Hogyan növelhető a részvétel a szemináriumokon és üzleti eseményeken

by Rob Hard

Tippek a vállalati rendezvények részvételének növelésére

A legfontosabb lépés, hogy felülkerekedjenek a rendezvényen való részvétel hiánya vagy az RSVP-lista növelése miatt felmerülő félelmek, felismerni, hogy az emberek valóban élvezik a jól végrehajtott szemináriumok és más események résztvevői. Üzleti találkozókon való részvétel révén a résztvevő új esettanulmányok megszerzésére és kölcsönhatásba léphet a társaikkal és vezetőikkel. De a legsikeresebb találkozók túlmutatnak a sztárokkal kibontakozó vitákon és inspiráló bemutatókon; meleg, barátságos környezetet teremtenek mindenkinek, ami élvezetesebbé teszi őket. Így tervezhetsz egy kellemes üzleti eseményt, amely nagyszerű részvételt fog vonzani.

01 - Nagy napirend létrehozása

Miután a házigazdák megértették, hogy az emberek részt vesznek a rendezvényeken, fontos, hogy hozzon létre egy programot, amelyre érdemes részt venni. A napirendnek egyetlen témára kell koncentrálnia, hogy ne legyőzze a résztvevőket, hanem elegendő választékkal kell rendelkeznie a résztvevők érdeklődésének fenntartásához. Például a következő fél napos szeminárium-ütemterv figyelembe veszi a résztvevők igényeit az ételektől a szünetekig a bemutatókig:

8:00 érkezés és reggeli
8:45 Üdvözlő üzenet
9.00 órakor beszélő előadó
10:00 szünet
10:15 Panel vita
11:30 Záró megjegyzések

02 - Legyen érzékeny a naptár és az óra számára

A legjobb napirend ellenére az esemény résztvevői preferálják, hogy mikor akarnak részt venni ilyen programokban, és ha nem, Egyes szezonális iparágakban ez néha nem is lehet. Vegye figyelembe a következőket, amikor ütemezi az események dátumát és időpontját:

A résztvevők szívesen látják a szemináriumok menetrendjét
A résztvevők jobban szeretik a felértékelődési eseményeket a munka után
Kedden és csütörtökön népszerű találkozó nap
Kerülje el, ha lehetséges pénteken üléseket tartani
Kerülje az ülések ütemezését ünnepnapokon és az ünnepek előestéjén
Legyen érzékeny a rendezvényen résztvevők utazási igényeire

Ugyanolyan fontos, hogy jó hírnévre tett szert az időben történő megkezdéshez és időben történő befejezéshez - különösen az éves vagy ismétlődő eseményekhez.

03 - Egyedi és kényelmes hely meghatározása

A legtöbb üzleti találkozót a szállodákban tartják, és ez a helyszín önmagában nem olyan egyedülálló. Kiválaszthatja, hogy megtörje a formát és megtalálja a nagyszerű nem szállodai helyszínt, vagy felismerheti, hogy az összes szálloda nem egyenlő, és egy nagy szállodát talál. A lényeg az, hogy kiválasszon egy helyet, ahol a vendégek el akarnak menni. Végtére is, ők fognak kitérni a szokásaikat, és szeretnék élvezni az eseményt. Vegye figyelembe a következő tényezőket:

Válasszon olyan helyszínt, amely közel van a résztvevők többségéhez
Válasszon egy helyet, ahol a résztvevők élvezni fogják magukat
Válasszon egy olyan helyszínt, amelyet hasonló események elhelyezésével tapasztal

Ha további tippeket szeretne a helyszín kiválasztásában, győződjön meg róla, hogy az Eseménytervező Útmutatóját a Helyszíntervezéshez nézze meg.

04 - Megfelelõ vendéglista összeállítása

A sikeres értekezletekhez tartozik egy bizonyos téma vagy üzenet és célközönség az üzenet számára. Értékes egy olyan vendéglista összeállítása, amely magában foglalja a megfelelő résztvevőket, még akkor is, ha azok rangsorolása fontossági sorrendben van. Túl gyakran, a házigazdák csak a leendő vendégek mesteri listáját állítják össze, majd megnyitják a találkozót a tömegeknek. Ez csak akkor működik, ha a számok alapján próbál helyet tölteni.

Egy üzleti találkozó, konferencia vagy szeminárium nem tekinthető közvetlen mail erőfeszítéseknek, 1-3% -os RSVP-arányokkal. Jobban szeretem a coaching ügyfeleket a célzott résztvevők speciális listáinak létrehozására - akik szeretnék remélhetőleg részt venni az RSVP 50% -os vagy annál jobb aránya mellett.

A végső gondolat a résztvevőkről: Próbáljon meghívni a hasonló rangú és tapasztalattal rendelkező egyéneket az értekezletre.

05 - Meghívó, meghívás, meghívás!

Az egyik kulcsa annak, hogy nagyszerűen részt vegyen a rendezvényeden, azáltal hívja meg az embereket, és kövesse nyomon. Ez azt jelenti, hogy emlékeztetőket küldenek azoknak, akik nem válaszoltak és megerősítik azokat, akiknek van. Nem feltétlenül rossz ötlet az esemény előtti esemény emlékeztető elküldése a megerősített vendégek számára.

Fontos, hogy izgalmat hozzunk létre az esemény körül. A hagyományos nyomtatott meghívók megfelelőek, de normává válik, hogy az e-mailt, sőt a közösségi médiumot is figyelje a közönségtől függően. Próbálja ki ezt a megközelítést:

Tájékoztassa az eseményt azoknak a vendégeknek, akiket Ön vagy csapatuk személyesen ismersz a meghívások elküldése előtt.
Küldje el a dátumot a tervezési folyamat elején (papír vagy elektronikus).
Küldjön részletes meghívót, beleértve a napirend csúcspontjait (papír vagy elektronikus) RSVP kéréssel.
A részletes meghívó újból személyre szabott megjegyzéssel továbbítható személyes barátaival vagy ismerőseivel (elektronikus). *
Folytassák a megerősített vendégeket 1-2 nappal a tervezett esemény előtt (elektronikus vagy telefonon keresztül).

* Kiválaszthatja, hogy hivatalosan hívja a vendégeket, és meghívja a meghívót az eseményre.

06 - Ne alábecsülje a személyes meghívók erejét

A fizikai meghívó - akár nyomtatott, akár elektronikus - szép, de nem tekinthető a személyesen meghívott barátok, kollégák vagy ismerősök helyettesítésének helyére (hacsak természetesen nem tervez nagyszerű szimpóziumot vagy egyezményt 500 vagy több résztvevő). Ez az a lépés, ami sok házigazdát eredményez ... nem akarják felvenni a telefont, de ez jelentheti a különbséget a magas RSVP-k aránya (az alacsony nem-mutatós árak) és a kevesebb, mint az ideális kiderítés.

Egyes események esetében hasznos lehet megosztani ezt a felelősséget. Egy esemény vendéglista gyakran összeállítható a különböző személyek által fenntartott kapcsolattartókból, és a meghívottakkal szoros kapcsolatban álló egyének közvetlen meghívást nyújtanak saját vendégeiknek.

07 - Hírnév létrehozása kiváló programok megvalósításához

Mindenki jó konferenciákon és rossz konferenciákon vett részt. Ugyanez igaz a szemináriumokra és más elismerő eseményekre. Szerencsés az eseménytervezők számára, az emberek gyakrabban élvezik a találkozókat.

A legfontosabb itt segíteni ügyfeleidnek hírnevét a kiváló üzleti programok megvalósításában. Egyszerűnek tűnhet, ha valaki élvezte az utolsó eseményedet, valószínűbb, hogy részt vesz a jövőbeli programokban - és talán még barátot vagy kollégát is hozhat.

08 - Küldés utánkövetés és köszönöm a résztvevőket

Mivel az emberek részt vesznek a találkozókon, hogy új információkat gyűjtsenek, sok résztvevő értékelni fogja a további tájékoztatók és anyagok befogadását, amelyekre előadók és más szervezetek is hivatkozhatnak. A nyomon követés kiváló alkalom arra, hogy megosszuk az információkat, és köszönetet mondhassunk azoknak, akik részt vettek az eseményen.

A köszönöm megjegyzése és a kommunikáció nyomon követése olyan, amit sok szervezet gyakran figyelmen kívül hagy, de azok, akik nem élvezik az előnyöket.