Mindezek miatt az értekezlet-tervezőknek szorosan meg kell győződniük a vendéglátás számairól, hogy biztosítsák az élelmiszer minőségét és elkerüljék a büntetési díjakat. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a kiemelkedő számokat és feltételeket, amelyek megismerkednek.
Becsült gróf
Ez a vendégek száma, akiket eredetileg kiépítenek az események előrejelzései körül. A becsült szám nem valós kötelezettség, mivel inkább egy "munkanélszám", amelyet a költségek és a személyzeti igények becsléséhez használnak.
Várható gróf
A várt számlát két vagy három héttel előterjesztik egy esemény előtt. Pontosan számít a várt vendégeknek, és szerződéses kapcsolatban áll a végső számlálással. Minden vendéglátóipari tevékenységnek megvan a saját politikája a várható számlálásra, de általában véve nem térhet el a végső számlálás több mint 15% -ától.
Végső gráf / Garantált gróf
Ez az a vendég vendéglátás, amelyet fizetni fog, és ez azt is jelenti, hogy a vendéglátó csapat helyet fog beállítani a szobában.
Az esedékesség napját követően ezen számmal kapcsolatos bármely változás büntetést vagy késedelmi díjat von maga után. Ezért fontos, hogy a tervező RSVP dátumot állítson be, amely a garancia határideje előtt esedékes.
Csepp százalék
Két szög van a csepp százalékban. Az első kiszámítása a vendéglátással történik, hogy megnézze, hogy az Ön végső száma mennyi volt a várható számlálásból.
Ha a százalékarány túl nagy (több mint 20%), akkor bónuszdíj bocsátható ki a személyzeti és szállítási megbízásokkal kapcsolatos költségek fedezésére. A tervezők cseppszázalékokat használnak annak becsléséhez, hogy hány "nem-bemutató" várható. A 2% -os cseppszám a fizetett vagy jegyzett események átlagértéke. Ez az átlag 5% fölé emelkedhet az ingyenes események esetén. Ahogy el tudod képzelni, a résztvevők nagyobb valószínűséggel mutatják be, ha pénzt fektettek be egy eseménybe.
Étkezési kártyák
Egyes tervezők több mint egy étkezést kínálnak a formális étkezésekhez, és ez újabb számítási követelményt teremt. A szállodák és a bankett központok nem akarják elkapni azt a találatot, hogy hány vendég választja a steaket vagy a csirkét, ezért a tervezők feladata, hogy az RSVP rendszere révén pontos választ kapjanak minden egyes választásról. Az eseménynapon minden résztvevőnek egy színes étkezési kártyát kell elhelyeznie az asztalra, így a szerverek automatikusan tudják, hogy melyik ételeket rendelik.
Drink Jegyek
Az eseménytervezők inni italokat használhatnak a nyitott bár futtatásának költségeinek ellenőrzésére . Ezt úgy érik el, hogy minden vendégnek egy vagy két italt adnak be a regisztráció során. A csapos fogadja a jegyeket cserébe egy italért, és a vendégek, akik a téli jegyet meghaladó italt választanak, készpénzt fizethetnek. Az italokról szóló egyik dolog az, hogy a helyszín a jegyárakért a legmagasabb árat számítja fel.
Ezért érdemes ezt a rendszert használni egy sörrel és egy borral vagy egy házalappal, mivel a választék sokkal szorosabb lesz.
Munka a rendszerrel
Végső soron az eseménytervezőtől függ, hogy pontosan számoljon a vendéglátó egységnek. Azok a tervezők, akik figyelmen kívül hagyják a szolgáltató által kiadott irányelveket és határidőket, többet fizethetnek, mint amennyit szankciókkal és egyéb díjakkal kell fizetniük. Ennek elkerülése érdekében a legjobb módja annak, hogy az esemény tervezése előtt olvassa el a vendéglátási politikákat. Ezután egy egyszerű szabály segít kiválasztani a legmegfelelőbb dátumokat és költségeket a vendégek továbbadásához.