Milyen nyilvános eseménytervezők tanulhatnak Chicago városából?
A nemzetek városaiban működő szomszédságügyi szervezetek különleges nyilvános és közösségi rendezvényeket szerveznek, mint például a szabadtéri fesztiválok, az utcai vásárok és a karneválok. Sok ilyen nyilvános esemény - különösen a sikeres - válik a várható ünnepek és néha a büszkeség a hosting közösség számára. Bár az eseménytervezés és a végrehajtás olyan aspektusai vannak, amelyek az esküvőkről a vállalati konferenciákig mindenféle eseményen oszlanak meg, a nyilvános események általában saját igényeik és kihívásai vannak. Az egyedülálló nyilvános rendezvény-tervezési tényezők egyikeként a kormányzati szervekkel dolgozik és megkapja az engedélyt.
Néha a legjobb módja annak, hogy megtanulják, csak ugorj be. Máskor érdemes megtanulni mások tanulságait és tapasztalatait. Ebben az esetben Chicago-ból tanulhatunk. A város polgármesteri hivatala különleges események forráskalauzát és külön esemény engedélyezési csomagját létrehozta , amely gyakorlati ötleteket tartalmaz, amelyeket más városok szeretnének beépíteni közösségi eseményeikbe. Íme a legjobb tippek a sikeres közösségi események tervezéséhez a mesterektől.
01 - Formális alkalmazási folyamat
Chicagóban az önkormányzati kód olyan szervezeteket igényel, amelyek egy közösségi eseményt kívánnak elnyerni egy olyan hivatalos alkalmazás benyújtására, amely bizonyos rendezvényekre vonatkozó iránymutatásokat fogad el, például:
- A beiratkozás díja nem vehető igénybe (adományösszeg megadása)
- Az élelmiszer- forgalmazóknak engedéllyel kell rendelkezniük, és rendelkezniük kell tanúsítással
- A likőrök licenccel rendelkeznek (csak sör és bor)
- Az áruforgalmazóknak engedéllyel kell rendelkezniük
- A Chicagói Átkelő Hatóságot értesíteni kell
A hivatalos és a közösség különleges rendezvényeinek hivatalos pályázati folyamata csökkentheti a munkaterhelést és egyszerűsítheti a jóváhagyásokat, ami mindenki számára előnyös.
02 - Különleges esemény engedély megkövetelése
Az esemény bejelentési folyamatán kívül Chicago városának meg kell követelnie, hogy a szervezők speciális esemény engedélykérelmet nyújtsanak be, amely saját követelményeket hordoz magában, mint például:
- A jelentkezést legkésőbb az esemény előtt legalább 45 napig kell benyújtani
- A pályázatokat hitelesíteni kell
- A szervezőknek biztosítaniuk kell a kereskedelmi felelősség általános felelősségvállalásáért járó 1 millió dolláros biztosítási bizonyítványt, amely a chicagói várost kiegészítő biztosításként jelöli meg
Miközben először úgy tűnhet, hogy Chicagó egyszerűen csak nagyon sok bürokratikus keretet hoz létre ahhoz, hogy átugorjon a közösségi eseményekről, anélkül, hogy túlságosan nehéz lenne az alkalmazások alkalmazása, a város biztosította, hogy minden nyilvános esemény megfeleljen a követelményeknek amelyek a biztonságra vonatkoznak.
03 - Eseménytérkép kérése engedélyezési alkalmazással
Egy különleges esemény engedélyezési kérelem részeként a szervezőknek be kell nyújtaniuk egy esemény térképet, amely meghatározza az utcai bezárási területeket és az útvonaltervet. Figyelembe kell vennie a közparkot, a közlekedést és a tűzoltó helyet. A kitérő tábláknak és a barikádoknak meg kell felelniük a városi követelményeknek, és a szervezőknek meg kell szerezniük ezeket az árukat közvetlenül. Az engedély kiadásakor az alábbi elemeket kell figyelembe venni:
- Közbiztonság
- Egy másik esemény közelségének a környezete egy időben
- Előzetes engedély kiadása egy másik eseményre ugyanazon a térképen
04 - A sátrak és a tetőtéri engedélyek megkövetelése
Chicagóban a nyilvános helyszíneken 240 négyzetmétert meghaladó sátrak vagy előtetők engedélyezik a város engedélyeit. Ha nagyobb, mint 600 négyzetméter, akkor a rajzokat engedéllyel rendelkező építész vagy szerkezeti mérnök bélyegzi, és kilépési és vészhelyzeti terveket is tartalmaznia kell. Ha a méret meghaladja a négyzetméter négyzetmétert, az engedélykérelmet a szerkezet felépítéséért felelős társaságnak kell benyújtania. Ez a folyamat biztosítja a biztonsági intézkedéseket komolyan.
05 - A közbiztonsági tisztviselőkkel való partnerség megkövetelése
A Chicagói különleges eseményeknek mind a rendőrség, mind a tűzoltók részéről be kell vonniuk. A szervezőknek találkozniuk kell a rendőri parancsnokgal (és / vagy annak képviselőjével), hogy foglalkozzanak az olyan kérdésekkel, mint a sürgősségi járművek forgalmi sávja, biztonsági tervek és az eseményen kijelölt parancsnokság. A szervezőknek egy személyt kell kijelölniük, aki a rendőrség, a tűzoltóság, az utcák és a higiéniai részlegek, a különleges események hivatala stb. Segít abban, hogy egy jól képzett és tapasztalt személy legyen a csapatodban, amely az összes közigazgatási szerv koordinációs pontjaként szolgál.
06 - Adjon tűzbiztonsági kódot ellenőrző listát
A Chicagóban megrendezett fesztivál és szabadtéri rendezvényszervezők ellenőrzőlistát kapnak, és bizonyos tűzvédelmi előírásoknak való megfeleléshez szükségesek, többek között:
- A sátrakat tűzálló anyagból kell készíteni (tanúsítás szükséges)
- Minden egyes fülkében tűzoltó készülékek szükségesek
- Az ideiglenes üléssorok 5-14 fős (legfeljebb)
- Az ideiglenes ülőfeljáróknak legalább 36 hüvelyknek kell lenniük
- A tűzveszélyes folyadékokat nem szabad sátorban, lombkoronában vagy fülkében tárolni
- A szemetet nem szabad felhalmozni
- Az elektromos vezetékeket le kell ragasztani, és több kimenet ajánlott
- Javasoljuk a sürgősségi járművekhez használt tűzoltó pályákat (10 láb hosszúságú tűzsáv)
- Alapvető CPR és elsősegély-tanfolyamok ajánlottak az alkalmazottak számára
Tapasztalt vagy új nyilvános rendezvénytervezők egyaránt értékelik a jó ellenőrzőlistát.
07 - A biztonságos élelmiszerkezelési gyakorlatok biztosítása
Chicagó városa azt követeli meg, hogy az eladók az Egészségügyi Minisztériumban részt vegyenek egy osztályon, mielőtt bármilyen pályázatot benyújtanának. Továbbá, az értékesítőknek egy nyári fesztivál higiéniai képzést és tanúsítást kell szerezniük (az Illinois Restaurant Association által kínált). Az egészségügyi tisztviselő, aki meghatározza, hogy az eladó egy működési engedéllyel rendelkezik-e, fenntartja a hatóság bármikor felfüggesztését.
A város felvázolja az élelmiszerek, konténerek, címkék, élelmiszer-védelem, személyi higiénia, élelmiszer-berendezések, hulladék, fülke-építés és mérgező anyagok részletes szabályait. Szükséges továbbá, hogy a szállítók részt vegyenek egy kötelező higiéniai szemináriumon.
Kapcsolódó jegyzőkönyvi esemény esetén az alkoholtartalom-engedély (ek) 20 nappal az esemény előtt be kell érkezni.
08 - Tervet kell készíteni a szerződő városi szolgáltatások számára
A közszolgáltatóknak vagy magánvállalkozóknak különféle szolgáltatásokat kell felvenniük, ideértve a parkolási táblák kiküldését, barikádok, vontatás, dob dobok, újrahasznosító dobok, bélések, söprés, hulladékgyűjtés, elektromos szolgáltatások és / vagy hangberendezések biztosítását. Chicagóban a Streets és Sanitation Department működik, hogy ilyen szolgáltatásokat nyújtson a szakértelem alapján tervezett órabérben.
Emellett újrahasznosítási programra van szükség a chicagói különleges esemény engedélyezési csomag részeként. A zöld események népszerűségének növekedésével ez nem rossz ötlet!
09 - Állati engedélyek megkövetelése
Ha az állatok bármilyen módon részt vesznek a rendezvényen, Chicagó városa megköveteli, hogy a rendezvényen jelenlévő helyi állatorvos nevét a rendezvény bejelentésével együtt be kell nyújtani. Ez a személy felelős lesz minden beteg vagy sérült állat biztosításáért. Az állatok gondozásával és ellenőrzésével foglalkozó bizottság az állatokat az állami tevékenységekben való használatuk előtt is megvizsgálhatja.
10 - Az eseményjelzések és promóciók kezelése
A Chicagóban megrendezett nyilvános rendezvényszervezők lehetőséget kapnak arra, hogy további események expozícióját könnyű pole bannerekkel is megkapják. Természetesen a város kezeli ezeket a kéréseket, amelyek megkövetelik, hogy a szervezők teljesítsék a szalaghirdetési engedélyt, amely magában foglalja a javasolt bannergrafika másolatát, az esemény dátumát és a kérelem egyéb fontos elemeit. Az utca és a közegészségügy osztálya kezeli ezeket a kérdéseket.