Nehéz egy eseményköltségvetést tervezni, hacsak nincs jó ötlete annak, hogy milyen költségeket fogsz okozni. Ez elég nyilvánvalónak tűnik, de az eseménytervezéshez kapcsolódó költségek több különböző helyről származhatnak. Ha úgy gondolja, hogy azonosította az összes költségkategóriát, akkor egy másik felugrik, és visszaadja a rajztáblába. Annak megakadályozására, hogy ez megtörténjen veled, összeállítottam az eseménytervezés költségeinek vázlatait, hogy szem előtt tartsam a költségvetés létrehozása közben.
Helyszíni költségek
Ide tartoznak az esemény helyszínén általában felmerülő költségek és díjak. Ez gyakran a legdrágább kategória, de ez is a legegyszerűbb megjósolni, mivel előzetesen egy hivatalos költségbecslést kap. Ezzel azt mondjuk, hogy ne felejtsük el, hogy olyan változó költségekre számítanak, amelyek megváltoznak az Ön részvételi számaival. A vendéglátóipar jó példa erre, mivel az Ön étkezési költségei növelni fogják az Önök listájához tartozókat.
Helyszín költségei
- Szoba bérlés
- Óvadék
- Biztosítási fedezet
- Parkolás
Élelmiszer és vendéglátás
- étkezés
- italok
- Bartender / Server munkaerő-díjak
- Adó- és szolgáltatási díjak
Audiovizuális
- mikrofonok
- Képernyők és projektorok
- Internet-hozzáférés
- Egyéb speciális berendezések
Harmadik felek szállítói
Ez a kategória az összes olyan terméket és szolgáltatást jelenti, amelyet a szállítók kívülről a fogadó helyszínről szolgáltatnak. Mindegyik számlát önállóan számol be, ezért fontos, hogy szoros füleket tartson mindenkire, akikkel együtt dolgozol.
A táblázatkezelő segít megszervezni az eladói kapcsolatait, valamint a szolgáltatásaival járó költségeket.
Eseménykölcsönzés
- Ágyneműk, asztalterítők és szék fedőlapok
- Sátrak, Staging és szórakoztató látnivalók
- A helyszín által nem biztosított fizikai elemek
- Munka és szállítás a telepítéshez / Teardown
Décor Szállítók
- Akcentum világítás
- Virágok és középpontok
- lufi
Szórakozás
- Zenészek vagy DJ-k
- Hangszóró díjak
- A szerződéses lovasok (étkezés, szállás, szállítás)
Termelési költségek
A termelés magában foglalja az események tervezéséhez és végrehajtásához szükséges személyzetet és erőforrásokat. Ezek a költségek elkezdenek attól a pillanattól kezdve, amikor az esemény álmodik, és folytatódik az esemény utáni papírmunkákon keresztül. Röviden, ez a kategória az esemény rendezésének költségeit, a résztvevőket vonzza és kezeli az adminisztratív elemeket.
Marketing és regisztráció
- Nyomtatási és tervezési munka
- Reklámok
- meghívók
- Regisztrációkezelés
Tervezés és szervezés
- Eseménytervező díjak
- Részmunkaidős és ideiglenes alkalmazottak
- Irodaszerek
- Kommunikációs költségek
- Útiköltség
Igazgatási költségek
- Munkavállalói megbízások
- Számviteli költségek
- Jogi költségek
- Tanácsadói díjak
Költségtúladagok és sürgősségi alapok
Nincs olyan mágikus szám, amit el kellene hagynia a nem tervezett költségek miatt, de feltétlenül várnod kell a váratlanul. Egyes eseménytervezők öt-tíz százalékkal becsülik a költségvetés tervezett költségeit, míg mások a kerek számot választják. A nagyobb eseményeknek természetesen többet kellene szétosztaniuk, mert egy személyenként számlázott felügyelet a több ezer dollárba kerülhet.
Ennek a vázlatoknak az a célja, hogy tudatában legyen az esetleges tervezési költségek különböző típusainak. Minden esemény egyedülálló , így a tiéd több vagy kevesebb az itt felsorolt tételek közül. A legfontosabb az, hogy megtudja, honnan származnak a költségek. Az egyes eladókkal vagy kategóriákkal kapcsolatos költségek figyelmen kívül hagyása pazarolhatja a költségvetését, de a legrosszabb esetben teljesen elfelejti a költségeket, amíg a számla megérkezik.