A Voicemail üdvözlet üzleti etikettje
Amikor az automatizált hívó átirányítja a hívást erre a bővítményre, a következő rendelkezésre álló mellékállomás megkapja a hívást. Ha minden számviteli osztály kiterjesztése foglalt vagy nem érhető el, akkor a hívás átkerül az osztály hangpostafiókjába.
Voicemail üdvözlő lehetőségek
Attól függően, hogy milyen telefonrendszerrel rendelkezik a vállalatnál, különböző lehetõségek adhatók a hangpostai üdvözlet típusára, amelyet meg lehet alkotni. Ezek tartalmazzák:
- Általános hangposta üdvözlés
Az általános hangpostafiók alapértelmezett hangpostafiókként szolgál, ha nincs más üdvözlő típus. - Belső hangposta üdvözlés
Olyan embereket fogadunk, akik a saját vállalata (pl. Általában ez csak a nagyon nagyvállalatok esetében alkalmazható. - Külső hangpostafiók
Ezt az üdvözlést olyan emberek számára fogják lejátszani, akik kívülről hívják a vállalatot. Telefonrendszerének automatizált ügynöke általános társasági üdvözletet játszhat, amelyet minden külső hívó hallani fog. Ha a cég neve meg van említve az üdvözlésben, akkor nem kell újból megírnia a tanszéki üdvözletben.
- Ideiglenes vagy "Házon kívüli" hangpostafiók
Az ideiglenes vagy az irodai hangpostafiók üdvözlése akkor állítható be, ha az adott részleg egy adott időszakra nem lesz elérhető. Például az osztály csak 8:00 és 17:00 óra között dolgozik, vagy kötelező egy osztálytalálkozó, amely eltávolítja az összes embert a telefonon való válaszadásra. A legtöbb hangposta rendszer lehetővé teszi, hogy beállítson egy lejárati dátumot és időt, így nem kell emlékezni arra, hogy kikapcsolja azt, amikor a tanszék visszatér a normál műveletekhez.
- A telefonon (foglalt) hangpostafiók
Ez a felszólítás arra szolgál, hogy tájékoztassa a hívókat arról, hogy a részleg elérhető, de senki sem tud azonnal hívni, mert az osztályon belüli összes bővítmény elfoglalt más hívókkal.
A Good Department hangpostafiók elemei
- Osztály neve
- Nyilatkozat, hogy most nem tudsz hívni
- Meghívó üzenetet hagyni
- Amikor visszahívást várnak
- További rendelkezésre álló opciók (pl. "Nyomja meg a font gombot, hogy visszatérjen ...")
- Weboldal címe, ha képes értelmes információt szolgáltatni
- Legfeljebb 20-25 másodperc (hüvelykujjszabály)
- Ne kezdj "A hívás nagyon fontos számunkra ..." üdvözlés. Ez a kifejezés túlterhelt, és általában "kikapcsolja" a hívókat.
- Kerülje el túl sok információ kiadását és túlságosan hosszú üdvözlést.
Minta jó tanszék hangposta üdvözlet
- Elérte a Számviteli Osztályt. Minden képviselőnk elfoglalja a többi hívót. Ahelyett, hogy pazarolná értékes idejét, várjuk a hívását két munkanapon belül. Ha vissza akar térni az előző menübe, akkor nyomja meg a csillagot. Ellenkező esetben írj nekünk részletes üzenetet a neved és a számoddal kapcsolatban. Miután felvetted az üzenetet, több lehetőséget is megnyomhatsz a font billentyűvel. Köszönöm, hogy hívott.
- Elérte az Operations Tech, Inc. értékesítési osztályát. Minden értékesítési képviselőnk elfoglalta a többi ügyfelet, de a lehető leghamarabb szeretnénk visszahívni a hívását. A jelenlegi árazási információkhoz vagy a megrendelés állapotának ellenőrzéséhez kérjük, látogasson el hozzánk az interneten. Ellenkező esetben kérjük, hagyjon üzenetet az Ön nevével és számával a hang után. Ha vissza kíván térni az előző menübe, most nyomja meg a csillag gombot.
- Elérte a Operations Tech, Inc. Számviteli Osztályát. Az osztály jelenleg lezárva van. Normál üzemidőink hétfőtől péntekig 8: 00-tól 17: 00-ig tartanak. Szombaton és vasárnap zárva tartunk. A csillag gomb megnyomásával bármikor visszatérhet az előző menübe. Ellenkező esetben kérjük, küldjön nekünk egy üzenetet az Ön nevével és számával, és visszaadjuk a hívását, amikor az iroda újra megnyílik. Lehet, hogy leáll, miután elhagyta az üzenetet, vagy nyomja meg a font gombot további lehetőségekhez. Köszönöm, hogy hívott.
Rossz hangpostai üdvözlet
- Elérte a Sales Department-ot. Hagyj üzenetet.
- Helló. Ön elérte a számviteli osztályt a XYZ.com-on. Minden könyvelő jelenleg részt vesz egy kötelező osztálytalálkozón, és senki sem áll rendelkezésre a hívás fogadásához. A hívása nagyon fontos számunkra, és mi vissza szeretnénk adni a hívását, amint visszatérünk. Azonban ez az év vége, és a visszahívásunk nagyon hosszú. Ha felhív egy adott lejárt fiókkal kapcsolatos fizetést, kérjük, mindenképpen mondja el nekünk az üzenetet, hogy azonnal hívhassunk. Ellenkező esetben várjon a hangra, és hagyjon bizalmas üzenetet.
- Az osztály zárva van. Kérjük, hagyjon üzenetet a hang után.