Alapvető részletek készítése
Csakúgy, mint bármely üzleti projekt, az első lépés az, hogy megszervezze az összes információt, amit megtalál, és azonosítsa a legsürgősebb ügyeket.
Mielőtt elkezdené kiválasztani a helyszínt vagy felvenne egy hangszórót , ismernie kell az esemény alapvető paramétereit. Szinte lehetetlen beszélni a részletekkel és a költségeket egy harmadik félvel, amíg több részletet nem kapsz ki. Itt vannak a legfontosabb részletek, amelyeket meg kell határozni, mielőtt kapcsolatba lépne a külső gyártókkal.
Dátum
Minden a különleges esemény időpontja körül forog. Ideális esetben három potenciális időpontot szeretnénk szem előtt tartani, hogy összehasonlíthassuk a rendelkezésre állást és az árakat az egész fórumon. Próbálja meg a hét különböző napjait a maximális rugalmasság érdekében.
Időkeret
Még egy órányi különbség is hatással lehet a tervezésre, ezért meg kell adnia a várható időbeli kereteit. Például, 8-tól délelőtt 10-kor kezdődően, azt jelenti, hogy nem kell reggelizési költségkeretet felosztania.
Részvételi számok
Ez egy olyan részlet, amelyet gyakran túl széles körben becsülnek a produktív tárgyalásokhoz. Légy valósághű az Ön részvételi előmenetelével . Előzetesen megbeszéljük, hogy kik fogják meghívni, és tegyük a terveket egy táblázatra. A részvétel és a költségvetés közvetlenül korreláltak, ezért ne véletlenül találjátok meg, hogy hányan gondolják, hogy részt vesz.
Breakout Sessions
Egy vacsorára is csak egy bankett szobára lesz szükséged, de egy teljes körű konferencia valószínűleg további kitörési helyeket és kiállítási területet igényel. Még egyszer, akkor nem lesz képes mérni a költségeket, amíg nem határozza meg, hogy mennyi helyre van szüksége. Konferenciák esetében a legjobb megközelítés az, hogy tervezzenek egy átkozott útvonalat az első találkozón. Az ötletek megosztása és a papíron való összegyűjtése segít a következő tervezési döntések meghozatalában.
Költségvetés és költségek
Előfordulhat, hogy a helyszín és a vendéglátás költségeinek megismerése előtt nem lenne praktikus a költségvetés kidolgozása, de ez a munkamódszer egy referenciaértéket kínál Önnek az összes ajánlattevő javaslatának méréséhez. Kezdje a bevételi forrással. Mennyit kell fizetnie a részvételért? Felhívja a szponzorokat a költségek ellensúlyozására? Mit fog fizetni a kiállítók a részvételért? A bevételek végül diktálják a költségkeretét, ezért csak akkor van értelme megvédeni őket.
értékesítés
Miután megállapította bevételi forrásait, a következő lépés a marketingterv körvonalazása. Mi a legjobb módja a bevétel-termelők elérésének és bevonásának? Talán van egy listája a potenciális résztvevőkről, mint munkáltatóról vagy tagsági társulásról. Ez nyilvánvalóan hasznos lenne, de mi a helyzet a szponzorokkal és a kiállítókkal?
Ha több mint 20 kiállítót szeretne vonzani, akkor el kell érnie őket. A célzott marketingkampányok pénzt költenek, és ez csökkenti bevételeit.
Szállítás és szállás
A helyi konferencia működtetése tipikusan kiküszöböli a szállítással kapcsolatos aggályokat. Azonban még mindig foglalkoznia kell a hangszórókkal, a kiállítókkal és a különleges vendégekkel. Egyes szállodák kedvezményes árat biztosítanak a tárgyalóteremben, ha elég éjszakát foglal. Az egyetlen módja annak, hogy kihasználjuk ezt a lehetőséget, hogy előre megismerjük a szállás igényeit. Menj vissza a látogatottsági adatokon és kiválassza, hány vendég van a környéken kívül.
Most mindez valószínűleg úgy hangzik, mint egy csomó információ, hogy összegyűjtsék az első, és ez. De ne felejtsük el, hogy ezek a részletek a tervezési folyamatban minden mást érintenek.
Lehet, hogy kezdetben vonzódnak a több "elbűvölő" feladathoz, például a helyszíni látogatásokhoz és a menük tervezéséhez. Ne felejtsük el, hogy eljön az ideje. Most azonban összpontosítson a tényekre, hogy később hozhassa meg a legjobb döntéseket.