempontokat az eseményen. Néhány feltett kérdés:
- Rendelkezik-e ez a hely jó parkolási lehetőséggel vagy szobaszervizzel?
- Ez a hely biztosítja a biztonságot?
- Ez a helyszín további szolgáltatásokat kínál, mint a vendéglátás, virágdíszek, ágynemű és asztalkölcsönzés stb.
- Van ez a helyszínen egy felépítés és a legénység tisztítása?
- Ez a hely korlátozza, hogy másokkal együtt dolgozik?
- Van ezen a helyszínen élelmiszerek és italok minimuma?
Fontolja meg a helyszín hírnevét
A helyszín reprezentációja a szolgáltatás szempontjából kritikus. Ez gyakran a különbség a jó esemény megtartása és a nagy esemény létrehozása között. Mindig emlékezni fog arra, ahogy a helyszín kezeli létesítményeit, személyzetét és ügyfeleit. Ahhoz, hogy megértsük a helyszín hírnevét, fontold meg ezeket a kérdéseket:
- Mi a konferencia menedzser, a vendéglátás vezetője vagy a vezető szakács birtoklása?
- A vezetés kezelni fogja Önt, mint egy VIP-ügyfelet, vagy csak mint egy több programot?
- Mennyire rugalmas a helyszín, amely hajlandó kiterjeszteni Önt?
- Van-e beszámolója vagy véleménye?
- Rendelkezik-e a helyszín az Önhöz hasonló eseményekről?
Helyszíni látogatás ütemezése
Ha a logisztika és az idő mindenképpen megakadályozzák, minden eseménytervezőnek helyszíni vizsgálatot kell végeznie, mielőtt bármilyen helyszínt megtennének. A képek rendkívül hasznosak lehetnek, de sok szempontból csak személyesen értékelhető. Kérjen egy turnét a helyszínre, beleértve mindent a parkolóról a bejáratig és az eseményteretől a fürdőszobákig. Örülök, hogy tette!
Az ügyfélbeállítások beépítése
A nap végén az eseménytervezőknek be kell mutatniuk helyszíni ajánlásaikat az ügyfelüknek (függetlenül attól, hogy ez egy belső ügyfél, mint a vállalat vezetői vagy menedzsmentje vagy külső kliense), és jóváhagyásokat szerezzen. Az egyetlen kérdés, amellyel az ügyfelet a helyszín tervezésének fázisában kérdezem meg, az ügyfél elfogadja-e az ajánlataimat? Annak érdekében, hogy bizalmasan válaszolhasson erre a kérdésre, gondoskodnia kell arról, hogy az ügyfelek elvárásait és preferenciáit az elejétől kezdve értse.