A Party tervezői minden versenyzőnek tudniuk kell

by Rob Hard

A legjobb eseménytervezők a mai napig a divatos rendezvényhelyszíneken maradnak, a hotelektől az éttermekig . A legfontosabb, hogy jó, sőt barátságos munkakapcsolatokat létesítenek az értékesítési és vendéglátó- menedzsmenttel ezen a helyszíneken, mivel mindkettő segítséget nyújt egy esemény megállításában vagy megszüntetésében. Ezek a kapcsolatok értékesnek bizonyulnak majd a jövő eseményei számára is, és remélhetőleg megkönnyítik a kiváló munkát.

Ugyanígy minden eseménytervező (függetlenül attól, hogy egy szervezet találkozótervezőjeként dolgozik-e fel) egyéni üzleti hálózata legyen a megbízható eseményszolgáltatóknak és beszállítóknak, akik különféle eseményekre bérelhetők.

Ez a hálózat nem csak akkor fogja lecsökkenteni az idõt, ha szorgalmazza az ilyen vállalkozók keresését, de az eseménytervező megtanulta, hogyan kell együtt dolgozni ezekkel a cégekkel és magánszemélyekkel, hogy megkapja a legjobb szolgáltatást ügyfeleik számára. Végül a hálózatépítés rendkívül fontos az értekezletek és az események területén.

Amikor a referralokról van szó, a hálózat (vagy annak hiánya) jelentheti a különbséget a munka leszállása és a verseny meglátogatása között. Itt vannak az eseményszolgáltatások szállítói, beszállítói és vállalkozói, akiknek minden nagyszerű eseménytervezőnek rendelkeznie kell a hálózatukon.

01 - Destination Management Company (DMC)

A rendezvényszervező társaság (DMC) megjelenhet a felszínen, hogy versenytársa legyen egy helyi eseménytervezőnek, mivel összpontosít a helyi helyszínekkel és vendéglátással kapcsolatos kapcsolatok fenntartására, de valójában kiváló partnere lehet az eseménytervezőknek.

A városon kívüli vagy kívüli események tervezésénél a jó DMC válhat a legjobb barátod és a legközelebbi szövetségese. Kapcsolatuk és kiterjedt helyi ismereteik gyakran lefedik az eseménytervezés minden aspektusát. A DMC-ket rendszerint felajánlják, hogy segítsenek az offsite és az evening tevékenységek tervezésében és végrehajtásában.

02 - Kommunikációs tanácsadó

Hatalmas mennyiségű információt kell közölni az ügyfelekkel és a vendégekkel, de sok rendezvénytervező nem rendelkezik egyedülálló szakértelemmel ahhoz, hogy minden kommunikációs anyagot, például meghívókat, napirendeket, konferenciatermeket stb. Készítsen.

A kommunikációs tanácsadó segít létrehozni olyan sablonanyagokat, amelyek megfelelnek a megfelelő etikettnek és formátumoknak az egyes kommunikációs eszközök típusaihoz.

Az írókkal és a grafikusokkal való munkavégzés (vagy ezeknek a feladatoknak a közvetlen elvégzése), ez a személy gondoskodik arról, hogy az anyagok tartalmazzák az eseménytémát, az üzenetküldést és az ügyfél márkanév szabványait. Ők is segíthetnek a tényleges termelés és a nyomtatás ezen anyagok.

03 - írószer tervező

Az annál intimabb esemény, annál nagyobb a rugalmasság a papír alapú anyagok felhasználásával. A helyi vagy on-line irodaszer üzletekben hihetetlen lehetőségek állnak rendelkezésre, és a legtöbb papír ma tintasugaras nyomtatóval nyomtatható, ami költségmegtakarítást eredményezhet.

Próbáljon együttműködni a bolt tulajdonosaival. Őknek több száz stílust kell készíteniük közvetlenül a boltban (és szükség esetén rendelhetnek egyedi anyagokat). A papíráru tervező javaslatokat fogalmaz meg, és segít a szószedésnek és nyomtatni az anyagokat is.

Helyhez kötött Tipp: A klasszikusabb vagy hagyományos írószerek és meghívók mellett győződjön meg arról, hogy a készlet tartalmaz még más egyedi lehetőségeket is.

04 - Promóciós termékek forgalmazója

Minden rendezvény egyik szabálya, hogy soha ne hagyja, hogy a vendég üres kézzel menjen haza. Függetlenül attól, hogy kliens találkozót, szemináriumot, konferenciát, szakmai bemutatót, ösztönző utat vagy hasonlót tervezel, egy dolog továbbra is gyakori: a vendégeknek megfelelő ajándéktárgyat kell kapniuk és hazavinniük.

A promóciós termékekhez való kapcsolattartóknak hozzáférést kell biztosítani névjegyekhez, jegyzettömbökhöz, tollakhoz, ceruza-, ruházati cikkekhez, díjakhoz és minden más olyan tételhez, amelyet Ön vagy ügyfele érdekelhet azoknak, akik részt vesznek a programjában.

Ajándék Tipp: Mindig a legjobb választani ajándékokat, amelyek tükrözik a hosting cég képét / márkáját. Ha helyénvaló, lehet, hogy képes lesz arra, hogy bizonyos elemeket a cég vagy az egyesület logójával hozzon létre.

05 - Fotós

Ez egy olyan költségvetési tétel, amelyet sok ügyfél szeretne elkerülni, de egy nagyszerű fotós megragadja egy esemény vagy többnapos programok lényegét, és emlékezetet ad a vendégeknek. Ha néhány nagyszerű fotósod van a hálózatban, különösen értékes lehet, ha felbérelsz egy személyre szabott esemény, például esküvő megtervezésére.

A fényképésznek egy olyan erőforrás-hálózatot is meg kell tartania, mint a videotermelés, az A / V technikusok és más fotósok. A fotós, aki a marketing szakértelemmel kapcsolatos műszaki szakértelmet testesíti meg, az az, akit a hálózatában szeretne. Meg fogja érteni a művészet és az üzleti logikát minden eseményért.

06 - Magántulajdonos Caterer

Nem minden esemény kerül megrendezésre egy szállodában vagy étteremben, ahol a vendéglátás automatikusan biztosított. A belső találkozókat és rendezvényeket gyakran a maguk szervezetei tervezik, és a vendéglátás megrendelésre és szállításra kerül. A legkülönlegesebb rendezvényhelyszínek, mint például a művészeti galériák, a látványos épületek, vagy akár a gyönyörű parkok is igényelnek privát vendéglátást.

A vendéglátónak saját étterme, bankettje vagy boltja lehet. Amellett, hogy széles körű menüelemeket kínál, amelyek felkeltik az általános vagy etnikai étkezési élményeket, őnek fel kell kínálnia hihetetlen lehetőségeket reggelire, ebédre, szünetekre és / vagy vacsorára.

07 - Borbolt tulajdonosa / Sommelier

Az ételszolgáltató valószínűleg gondoskodik a rendezvény bár igényeiről, de az eseménytervezőnek saját okai lehetnek a bor szakértőjének bevonása a hálózatba.

Egy jó borbolt tulajdonosa leltárt (fogyasztás vagy elismerés ajándékok) adhat ki magánszemélyek közvetlen forrásaiként, de ami még fontosabb, ez a sommelier segíthet a bortervező borkülönbségének oktatásában.

Bor tipp: A hozzáadott bónuszért dolgozzon ki közvetlen kapcsolatot a borbolt tulajdonosaival, hogy a készleteket közvetlenül az ügyfelekhez szállítsa, és magában foglaljon egy személyes jegyzetet.

08 - Chocolatier

A borkereskedéshez hasonlóan egy nagy csokoládé valóban rendezheti az eseménytervezőt. Mindenki szereti a kézzel készített csokoládé kanálokat és szarvasgombákat.

Ha lehet, akkor működjön együtt egy helyi csokoládéval, aki minden friss alapanyagot használ, de sok ínyenc csokoládégyártó szállít közvetlenül az eseményre. A MarieBelle New York gyönyörűen bemutatott csokoládét hoz létre.

Csokoládé tippek: Ha igazán szeretne fantáziálni, akkor egy nagy csokoládé egy egyedi képet tartalmazhat a csokoládék tetején, vagy csokoládészobrát vagy középpontot hozhat létre. Nem rossz ötlet arra, hogy felkérje a kapcsolattartót, hogy tartsa meg a személyes üzleti kártyáit a boltban a személyre szabott kiszállításhoz az ügyfelek számára.

09 - Virágárus

A nagy virágrendszerek színt, kifinomultságot és illatot kölcsönöznek egy szobának. Számos esemény magában foglalja a virágrendezéseket az esemény dekorációjának részeként, mint pl. Asztali középpontok.

A jó virágüzlet különféle ötleteket kínál, amelyek a téma, a színek és a költségvetés témájához kapcsolódnak. Azt is elmondja, mely virágok fognak tartani a legjobban az esemény (pl. Kültéri események) és a szezon időtartamára és hőmérsékletére.

10 - Félkölcsönző beszállító

Habár a legtöbb helyszín közvetlenül kapcsolatot tart fenn a pihentető szolgáltató céggel, az eseményrendezők számára hasznos, ha saját kapcsolata van a megbízható társalgószolgáltatóval.

A nagyszerű esemény minden díszítéssel, ágyneművel, padlóval, világítással, audio / vizuális berendezéssel, étkészletekkel, üvegárukkal, kellékekkel, sátrakkal stb. Tartalmazhat. A jó party-kölcsönző cég mindezt kínálja. A pártkölcsönző is nagyszerű erőforrás lehet, amely segíteni fogja az események témájának támogatásához szükséges legjobb ötleteket.

11 - Egyezményi és Látogatói Iroda (CVB)

Az egyezményes és látogatói iroda (CVB) értékes információt nyújt az esemény rendeltetési helyéről, szolgáltatásairól és létesítményeiről. A CVB időt és energiát takarít meg bármely találkozó tervező számára, amikor a helyi szolgáltatások kutatására van szüksége. Egyes CVB-k még online eszközöket is kínálnak a tervezőknek, hogy információt kérjenek a részt vevő szállodáktól és egyéb szolgáltatásoktól és helyszínekről.

A CVB felelős a helyi rendeltetési hely népszerűsítéséért, és általánosságban tájékoztatást ad a rendeltetési hely történelméről és egyedi jellemzőiről. Az eseménytervezőknek a helyi utazásról és idegenforgalomról szóló részletes információkért egy erőforrásként ki kell jutniuk a CVB-hez és munkatársaihoz.