A megfelelő üzleti telefon etikett pozitív benyomást kelthet ügyfeleinek és ügyfeleinek. A telefonhívás átadása több, mint egyszerűen tudni, hogy milyen gombokat kell megnyomni a telefonos rendszerhez. Az üzleti telefon etikettje, amelyet Ön és munkatársai nap mint nap használnak, közvetlenül tükrözi cégét. Professzionális benyomást vagy hiányozhat. Függetlenül attól, hogy a munkavállaló a pénzügyi vezető vagy a telefonálással megbízott temp, gondoskodjon róla, hogy a vállalat minden tagja felgyorsítsa a hívás szakmai átvitelének sebességét.
01 - Magyarázza el, miért kell a hívást átvinni
Az emberek sok mindent megbocsáthatnak, de a munkahelyi durvaság nem egyike azoknak. Mondd el a hívónak, hogy miért kell a hívást átvinni. Lehetséges, hogy a hívó rossz osztályba került, vagy rossz meghosszabbítást kapott a megfelelő osztályon. A hívás átvitelének másik oka lehet az, hogy csak egy másik részleg válaszolhat a kérdésre, vagy nem rendelkezik elegendő jogosultsággal ahhoz, hogy a hívó kérje a döntést. Függetlenül attól, hogy a hívók pontosan tudják, miért kell a hívást átadni, úgyhogy nem hiszik, hogy csak a bónuszot adja át. 02 - Adja meg először az adatait
Mindig a hívónak adja meg a nevét és a bővítményét, ha megszakad. Ez lehetővé teszi számukra, hogy személyesen aggódnak a helyzetük miatt. Olyan helyzetet is meg akarsz akadályozni, ahol a hívó fél leválik, és újra kell kezdenie a semmiből, és megmagyarázza a helyzetet egy másik cég képviselőjének. Azt is meg kell mondania a hívónak, hogy melyik személy vagy osztály nevezi át, és adja meg azt a mellékállomási számot is. Nem számít, milyen üzletben vagyunk, mindenki a jó ügyfélszolgálat üzletében van. 03 - Kérjen engedélyt az áthelyezés kezdeményezésére
Miután létrehozta a kapcsolatot a hívóval, kérje meg a hívótól az átvitel kezdeményezését. Ez a kérés arra is lehetőséget ad a hívónak, hogy bármilyen más kérdést feltenni vagy bármilyen más aggodalmat kifejezni. Emellett lehetőséget ad a hívóknak arra is, hogy mondják el, hogy visszahívják, ha több ideje van. Néha előfordul, hogy a hívó nem kíván átvenni. Ha igen, derítse ki, miért. Ezután magyarázza el, hogy az átruházás biztosítja, hogy a lehető leggyorsabban segítséget kapjanak. Továbbá, magyarázd el, hogy a következő képviselőnek mindazokat a tájékoztatást adod a hívásodnak, és nem kell újból megmagyarázni a helyzetet
04 - Várjon egy választ
Ne hívja vakon a hívást, amint meghallja a másik gyűrűt. Várja meg, hogy a másik személy válaszoljon és magyarázza meg, miért kerül át a hívás. Ez a lépés megadja a következő alkalmazottaknak a lehetőséget, hogy felkészüljenek a hívásra, és megakadályozza, hogy a hívónak újra meg kell magyaráznia a helyzetet vagy a problémát. 05 - Bemutatunk
Térjen vissza a hívóhoz, és írja be a nevét és / vagy az osztályt, amelyre átadta őket. Köszönjük a hívónak a türelmét, és kérdezd meg, hogy bármi mást tehetnél nekik, mielőtt felakasztaná. Segít, ha használhatja annak a személynek az első vagy vezetéknevét, akire a hívót áthelyezik. Ez megerõsíti az Ön által létrehozott személyes kapcsolatot, és további érzést kelt, hogy a hívó gondoskodik róla. 06 - Végezze el a transzfert
Végezze el az átvitelt úgy, hogy a hívót a másik személyhez vagy osztályhoz kapcsolja. Ne felejtse el befejezni a kapcsolatot a telefon felakasztásával vagy a fülhallgató csatlakoztatásával. Mivel a telefonrendszerek bonyolultak, különösen a nagyvállalatoknál, biztosítani kell, hogy teljesen lekapcsolódjon a hívásból. Ha új vagy a munkára, akkor párszor kísérletet tesz egy kollégánál, mielőtt ténylegesen átadná a hívást. Számos oka lehet a hívás befejezésének, miután kapcsolatba lépett a hívóval. Mindazonáltal bármilyen okból, bármennyire legitim, függetlenül kell szakítania. A hívás befejezésének legáltalánosabb oka az, hogy találkoztál egy hosszú távú beszélővel - valakivel, aki túl sok időt szán, és megakadályozza, hogy megkezdje a vállalkozásodat. Egy másik kevésbé gyakori ok az, hogy a hívó fél visszaélő, fenyegető vagy vulgáris nyelvet használ. Sajnos a haraggazdálkodási problémákkal küzdő emberek úgy érzik, hogy idegenekkel, különösen a szolgáltatási ágazatban vagy a szolgáltatási pozícióban megnyugtatják ellenségességüket. A jogsértések elkerülése érdekében tanulmányozza a vállalat politikáját és eljárásait az ilyen típusú helyzet kezelésével kapcsolatban. És ne felejtsd el, mindig jobb, ha a hívót tartod, amíg tanácsot kérsz, mint mondani valamit, ami később megbánni fog.
A telefon etikettjének fontossága
A telefon gyakran az ügyfél vagy az ügyfél első kapcsolata az Ön vállalkozásával. Azt akarod, hogy ez a tapasztalat legyen a legjobb lehet. Főleg nem akarja, hogy az ügyfelek lógjanak, és felhívják a versenyt, ezért érdemes időt fordítani arra, hogy a személyzetet megfelelő telefonos etikettben oktassa.