Vannak olyan változók, amelyeket figyelembe kell venni a kiválasztás során. Ezek közé tartozik a rendezvény célja, az a költségvetés, amellyel dolgozik, a külsõ bérlet oka és a rendelkezésre álló pályázók, és szerencsére vannak olyan kiváló erõforrások, amelyek segítségével a vállalatok a legjobb eseménytervezõt vagy gyártót választani tudják. segítenek létrehozni céges rendezvényüket.
Használja a következő útmutatót, hogy segítsen meghatározni, hogy szükség van-e egy eseménytervezőre a következő vállalati eseményhez, és ha igen, hogyan kell kiválasztani a legjobb jelöltet a munkához.
Határozza meg az esemény célját és szükségét az eseménytervezőre
A legtöbb ember úgy gondolja, hogy egy külső eseménytervező vagy vendéglátó egység bérbeadása az esemény költségkeretének meghatározásával kezdődik, de az igazság az, hogy fontosabb, ha meg kell határozni, hogy miért akarsz először rendezni egy eseményt. Mielőtt egy olyan külső vagy belső erőforráshoz jutna, aki segít az adott esemény megtervezésében, szeretné megoszthatja az esemény fontos céljait. Válaszolj kérdéseidre, hogy ki, mi, mikor, mikor, miért és milyen módon lesz elég idő a későbbi módosításokra.
Miután meghatározta a célokat, néhány világos elképzelés fog megjelenni arról, hogy milyen témát és üzenetet szeretne közölni az eseményen, de ami a legfontosabb, akkor meg kívánja határozni, milyen tevékenységeket és szolgáltatásokat igényel a külső erőforrás kezeléséhez az Ön nevében.
Meg fogja határozni, hogy milyen költségvetéssel rendelkezik a tervező számára, és ha segít kiválasztani a helyszínt, felépíteni a menüket és javaslatokat tenni az ételekre és italokra vonatkozó lehetőségekről, a forrás-szórakoztatókról és a szórakozásról, legyen helyszíni a napi termelési igényekhez, és / vagy segítsen létrehozni a fontos kommunikációs dokumentumokat, például a meghívókat és a vendéglistát.
Ha Ön egyedül tervezi az eseményt, és még mindig hiányzik ezek az igények, akkor esélye van arra, hogy felajánl egy eseménytervet a feladatok és felelősségek kezelésére.
Helyi források használata a minősített eseménytervező létrehozásához
Gyakran az emberek úgy gondolják, hogy a szóbeszéd a legjobb módja annak, hogy felvenni egy eseménytervet évfordulójukra, reggeli üzleti találkozójukra, hétvégén visszavonulásra vagy más típusú eseményre, és bár ez biztosan segít, ez valószínűleg nem a leghatékonyabb megközelítés.
Ha megpróbálod megtalálni a legjobb eseménytervezőt az ügyedben, akkor a legjobb, ha olyan embert kutatsz, aki tapasztalt és jó hírnevet szerzett az eseménytervezők közösségében. A szóbeszéd lehetőséget ad arra, hogy könnyű legyen az értékesítés olyan tervezők számára, akik új ügyfeleket akarnak találni, de a szakértői ismeretek nagyon hatékonyak.
Függetlenül attól, hogy ez egy társadalmi esemény vagy egy vállalati találkozó, általánosságban elmondható, hogy egy rendezvényszervező vagy vendéglátó-ipari bérlet szabályai ugyanazok maradnak: szeretnél felvenni valakit, aki szakértelemmel rendelkezik az eseménytípus létrehozásában.
Tekintse meg a szakmai tagsági csoportok fejezeteit, vagy nézze meg a Meeting Professionals International, a Nemzetközi Speciális Események Társasága, a Vendéglátóipari Vezetők Országos Szövetsége nemzeti vagy helyi fejezetét.
Az is fontos, hogy megtudja, ki publikál cikkeket az iparukban.
Ha szeretné tudni, hogy ki hírneves szolgáltatásokat vagy szakértelmet nyújt egy adott piacon, akkor nézze meg a helyi egyezményt és a látogatóirodát, mivel sok rendezvényszervező aktív tagja, valamint kapcsolatot tart fenn a helyi kereskedelmi kamarákkal; egy másik módja a forráskutatóknak, hogy elérjék a szállodai egyezmény értékesítési osztályát - megosztják magukkal, akikben megbíznak.
Interjúk és a jelentkezőkkel kapcsolatos események megbeszélése
A legtöbb esemény tervezõi szívesen hallgatják az Ön konkrét eseményét, de röviden tájékoztatják róluk a részleteket, és elsõsorban az elsõ körben folytatott interjúk szakértelmére összpontosítanak, mely idõ alatt csökkentené a pályázók számát három legerősebb pályázó.
Ezután fel kell kérnie az egyes eseménytervezőket vagy cégüket, hogy osszák meg üzleti tevékenységüket, tapasztalataikat a múltbeli eseményekkel kapcsolatban, és hogyan tervezik a váratlan eseményeket, figyelmesen figyelemmel a kérelmező válasza módjára és az esetleges utólagos kérdésekre az Ön cégére, az eseményre vagy céljaira.
A jó tervezők eljutnak egy beszélgetésbe, hogy megtudják az esemény általános céljait, időzítését, költségvetését, vendég számát és személyes preferenciáit. A jó tervezők kérdéseket tesznek fel kérdéseire a szervezeteddel kapcsolatban, és megismerhetik a célokat és az adott eseményt - nézze meg ezeket a jeleket, amikor megkérdezi, hogy megtalálják a jelölteket, akik kiemelkednek a többiek közül.
Bár az első interjúk során nem mindig lehet személyesen találkozni valakivel, különösen ha a programja a városon kívülre kerül, ez kritikus lépés lehet a megfelelő tervező vagy gyártó kiválasztásában az esemény és a cég számára.
A személyes megbeszélések a tervező szakértelme és tapasztalata felett betekintést nyújtanak a vállalatnál dolgozó csapatához, amely segíteni fogja az esemény létrejöttét - választani szeretne egy olyan jelöltet, aki nemcsak nagyszerű eredményeket ért el minőségi eseményeket produkál, hanem az is, aki a csapatával együtt jár.
Szorítás lefelé lehetőségek és kiválasztás
Nem elég jó ahhoz, hogy menjen a bélrendszerbe, a barátainak vagy akár kollégáinak és munkatársainak, vagy a személyes találkozó önmagáért - ez a te eseményed, és a neved és a jó hírneve hozzá fog járni - akkor meg kell vizsgálnia a jelentkezők referenciáit is. Feltétlenül kérdezze meg az ügyfelek nevét, hogy a jelöltek korábban dolgozott, de ássa be minden tervező történetét olyan események megtalálásához, amiket nem említett. Talán kiderítheti, hogy néhány eseményt egy bizonyos ügyféllel nem folytathatja újra.
Miután ellenőrizte, hogy a jelölt jól működik-e a cégével, bizonyítja a szakterületen szerzett tapasztalatokat, és nagyon jól tudja megérteni az eseményt, amelyet szeretne előállítani vele, itt az ideje, hogy szűkítse le a kiválasztását és figyelj rá ötleteit az eseményről. A célok és ötletek alapján egy jó eseménytervező bemutat egy olyan tervet, amely segít a téma elérésében - ha egy privát est és vacsora egy intim embercsoport számára, a tervezőnek olyan ötletekkel kell eljönnie, amelyek számos a program részletei.
Ezen a ponton az eseménytervezőnek olyan ötletekkel kell bemutatnia Önt, amelyek alapján úgy érezheti magát, mintha bevették volna a költségvetését, és megduplázta az értékét. Nyilvánvalónak kell lennie abban, ahogyan felbukkanják az eseményük jövőképét.
A költségkeret összehasonlítása az eseménytervezővel
Az eseménycélok alapján meg lehet állapítani az általános értelemben, hogy mennyibe fog kerülni a program különböző elemei számára, amelyek a befogadott esemény típusától és az általa tartalmazott adatoktól függően változnak. Sok ember, aki először szervez egy rendezvényt, hajlamos a csapdába esni abban, hogy egy pezsgős eseményt tervezzen egy sör költségvetésén, ezért sokan fordulnak segítségért a rendezvény tervezőjéhez.
Az ideális jelölt megteszi, hogy milyen költségvetéssel jeleníti meg őket, és valami varázslatosnak tekinti, de ezek az ötletek áron megynek, és fontos, hogy kérje a tervezőt, hogy fedezze fel az összes költségét és potenciális forrását, hogy ezek a díjak fedezik és beillesztik a teljes költségvetésbe - az eseménytervező díja a tervezőtől a tervező vagy rendezvénytársaságtól az eseménycégig változó.
A rendezvény természetétől függően felkérést kap arra, hogy betéteket, papírmunkákat és szerződéseket nyújtson az eseménytervezőnek és az általuk kínált rendezvényhelyszíneknek és szolgáltatásoknak. Ez egy teljesen elfogadható módja az üzleti ügyek kezelésének, de a legjobb tanács ezen a ponton az, hogy szakmai tanácsokat kérjen, és soha ne írjon alá szerződést, amelyet a saját jogi tanácsadója még nem vizsgált, különösen olyan magánszemélyeknél, akiknek nincs egy nagyvállalat ugyanazon erőforrásait.
Maradj a terveződdel, és felkészülsz a tűzre és a Rehire-re
A legtöbb rossz történet, amelyek történnek az eseménytervezéssel kapcsolatban, általában a nyomon követés hiányának eredménye. Az eseménytervezés megkívánja a logisztika hatékony összehangolását, és a harmadik félnek való elhalasztás visszavághat, ha a bérelt rendezvénytervező nem felel meg teljesen a vállalat céljainak és célkitűzéseinek.
Ezért bérbeadási vezetőnek szorosan együtt kell működnie a tervezővel vagy a gyártóval annak biztosítása érdekében, hogy a termelés minden eleme akadálytalanul kijusson - a helyszínek és a szállítók készen állnak arra, hogy biztosítsák a kifizetéseket minden egyes eladó előtt és után. Nem azt jelenti, hogy a legtöbb eseménytervező nem teljesíti az ígért szolgáltatásokat; egyszerűen azt jelenti, hogy meg kell győződnie arról, hogy a logisztika megerősítést nyert.
Ha minden megy a tervek szerint, akkor lesz egy sikeres esemény és egy kiváló eseményfejlesztő erőforrás a jövő számára, de ha a tervezési folyamat nem működik megfelelően az írásban elfogadott szolgáltatások számára, akkor fontos megvizsgálni, hogy a projekt jó illeszkedés a tervezőhöz.
Bár ésszerű, hogy türelmes és a logisztikával és esetleges félreértésekkel járjatok útközben, ha nem kapja meg a kívánt szolgáltatásokat, akkor készen kell álljon arra, hogy komoly megbeszéléseket folytasson. Ha készen kell állnia, készen kell állnia arra, hogy rossz tervezőt indítson, és mindenkor tartalék opcióval rendelkezzen.