01 - Executive Buy-In
02 - A meglévő adatok racionalizálása
Bármely vállalat, amely időről időre adatokat gyűjtött, rendelkezni fog egy olyan adatbázissal, amely az aktuális, ismétlődő, elavult és helytelen adatokat tartalmazza. Ha a vállalat több földrajzilag különálló beszerzési részleggel rendelkezik, a pontatlanság szintje megszorozódik. A világszínvonalú beszerzési stratégia megvalósítása érdekében az egyes beszerzési osztályok adatait aktualizálni kell, hogy azok tükrözzék az aktuális szállítói adatokat, és ésszerűsítsék őket a kettős, helytelen és szükségtelen adatok megszüntetése érdekében. A cég pontos adatainak előnye az, hogy lehetővé teszi a döntések pontos meghozatalát. Lehetővé teszi a beszerzési osztály számára, hogy elemezze a kiadásokat azon gyártóknál, akiket egynél több beszerzési területen használnak. Miután jobban megértették, hogy hol tölti a pénzt a vállalkozáson belül, a vállalat nagyobb erőfeszítéseket tesz a gyártókkal szemben.
03 - Az eladói ösztönző programok előnyeinek kihasználása
A normák szerint a vállalatok a lehető legrövidebb időn belül fizetnek a gyártóknak. Ha az eladó 45 napos szerződést kötött, soha nem kapja meg a kifizetését a 45. nap előtt. Annak érdekében, hogy a cégeket a tárgyalásos szerződéskötés előtt számlák fizetésére ösztönözzék, a szállítók kedvezményekkel, engedményekkel és egyéb ösztönzőkkel jártak. De a kereskedők azt találták, hogy az ösztönzők ellenére a vállalatok még mindig nem fizetnek korán. Az egyik elmélet az, hogy a vállalatok beírják a fizetési feltételeket az ERP rendszerbe, és elfelejtik. Az ellenőrzések le vannak vágva az adatok alapján és az eladó ösztönzői soha nem valósulnak meg. A világszínvonalú beszerzési stratégiának magában kell foglalnia ezeket a kedvezményeket, és a vállalatoknak gondoskodniuk kell arról, hogy minden lehetséges ösztönzést megtegyenek. Ezekben a nehéz gazdasági időkben a vállalatok nem engedhetik meg maguknak, hogy jelentős kedvezményekben részesüljenek. Ezenkívül az eladóval folytatott tárgyalásoknak magukban kell foglalniuk a nagyobb kedvezmények megszerzését az áru átvételére vagy akár az előleg megfizetésére.
04 - A szállító értékelése
A jó beszerzési stratégiának tartalmaznia kell egy olyan módszert, amellyel az értékesítőket mérik. Az értékelési folyamatnak nemcsak a szállítási teljesítményt kell tartalmaznia, hanem kevésbé nyilvánvaló mutatókat kell követnie, mint a szállítás alatt vagy túl, a szállított termékek minősége és az eladó ügyfélszolgálata teljesítménye. Ezek a mutatók nem mindig mérhető értékek, de néha a metrika szubjektív. Ha a szubjektív értékeléshez iránymutatásokat vezetnek be, akkor minden gyártó egyenlően mérhető. Ne felejtsd el hagyni, hogy a gyártók tudják, hogy értékelik őket. Ha tudják, hogy ügyfeleik figyelik őket, talán fel fogják emelni a játékot.
05 - Beszerzési szakemberek bérlése
Olyan sok vállalat úgy véli, hogy az alapszintű irodalmi készségek az egyetlen előfeltétele a beszerzési részlegben lévő pozíciónak. Ez a nézet hihetetlenül naiv, tekintve, hogy ezek a tisztviselők feladata nagy mennyiségű vállalati erőforrás kiadása. A beszerzési szakember a világszínvonalú beszerzési szervezet megvalósításának kulcsa. A világszínvonalú beszerzési szervezetek számára szükséges készségek közé tartozik az üzleti tevékenység ismerete, az elemző készségek, a tárgyalási készségek és az interperszonális készségek. Azáltal, hogy megfosztja vásárlói részlegét az ilyen készségekkel foglalkozó alkalmazottaktól, az ön vállalkozása kötődik a szerződésekhez a rossz gyártókhoz, a rossz anyaghoz, és rossz áron. a beszerzési szervezetek magukban foglalják az üzleti tevékenység ismeretét, az elemzési készségeket, a tárgyalási készségeket és az interperszonális készségeket. Azáltal, hogy megfosztja vásárlói részlegét az ilyen készségekkel foglalkozó alkalmazottaktól, az ön vállalkozása kötődik a szerződésekhez a rossz gyártókhoz, a rossz anyaghoz, és rossz áron.
06 - A szállítók számának csökkentése
A vállalatok több száz szállítóval rendelkeznek, néhánynak több ezer, több ezer, akár több tízezer. Miután több ezer szállítója van a rendszerében, nemcsak jelentős karbantartást igényel, hanem rendkívül költséges is lehet. Ha egy vásárlóosztály naponta húsz különböző szállítótól rendel megrendeléseket, ez azt jelenti, hogy húsz megrendelést kell megküldeni, és húsz szállítási költséget kell fizetni, valamint húsz olyan árut, amelyet az áruk megérkezéséig feldolgozni kell. Ráadásul a hozzáadott költségek, valószínűleg megtakarítások, amelyek nem valósulnak meg. Hány ilyen húsz gyártó eladja az azonos vagy hasonló termékeket. Ha a húsz gyártó 5-re csökkent, akkor a feldolgozási költségek csökkennek, és valószínűleg az anyag költségei alacsonyabbak.
07 - Központi beszerzés
Ha céged számos földrajzilag elszórt helyszínen áll, úgy gondolod, hogy lehetetlen világszínvonalú beszerzési stratégiát alkalmazni. Elgondolkodtató, hogy a vállalatoknak központi feladatukra kell gondolniuk a teljes kiadást. Központi beszerzési szervezettel rendelkező vállalat megvizsgálhatja a teljes beszerzést és a kiválasztott gyártókat, amelyek a tételek többségét a legjobb költségekkel tudják biztosítani. Ez a forgatókönyv nem foglalja magában az összes helyszínen használt összes elemet, és a központi beszerző szervezetnek a telephelyekkel kell együttműködnie ahhoz, hogy azonosítsa a helyi beszállítókat, amelyek megkönnyítik a távoli helyszín igényeit.
08 - A legtöbbet a szállítóktól szerezzük be
Az eladóval kötött megállapodás tárgyalása hosszú távú kapcsolat lehet, és egyik fél sem örül az eredménynek. A szerződés kezdeténél rossz kapcsolata van az eladójával, nem a világszínvonalú beszerző szervezetek működése. A szállítók fontos szerepet töltenek be az ellátási láncban. Az általuk kínált anyagok meghatározott időpontokban szükségesek, így megrendelését az ígéret napján az ügyfélnek szállítják. Ha az eladóját nem egy másik szállító helyett partnerré teszi, biztos lehet benne, hogy a rendeléseid helyesek és időben vannak. A kereskedőkkel folytatott tárgyalásoknak a forgalmazó előnyeire kell összpontosítaniuk; megmutatva nekik, hogy ha sikeresek vagy, sikeresek lesznek. Azok a tárgyalások, amelyek a büntető záradékokra és a rossz minőségű és kimaradt szállítási határidőkre vonatkozó bírságokra összpontosítanak, kevesebbet hagynak az eladónál, mint az Ön igényeinek.
09 - Technológia maximalizálása
Vannak olyan vállalatok, amelyek még mindig használják a Rolodexet, a papírvásárlási kérvényeket, és a vevői megrendeléseket hívják a gyártóknak. A legtöbbnek van valamilyen beszerzési szoftvere, még akkor is, ha egy Excel-táblázat, amely nyomon követi a megrendeléseket és a teljes költséget. Az Enterprise Resource Planning (ERP) szoftver bevezetésével a vállalatok képesek integrálni beszerzési részlegeiket ellátási láncukba, hogy kihasználhassák a valós idejű adatokat. Azonban itt sok vállalat megáll. A világszínvonalú beszerzési stratégiák tovább mennek az ERP rendszerek által kínált előnyök kihasználásához. A vállalatok alkalmazhatják az ERP rendszereken belüli munkafolyamat-technikákat a jóváhagyások és kifizetések automatizálására, ezáltal csökkentve a beszerzési személyzet beavatkozási idejét. A több ezer vásárlási tranzakcióból származó adatok felhasználhatók az adattárházakban, amelyek segítséget nyújtanak a szakemberek beszerzésében a mérnökök értékelésében és a szerződéses tárgyalásokban.