A vállalati rendezvények leggyakoribb típusai

by Rob Hard

A vállalati rendezvények legfontosabb típusai Minden eseménytervezőnek tudnia kell

A Meeting Professionals International szerint több mint 122 milliárd dollárt költöttek évente az amerikai találkozók iparában. Ezeket a pénzt leggyakrabban üdülőszállókban, városi szállodákban, külvárosi szállodákban, konferenciaközpontokban, éttermekben, vidéki klubokban és kongresszusi központokban költik el, de a nap végén a vállalati találkozó pénzt szinte minden elképzelhető egyedi helyszínen költik el . Nem meglepő tehát, hogy a vállalati rendezvények megtervezése és mindaz, ami vele jár, nagy üzlet. Miközben egyes nagyobb vállalatok és szervezetek vállalati rendezvény-tervezőket dolgoznak fel, vagy szerződést kötnek egy eseménytervezéssel foglalkozó ügynökséggel, sok más (különösen a kisebb társaságok és szervezetek) egyszerűen vállalati eseményeket terveznek a HR-ben vagy más szervezeti egységben.

Akár vállalati környezetben, szövetségben, non-profit szervezetben vagy kormányzati ügynökségben, a legelterjedtebb vállalati események jellemzően az alábbi programok valamelyikébe tartoznak:

01 - Szemináriumok és konferenciák

Cél: A szervezetek tervezik és tartják meg ezeket a találkozókat célzott közönséggel, és megadják nekik a releváns információkat.

Leírás: A szemináriumok általában rövidebb események, amelyek pár órát, ½ napot, vagy egész munkanapot tartanak. Egy vagy több hangszóróval rendelkeznek, és általában ugyanazt a helyet foglalják össze. A konferenciákon azonban általában többféle, egymással párhuzamosan futó, különböző érdeklődésű, különböző pozíciókra vagy szerepekre, sőt képzettségi szintekre is kiterjedő foglalkozások vannak. Ezeket tipikusan a szállodákban tartják, kezdődnek egy vitaindító szekció, majd tartanak szüneteket a témában. Egy konferencia rendszerint legalább egy nap fele van tervezve, bár általában a konferenciák egy-két napig vagy néha hosszabb ideig tartanak.

02 - Kiállítások

Cél: A szervezetek részt vesznek a kiállításokon, mint vezető generációs tevékenységként. Azt is választhatják, hogy befogadják vagy szponzorálják a kereskedelmi bemutatót, hogy megerősítsék képét, mint iparági vezető szerepet a résztvevők között, például tagok, vevők, kilátások és beszállítók számára.

Leírás: Eseménytervezés a kereskedelmi bemutatókon keresztül tárgyalásokra szponzorálási díjakat mutat be a rendezvényteremben, a reklámozás és promóció az eseményen, és néha lehetőséget kínálnak a rendezvényen, hogy a vállalatvezetés beszéljen. Számos logisztikai részlet létezik annak biztosítására, hogy a kereskedelmi bemutató stand, promóciós anyagok, ajándéktárgyak és személyzet időben érkezzenek a vállalatnál.

03 - Vezetői kivonulás és ösztönző programok

Cél: Ez az, ahol a nagy dolcsi pénzt költenek személyenként. A vezetői visszavonulások és ösztönző programok gyakran luxusszállókban, exkluzív célállomásokon kerülnek megrendezésre, és a szervezetek leginkább láthatóak. Az üzletfejlesztés és a szervezeti tervezés tipikusan a napirend témái, de az eredeti ösztönzés és jutalom részeként egyenlő súlyt kap az élvezetes tevékenységek.

Leírás: A vezetői visszavonulások és ösztönző utak általában 3-5 napig tartanak, és figyelmet igényelnek a helyszín kiválasztására, szállítására, szállítására, étkeztetésére, üzleti találkozókra, valamint golfra és egyéb tevékenységekre. A tárgyalási készségeknek élesnek kell lenniük, mert ezek a programok magukban foglalják az eseménytervezés valamennyi aspektusát.

04 - Golfesemények

Cél: Minden egyes szervezet egyik kedvenc eseménye az évente megrendezésre kerülő golf-kirándulás. A kapcsolatkezelés az elsődleges cél; Az üzleti tartalmaknak azonban mindig az események tervezését kell vezérelniük, és nem fordítva.

Leírás: A legtöbb golfpálya kedveli az ügyfeleket, hogy a tee időpontokat elsődlegesen reggel vagy 13 órakor tartsa, ha nem bérli a pályát és a klubházat egész nap. Ez ütemezési problémákat okozhat, mivel az az üzleti találkozó tartalmára vonatkozik. A tervezési szakasz során fontos, hogy a belső ügyfeleket a pályán tartsák, és ne engedjék meg őket az üzleti idő minimalizálására.

05 - Értékelési események

Cél: Ezek a programok lehetővé teszik, hogy egy rendezvénytársulat informális időt tölthessen vendégeivel egy nem hagyományos környezetben, és mindkét fél számára lehetővé teszi, hogy kapcsolatot alakítson ki és többet tudjon meg a kölcsönös üzleti prioritásokról. Az értékelési események a munkavállalók felértékelődését célzó programoktól kezdve az ügyfélfelértékelődés bemutatásáig terjedő programok között mozoghatnak, amelyek mindegyike a vállalati Amerikában válik.

Leírás: Korlátlan lehetőségek és értékelési események vannak, amelyeket a szervezetek egész évben tartanak. A gyakori programok a következők:

Vacsora és színház
Nap a versenypályán
Lakosztályok a sportos arénákban
Napi és esti sétahajózás
Zenei fesztiválok magánpartikái
Ünnepi felek
Jegyek a város legnépszerűbb eseményeihez

06 - Társasági vagy szervezeti mérföldkövek

Cél: A vállalkozás mérföldkövei lehetőséget nyújtanak egy vállalkozásnak vagy szervezetnek egy nagyszabású megnyitó vagy más fontos mérföldkő vagy évforduló megünneplésére.

Leírás: A vállalat mérföldkövei jelentősen eltérnek végrehajtásuk során, de hasonló programokat követnek, mint a munkavállalók és az ügyfelek megbecsülésének eseményei. Ezek a fajta események természetüknél fogva ünnepélyes jellegűek, és a vállalati alkalmazottakra korlátozódhatnak, vagy kiterjeszthetők az ügyfelek, az értékesítők, sőt a helyi közösségre is, attól függően, hogy milyen méretűek és nagyságúak a közösségben.

07 - Csapatépítő Események

Cél: Az építési események célja a vállalat erősségeire épülni, miközben az alkalmazottak bizalmát, jó szándékát és erkölcsét növelik. Csapatépítő rendezvények is egyedülálló lehetőséget biztosítanak a munkavállalók számára, hogy együtt tölthessenek együtt egy nem munkakörnyezetben, együtt dolgozva a rejtvények és a teljes tevékenységek végzésében. Csapatépítő rendezvények csak erre irányulnak - erősebb csapatépítést.

Leírás: A vállalati csapatépítő eseményeket a szabadtéri és fizikai csoportos tevékenységek, mint a kötelek tanfolyamai jellemezték. Valójában vannak olyan vállalatok az egész nemzeten, amelyek specializálódtak csapatépítő rendezvények szervezésére bonyolult fedett és szabadtéri tanfolyamain. Ez azt jelenti, hogy a csapatépítő események a munkacsoportoktól az érzékenység-képzésig terjedő egyéb csapatépítő tevékenységekre is összpontosítanak.

08 - Termékindító események

Cél: A termékbevezetési események magukban foglalhatják a belső termékbevezetési értekezleteket, amelyekkel a cég minden alkalmazottja tájékoztathatja a közelgő termékeket a teljes termékbemutató pártokról, hogy létrehozzák a vásárlást és a médiát. A termékindító események a leggyakoribbak az üzleti fogyasztók ( B2C ) vállalatok számára.

Leírás: A termékindító események általában a médiatámogatás és az ipari hírcsatorna generálására szolgálnak, mielőtt egy termék kiadása megtörténne. Az indító esemény magában foglalhatja a termék bemutatóját és a legfontosabb vezetők címét. A nagy termékbemutatók is nagyon nagy rendezvények, jól ismert vendégek, vacsora és szórakoztatóipar az iparágtól függően.

09 - Igazgatótanácsi ülések és részvényesi ülések

Cél: Az igazgatóság ülései és a részvényesek találkozása mindkét szerver rendkívül fontos céljai mind a magán-és állami vállalatok. A testületi ülések lehetőséget nyújtanak a testületi tagoknak, hogy találkozzanak az üzleti teljesítmény áttekintése és a vállalati vezetők számára, hogy fontos döntéseket hozzanak. A részvényesek találkozói viszont lehetőséget nyújtanak a vállalatoknak a közelmúltban elért teljesítmény, célok, jövőbeni célok és üzleti stratégiák megosztására részvényeseivel.

Leírás: Éves, kétéves vagy akár negyedéves találkozók lehetnek a testület tagjainak kis belső találkozói vagy nagyszabású, nagyvállalati értékű üzleti események a részvényesek számára, amelyek méretük szerint a vállalat méretétől és a részvényesi részvételi aránytól függenek.