Munkavállalói mozgó költségeket kell fizetnie
A legjobb, ha az IRS által jóváhagyott mozgó költségeket csak a munkavállalói adóbevallásból levonják.
Az IRS szerint csak az alkalmazottakra vonatkozó levonható mozgó költségek szerepelnek
"ésszerű költségek:
Háztartási cikkek és személyes tárgyak áthelyezése az egykori otthonról az új otthonba, és
Utazás (beleértve a szálláshelyet) az egykori otthontól az új otthonig.
A nem levonható kiadások megtérítése mindig adóköteles a munkavállaló számára, még akkor is, ha a visszatérítés számonkérhető tervnek minősül (az alábbiakban leírtak szerint).
Munkavállalói mozgó költségvisszatérítések adókövetelései
Általánosságban elmondható, hogy a munkavállalóknak fizetett fizetések adókötelesek, és a munkavállalói mozgóköltségek kifizetése adóköteles haszonnak számít. De van mód arra, hogy az ellátás nem adóköteles a munkavállaló számára.
Ha azt szeretné, hogy a munkavállaló mozgó költségei ne adóztathatók legyenek az alkalmazottaknál (az IRS a "kizárt" kifejezést használja az adózás alól), meg kell fizetnie azokat az összegeket, amelyeket az IRS elszámoltatható tervnek nevez.
Ebben az esetben a munkavállaló fizeti a költségeket, és megtéríti őket.
Az elszámoltatható terv kritériumainak teljesítése érdekében a költségeket tételesen kell feltüntetni, és csak bizonyos kiadásokat lehet kifizetni. A költségeknek üzleti célúnak kell lenniük.
A munkavállalónak fizetnie vagy felmerült a levonható kiadások, miközben szolgáltatásait a vállalat alkalmazottjaként teljesítette. Lehet, hogy be kell dokumentálnia, hogy a lépés szükséges a vállalkozás számára.
Vannak olyan számviteli eljárások is, amelyeket a visszatérítési tervnek meg kell követni
- A munkavállalónak " megfelelő módon figyelembe kell vennie ezeket a költségeket ésszerű határidőn belül". Ez azt jelenti, hogy a munkavállalónak minden kiadásra be kell számolnia.
- Ha a munkavállalónak ezeket a költségeket előre fizetik, a munkavállalónak ésszerű időn belül vissza kell térítenie a felesleges pénzösszeget.
Tegyük fel például, hogy a költözések költsége 5 000 dollárral halad előre, és a munkavállaló 3,660 dolláros bevételt ad. A munkavállalónak ellenőriznie kell az egyenleget (1.350 $). Ha nem felelnek meg az elszámoltatható terv összes kritériumának, akkor a terv nem számolható el. És a " megtérítetlen költségek " megtérítése (a munkavállalónak) és a különféle vagy nem meghatározott költségek után járó juttatások a munkavállalót terhelik .
Annak feltétlenül tisztában kell lennie, hogy a munkatársaknak egy nem megfizethető terv alapján történő megtérítését adókötelesnek kell tekinteni (beleértve a visszatartást is), még akkor is, ha a költségtérítés a munkavállaló számára levonható kiadásokra vonatkozik. A bevételekkel nem igazolt kifizetések, még akkor is, ha azok egy elszámoltatható terv részét képezik, adókötelesek és visszatarthatók.
A bérszámfejtési adók levonása a munkavállalók bérköltségeinek áthelyezésére
Ha a kifizetéseket az elszámoltatható terv kritériumai alapján tették, és minden szükséges feltétel teljesült, a munkavállalóknak a mozgó költségekre történő kifizetései nem vonhatók felelősségre.
Az elszámoltatható tervben (a fentiekben ismertetett) kritériumok alapján nem teljesített költségtérítési költségeket a szövetségi jövedelemadók, a FICA adók (társadalombiztosítás és a Medicare) és a szövetségi munkanélküli adók visszatartják.
Jelentés a költségszámlák áthelyezése egy alkalmazott W-2 formájára
Ha a munkavállalónak történő visszatérítés teljesíti a felelősségre vonható terv összes feltételét, a fentiek szerint, akkor ezeket a visszatérítéseket nem kell a munkavállaló W-2-be bevonni. Ha a munkavállaló megfelelő költséget számol fel, de a többletet nem téríti meg, akkor ellenőriznie kell a bérszámfejtési szolgáltatását vagy az adóelőkészítőt, hogy megállapíthassa, hogyan jelentheti be az adóköteles és nem adóköteles összegeket. Ezt az ellátást akkor kell jelentenie, ha teljesíti a W-2 éves adóbevallását a munkavállaló számára az előző évben.
A Patriot Software több pontosítással szolgál arra vonatkozóan, hogy ezek a költségek hogyan kerülnek be a munkavállaló W-2 formájába. A fenti példát alkalmazzuk, ahol a munkavállaló $ 5,000-t kap a mozgó költségekért, 3,660 dolláros bevételeket, és a fennmaradó 1,350 dollárt. Az alkalmazott által fizetett összeg adóköteles az alkalmazottnál. Feltételezzük, hogy ezt a kifizetést a felelősségre vonható terv követelményei szerint végezzük, a fent leírtak szerint:
- Az adóköteles 1,350 dollárt a W-2 (és a 3., 5. és 16. rovatban, ha az állam vagy város adóztatja), a 1. rovat tartalmazza.
- A szövetségi és állami jövedelemadó-visszatartást és a FICA adókat az adóköteles 1,350 dollárra kell kiszámítani, és a W-2 megfelelő dobozaiban kell szerepeltetni.
- A W-2 formanyomtatvány 12. rovatában az "L" kóddal meg kell adnia a 3660 $ -t (a megalapozott összeggel megegyező összeget (például a nem tapadó részt)
A működésének részleteiről lásd az IRS 15. kiadását (E körlevél).
Munkavállalónak extra pénzt ad a kiadások mozgatásához
Egyes vállalkozások a munkatársaknak meghatározott összeget biztosítanak a mozgás költségeinek függvényében, a mozgás típusától és a távolságtól függően. A fizetés továbbra is levonható a vállalkozásnak üzleti költségként.
Ha munkavállalói pénzt szeretne a mozgó költségekre fordítani, és hagyja, hogy a munkavállaló eldöntsék, hogyan fogják elkölteni ezt a pénzt, akkor az IRS szabályzatai szerint elképzelhetetlen a terv. Ebben az esetben - amint fentebb megjegyeztük - ha nem akarja, hogy a munkavállalónak be kell számolnia a bevételeket, a fizetés teljes egészében a munkavállalónak járó juttatásként adóköteles. Ezenkívül a szövetségi jövedelemadó és a FICA adó megfizetése meg kell, hogy maradjon .
Ebben az esetben érdemes további összeget felvenni a kifizetésre, hogy segítséget nyújtson a munkavállalónak a további adókkal, amelyeket meg kell fizetnie. Ezt úgynevezett "bruttósítás" egy csekket, és ez történik, hogy a munkavállaló pontos összegét a fizetés, adózás után.
Például, ha a munkavállaló 2 000 dollárt fizet a mozgó költségekben, akkor bruttó összegű számítást végezhet, hogy több mint 2000 dollárt adjon az extra adók fedezésére. A Patriot Szoftvernek van egy bruttó számolója, amely segíthet ezzel.
Az alkalmazottak mozgó költségei lecsökkennek
A munkavállalói mozgóköltségek kifizetése a vállalkozásának levonható üzleti költsége. Az alkalmazottak mozgóköltség-levonásait a munkavállalókra korlátozni kell, amire a munkavállaló levonhatja a saját adóbevallását. Ez azt jelenti, hogy csak a háztartási cikkek és az utazási költségek áthelyezése költségei a munkavállaló és családjának új helyére vonatkoznak.
Az alkalmazottak tájékoztatása az áthelyezési költségtérítési tervről
Ugyanúgy, mint bármely más munkavállalói juttatás esetében, minden munkavállalót ugyanúgy kell kezelni. Beállíthatja a terv szerinti jogosultság feltételeit munkavállalói típusonként (fizetett vagy óránkénti arányban), de nem adhat egy alkalmazottnak ugyanabban a kategóriában az előnyöket, mint a másik.
Mindig jó ötlet az ilyen típusú előnyök írásba foglalása és a munkavállalókkal folytatott kommunikációba való beillesztése. A munkavállalói kézikönyv vagy irányelvek és eljárások kézikönyv jó helyet jelent a terv leírásához. Ne feledkezzen meg arról, hogy információkat tartalmaz a juttatás adóhatásairól.
Segítség a dolgozóknak a mozgó költségelszámolással
Hacsak nem képzett adóelőkészítő vagy , adótanácsadást adhat a munkavállalóknak a jövedelemadó-levonásokról, nem jó dolog. Ösztönözze alkalmazottait, hogy professzionális adótanácsadást kapjanak, vagy professzionális adózási szoftvereket használjanak . Íme néhány dolog, amit tehetünk, hogy segítsünk az alkalmazottaknak megérteni ezt a mozgó költségen járó előnyöket, és hogyan befolyásolja az adójukat:
- Adjon munkatársaknak egy munkahelyáthelyezési csomagot, amely elmagyarázza, hogyan és mikor téríti meg a költségeket a vállalat.
- Adja meg a munkavállalóknak a forrásbevonás (a W-4 formanyomtatványon) megváltoztatásának lehetőségét a kezdeti visszatérítés kifizetésére.