Hogyan működik a beszerzési modul az SAP-ban?
Bármely méretű vállalkozás használja ellátási láncuk funkcióját a késztermék készítéséhez vagy a szolgáltatások nyújtásához. Mielőtt egy beszerzési részleg vásárolhat anyagot az SAP-ban, az osztály egyedi infrastruktúráját konfigurálni kell.
Az üzleti igényekhez leginkább megfelelő struktúra kialakításához meg kell értenie az SAP szervezeti felépítését és a beszerzési részleg döntéseit.
SAP beszerzési szervezeti felépítése
Minden beszerzési részleg egyedülálló, de az SAP- n belül definiált szervezeti struktúra lehetővé teszi a vállalat számára, hogy bevált gyakorlatokat fogadjon el a rendszer előnyeinek maximalizálása érdekében.
- Beszerzési szervezet - Ez a beszerzési infrastruktúra legmagasabb szintje. A beszerzési szervezet olyan beszerzési tevékenység csoportjaként van definiálva, amely a vállalkozás egészéhez vagy egy meghatározott részére vonatkozik.
Ha egy vállalatnak nagy számú földrajzilag független helyszíne van, akkor minden egyes terület saját beszerzési szervezettel rendelkezik. Az egy vagy két telephellyel rendelkező kisvállalkozás azonban csak egy beszerzési szervezetet használhat.
- Beszerzési csoport - A beszerzési csoportot a beszerzési szervezeten keresztül beszerzett bizonyos termékekkel vagy termékcsoportokkal foglalkozó személy vagy személyek csoportja határozza meg.
A nagyobb szervezetekben gyakran vannak olyan beszerzési szakemberek csoportjai, akik bizonyos beszállítókkal vagy szállítókkal dolgoznak.
Beszerzési dokumentumok
Számos beszerzési dokumentum létezik, amelyet a SAP beszerzési osztályai használnak.
- Vásárlási igény - Ha egy termékre van szükség a gyártási tervezési folyamaton keresztül, akkor vásárlási igényt lehet készíteni. A tervezési folyamat részét nem képező termékek és szolgáltatások kézzel igényelhetők beszerzési igényléssel.
A felhatalmazott felhasználók igénybevételre jogosultak, és kéréseket kérhetnek egy webes katalógusból, vagy az igényeket közvetlenül az SAP rendszerbe. Ha a korábban nem vásárolt elemre vonatkozóan igénylésre kerül sor, ajánlatkérés hozható létre és küldhető meglévő vagy új gyártóknak.
- Ajánlatkérés - Ha a termék nem vásárolható meg szerződéses beszállítókból, vagy az ár és a minőség nem elfogadható, a beszerzési részleg új vagy meglévő szállítókat küldhet meg Ajánlatkéréshez (RFQ).
A szállító áttekintheti az RFQ-t, és visszaküldi a legmegfelelőbb árat és feltételeket a tételekhez.
- Ajánlat - Amikor a szállító visszaadja az idézőjeleket, akkor beírható az SAP-ba, majd a beszerzési részleg áttekintheti és összehasonlíthatja.
Előfordulhat, hogy a beszállítókkal tárgyalásokra kerül sor, ahol a beszerzési részleg kedvezőbb szállítási határidőket, árengedményeket vagy áruszállítási költségeket kíván megkapni.
- Vásárlási utalvány - Ez egy kereskedelmi részleg, amelyet egy beszerzési osztály ad ki az eladónak, amely azonosítja a szükséges terméket vagy szolgáltatást, a mennyiségeket és a megtárgyalt árat, amelyet a szállító és a beszerzési részleg megállapodott.
Lehetőség van a rendszer beállítására úgy, hogy az eladónak el kell ismernie, hogy megkapta a megrendelést.
Továbbá lehetséges, hogy a szállítóknak haladó szállítási értesítést kell küldeniük annak érdekében, hogy tudják, mikor kell szállítani az elemeket.
- Szerződéskötések - Egy szállítóval való egyetlen vásárlási megbízás helyett létre lehet hozni egy kapcsolatot, ahol az eladó bizonyos mennyiségű tételnek egy meghatározott időn belül történő elküldését vállalja.
Ezenkívül a szerződés értékmegállapodás lehet, ha a mennyiség helyett; a kapcsolat az adott időszak alatt vásárolt áruk teljes összegére vonatkozik.
- Ütemezési megállapodás - Az eladóval kötött megállapodás azt jelenti, hogy szerződést kötnek az ütemezett időközönként történő szállításra.
Az SAP Beszerzési funkcióját úgy alakítottuk ki, hogy a felhasználók segítséget nyújthassanak szervezetüknek abban, hogy ügyfeleiknek azokat a megrendeléseket ajánlják, amelyeket az ügyfelek szeretnének, amikor az ügyfelek szeretnék ezeket a megrendeléseket - és ezt úgy hajtják végre, hogy a lehető legkevesebbet költik a készletekre.
Ezt az SAP beszerzési cikket frissítette Gary Marion, logisztikai és ellátási lánc szakértő.