Nem az első lépések korán elég
Az elhalálozás az ellenséged. Ez az egyik leggyakoribb esemény-tervezési hiba, amelyet el akar kerülni.
Ha korán nem indul el az esemény tervezési folyamata, számos problémát okozhat a sorban. Amint kijelölt egy dátumot, és az esemény és a költségvetés általános köre van, munkába álljon. Szállodák és egyéb helyszínek előre foglalják a foglalást, így ez a lehető leghamarabb lehetséges. Ennek elmulasztása korlátozza helyszínválasztását, és sajnos minden olyan helyszínen marad, ahol rendelkezésre áll. A vendégek hangszórói és az élő szórakoztatás szintén a foglalásokhoz képest a tényleges esemény időpontját megelőzően foglal helyet. Miután az esemény dátuma biztonságos volt, végezze el a kutatást, és amikor eldönti a választott előadóművészt, azonnal kapjon szerződést.
Ha egy rendezvény-tervezési ellenőrzőlistát rendez, akkor egy másik feladat, amelyet azonnal meg kell oldani. Az eseménytervezés folyamatának minden lépésével, meghatározva, mikor kell kitölteni, és kidolgozni egy ütemtervet mindegyik számára értékes útmutatóval rendelkezik az elindulás megkezdéséhez és a nyomon követéshez.
A későn történő indítás az egyik leggyakoribb eseménytervezés hibája.
Nem versenyző események ellenőrzése
Ön valaha is ütemezte az eseményét, hogy megtanulja - miután megkezdődött a tervezési folyamat és az esemény időpontja -, hogy ugyanazon a napon van egy másik versenyző esemény? Csak egy esemény fogja felhívni a tömegeket, hogy ne vegye be az esélyeit, és átsétáljon az ujjaival, hogy a meghívottak kiválasszák az eseményt.
Kerülje el teljesen a helyzetet.
Végezze el az átvilágítást és ellenőrizze az esetleges ütközést, mielőtt túl késő lenne. Nézd meg az ütemterveket az iparági összejövetelek (nagy és kicsi), az ünnepek közelsége, a nagyobb sportesemények és a helyi összejövetelek, amelyek pusztítást okozhatnak azok számára, akik az eseményre vezetnek. Miután eldöntötte a rendezvény dátumát, szerezze be a szót a vendégeknek. A "Dátum mentése" értesítések és a "Közelgő események" listák lehetőséget nyújtanak az érdeklődőknek, hogy megjelöljék az eseményüket a naptárukban.
Nem az eladóok megerősítése
Az aláírt szerződéskötési szerződés jogilag kötelező érvényű, és írásban megadja, hogy az eladó felelős legyen az általuk nyújtott szolgáltatásokért. Azonban nem tesz semmit az esemény idején, amikor rájössz, hogy az eladó nem jelenik meg. Ez az esküvői szerződés nem fog élelmiszereket szállítani az éhes vendégeknek, vagy szállít asztalokat és széket egy üres bálteremnek. Győződjön meg arról, hogy minden egyes eladó nem egyszer, hanem kétszer. Igen, kétszer . Ellenőrizze meg aláírt szerződésének átvételét, amikor mindketten egyetértenek a feltételekkel. Erősítse meg ismét az esemény előtt. Ez nem az a beszélgetés, amelyet az élelmiszer-adás vagy dekoráció részleteiről fogsz kapni; ez egy nyomon követés, kifejezetten annak biztosítására, hogy az eseményed még mindig a naptárban van.
Az eseménygyártók több eseményt könyvelnek le, és nagyon egyszerű, hogy a papírmunka elveszik a keverés során, vagy a vállalat más személye hibásan írja le. Ezért győződjön meg róla, hogy ez nem fordul elő, amikor visszaérkezik hozzájuk, és ellenőrizze, hogy az esemény, valamint a dátum, az idő és a szolgáltatás nyújtandó adatok pontosan a menetrend szerint vannak-e. És tartsa az eladó szerződést könnyen elérhetővé.
Nincs "B terv"
A készenléti terv készítése minden eseményre kötelező, de kifejezetten a szabadban tartandó eseményekre. Az időjárási viszonyok kiszámíthatatlanok, és ha egy hurrikán, erős szél tanácsadó vagy őrjöngő jégeső vihar fenyeget, hogy megszünteti az eseményt, akkor készítsen biztonsági tervet. Az eső dátumai, az alternatív rendezvényhelyszínek és a módosított tevékenységek ütemezése minden lehetőség, ha a szabadtéri eseményt - vagy annak egy részét - beltéren kell mozgatni.
Az időjárási bizonytalanságok előkészítése mellett egyéb szokatlan körülmények is megoldhatók az idő előtt. Az áramkimaradások csökkenthetők, ha a generátor a helyszínen található. A túlfolyó parkoló egy másik, előre beállított helyre helyezhető. A szállodai szobák elérhetőségével kapcsolatos problémák megoldhatók úgy, hogy néhány további szobát tartalékban tartanak a szállodai blokkban . Vegye figyelembe az eseménye sajátosságait, és fontolja meg azokat a területeket, amelyek érzékenyebbek a felmerülő problémákra. Az alternatív forgatókönyvek előrejelzésével és fejlesztésével elkerülheti az egyik legköltségesebb eseménytervező hibát.
Nincs elég segély
Ami a rendezvényszemélyzet felvételét illeti, annál jobb. Ez több pénzt fog fizetni, de megmentheti az eseményt. Képzeld el ezt: egy autómentés várakozásai a parkolóhelyre való belépéshez, míg a parkoló kísérők kétségbeesetten igyekeznek lépést tartani. Egy sor frusztrált vendég, aki egy ital megrendelésére várakozik, mint egy szerver, küzd a kereslet fenntartásához. Az esemény regisztrációs munkásai túlterhelik a nagyszámú beérkezett vendégnek, így a fáradt utazók túl sokáig várják a bejelentkezést. Ha extra rendezvényszemélyzetet szeretne segíteni a mozgalmas időkben, további szolgáltatásokat nyújt a rászoruló területeken, megoldja a felmerülő problémákat, vagy kérdéseivel fogadja az érkező vendégeket, akkor az eseményt egy jó eseményről egy kiváló eseményre emelheti.
Amikor rendezvényszervező személyzetet vesz fel, keresse meg azokat a munkatársakat, akik tapasztalattal rendelkeznek a tervezett eseménytípuson. Hire csak professzionális, magasan ajánlott személyzet. Tanítsd meg nekik, hogy mi az eseményed, a vendégeket, akik részt fognak venni, az elvárásaidat, és ki a kapcsolattartó pontod, ha kérdése vagy problémája lenne. Az esemény személyzete - annak ellenére, hogy egy külső gyártó nyújtja őket - képviseli Önt és az eseménytervezést. A rendezvény személyzetével való negatív találkozás mind a vendég, mind az ügyfél emlékezetében él, és még a legmegfelelőbb eseményeket is megmászhat.