Formázzon egy professzionális üzleti levelet ezekkel a tippekkel
Megfelelő üzleti levélformátumok
Üzleti levelek az Egyesült Államokban négyféle levélformátumot használnak. A változatok más országokban különböznek, például a dátum más stílusú.
Minden megfelelő üzleti levélformátum elfogadható, de a blokk gyakoribb.
Blokkleveles formátum: A közös blokkbetűs formátum a bal margóhoz formázódik az összes szöveggel. A bekezdések megduplázódnak egymástól, és az összes egyenes vonal egymástól. A margók szabványos szövegszerkesztő beállítása egy hüvelyk. (lásd a Block Letter Formátum képét).
Félblokkos betűformátum: A félblokk esetében az egyetlen különbség a fél és az alternatív blokk között, ellentétben azzal, hogy a testszöveget indokolták balra, az egyes bekezdések első vonala behajtható.
Alternatív blokklevélformátum: Az alternatív blokk betűformátum az oldal bal oldalára mozgatja a visszaadási címet, a dátumot, a zárást, a nevet, a címet és az aláírást.
Egyszerűsített levélformátum: Ez a formátum ugyanazokat a tulajdonságokat tartalmazza, mint a blokk betű, egy kivétellel, üdvözlő vagy üdvözlő ürítés. Hasznos formátum, ha nem tudja, hogy a címzett neme férfi vagy nő, vagy Mrs. vagy Miss.
Üzleti levél részei
- Visszatérési cím: Ha céges levélpapír van, kihagyhatja ezt a szakaszt. Adja meg teljes üzleti címét és helyes jogi cégnevét. A címzetthez szükség esetén e-mail címét vagy telefonszámát is megadhatja.
- Dátum: Kövesse a hónap, nap, év formátumot. Tüntesse fel dátumát a levél aktuális levelezési dátumával.
- Címzett neve és címe: Adja meg a levél címzettjének teljes nevét és címét. A személy címét a telefonszámmal együtt felveheti, ha szükséges.
- Köszöntés: Az üdvözléshez használd a személy hivatalos nevét és vége egy kettősponttal az üzleti levélhez.
- Tárgy: A levél tárgyának világos megfogalmazása segíti Önt, a címzett gyorsan tudni, milyen összefüggésben áll a levél.
- Test: A levél testének általános ismertetőben kell lennie, hogy ki vagy a levél célja. A konkrét bekezdések felvétele körvonalazza a problémát vagy a problémát. Csukja be a testet cselekvésre. Minden üzleti levélnek rövidnek és tömörnek kell lennie figyelembe véve az olvasó korlátozott idejét.
- Zárás: itt kiválaszthat bármilyen hivatalos formátumot, például a "Legjobb Üdvözlettel" vagy "Üdvözlettel".
- Aláírás: írja alá a nevét, mint a levélben. Név és cím: Adja meg a teljes nevét és a munkakört.
- Encloses és CC: Ha további dokumentumokat küldenek, tartalmaz egy zárt vonalat, és ha valaki más megkapja a levél másolatát, akkor a cc. vagy a másolvasó vagy vevőegység másolatát.
Leegyszerűsítheti a megfelelő formázott üzleti levél létrehozásának folyamatát a szövegszerkesztő program segítségével.
A Microsoft Word alkalmazásban a levél varázslóval az "Eszközök" funkcióra léphet, válassza ki a "Levelek és levelek" elemet, majd kattintson a Betű varázslóra. A varázsló minden mezőn keresztül kérni fogja Önt, és lehetővé teszi a formátum kiválasztását.
A megfelelő üzleti levélformátum használata egy lépés az üzleti tevékenység professzionálisabbá tételéhez. Szánj időt arra, hogy a megfelelő benyomást keltsd az üzleteddel.