Mit kell tudni, hogy elkerülje az ügyfelek zavartságát?
Ugyanilyen frusztráló az olyan tapasztalt szakemberek számára, akiknek az ügyfelekkel szembesülnek, akik félreértik a kínált szolgáltatásokat.
Az esemény-menedzsmentet és az "eseménytervezést" gyakran egymással felcserélhetõvé teszik, annak ellenére, hogy két nagyon különbözõ dologról van szó. Egyszerűen, a tervezés és az irányítás nem ugyanaz. Míg e két funkció készségei átfedik egymást, két különálló funkciójuk van. Problémákat okoz azok számára, akik ügyfelekkel foglalkoznak, akik tévesen azt gondolják, hogy eseményszervezőre van szükségük, amikor szükségük van egy eseménytervezőre. És azon ügyfelek számára, akik úgy érzik, hogy minden eseménykezelő kezeli az események tervezését is. Tehát tisztázzuk a zavart, mert fontos, hogy Ön és ügyfelei ugyanazt a megértést kapják.
Esemény tervezés
Kezdjük az események tervezésével . A kulcsfontosságú operatív szó itt tervez . Minden esemény - a menyasszonyi zuhanyoktól a mérföldkőhöz való születésnapi ünnepségekig nagy vállalati összejövetelekig - egyfajta tervvel kezdődik.
Az eseményekkel kapcsolatos ötletek, témák, a kívánatos dátumok és a költségvetési iránymutatásokkal kapcsolatos kezdeti megbeszélések mind része az eseménytervezés folyamatának.
Az eseménytervezés a kezdetektől kezdődik, a koncepció nagyon korai szakaszától kezdve egészen a tényleges eseményig. És őszintén szólva, néhány héttel az esemény után, amikor az eseménytervezők lezárják a részleteket és kezelik a nyomon követett elemeket.
Az eseménytervezés magában foglalja az ügyféllel való szoros együttműködést olyan esemény megtervezéséhez, amely tükrözi az ügyfél találkozásának vízióját és megfelel az esemény céljainak. Azok az ügyfelek, akik egy eseménytervezőt bérelnek, bérelnek valakit, hogy tervezzenek minden eseményt, beleértve a kapcsolódó részleteket és cselekvési elemeket, és hogy az esemény egészen a befejezésig megismerkedjen.
Az eseménytervezés felelősségei közé tartozhat, de nem korlátozódik ezekre:
- az esemény általános témájának kiválasztása
- költségvetés kidolgozása
- helyszín kiválasztása
- szállodai szerződések tárgyalására
- külső szállítók felvétele
- a menü tervezése
- vendéglátó-ipari kölcsönzés
- vendég hangszórók vagy szórakoztatás szervezése
- a szállítás koordinálása
- a színséma kiválasztása
- meghívók fejlesztése
Az eseménytervezés minden, ami egy esemény összeállítását jelenti. Ez a funkció az eseménykezelés nagyobb esernyője alá tartozik.
Eseménykezelés
Az események minden fajtája számos olyan darabból áll, amelyek úgy illeszkednek össze, mint a puzzle darabjai. Mindezek a darabok végül összejönnek egy esemény létrehozása érdekében. A sikeres események mindegyike kapcsolatban áll a megfelelő időben és a megfelelő helyen, zökkenőmentesen, hatékonyan és a terv szerint. Ezt a folyamatot eseménykezelésnek hívják. Egyszerűen szólva maga az esemény projektmenedzsmentje.
Az eseménykezelés magában foglalja az esemény minden egyes összetevőjének létrehozását, koordinálását és kezelését, valamint az egyes szempontokért felelős emberek csapatait. Az eseménykezelés néhány aspektusa magában foglalhatja, de nem kizárólagosan:
- egy esemény helyszínének fenntartása
- a külső gyártók koordinálása
- parkolási terv kidolgozása
- vészhelyzeti készenléti tervek kidolgozása
- biztosítva az egészségügyi és biztonsági előírások betartását
- az egyes funkciókért felelős személyzet irányítása
- egy esemény végrehajtásának felügyelete
- az esemény figyelemmel kísérése
- eseményhelyzetek feloldása a helyszínen
Az eseménykezelők és az eseménytervezők együtt dolgoznak
E két funkció meghatározása kihívást jelent, mert nemcsak szoros kapcsolatban állnak egymással, hanem gyakran átfedik a felelősséget. Az egyedi eseménytervezők eseménygazdálkodási szolgáltatásokat kínálhatnak, és az eseménykezelők is felajánlhatják az események tervezését.
Mindez az egyéni tervezőtől vagy vállalati rendezvényszervező csapattól, a helyszíntől és az eseménytől függ.
Fontos megérteni a kettő közötti különbségeket és meghatározni, hogy mely szolgáltatásokat nyújtja. Például; Ha rendezvény-tervezési szolgáltatásokat kínál egy nagyszabású rendezvényre, olyan eseménykezelővel dolgozik, aki koordinálja szolgáltatásait a vendéglátó-menedzser, az audiovizuális munkacsoport stb. Szolgáltatásaival. Határozza meg a szerepét és a szolgáltatásait, amelyeket egyértelműen közöl ezeket a leendő ügyfeleknek, hogy elkerüljék a zavarodottságot a tervezési folyamat során.