Esedékességi dátumok, hogyan kell teljesíteni, hol kell elküldeni a W-2 űrlapokat
A W-2 formanyomtatvány egy olyan nyilatkozat, amelyet minden évben a munkáltatóknak kell elkészíteniük a munkavállalók számára, bemutatva a munkavállaló teljes bruttó jövedelmét, a társadalombiztosítási bevételeket, a Medicare bevételeit és a munkavállaló által visszatartott szövetségi és állami adókat. Ennek a formanyomtatványnak az a célja, hogy a munkavállalónak tájékoztatást nyújtson a jövedelemadó-formájára. Ezenkívül megadja a társadalombiztosítási igazgatást és az IRS-adatokat, hogy ellenőrizze a munkavállaló jövedelemadó-bevallását.
Mikor van a W-2 formája?
FONTOS VÁLTOZÁS: A 2016-os éves beszámolókkal és az azt követő évekkel kezdve a W-2 és a W-3 formanyomtatványokat a következő év január 31-ig be kell nyújtani a Szociális Biztonsági Igazgatósághoz (SSA). Tehát 2017-es adófizetések esetén 2018. január 31-ig kell benyújtania. A változtatás az adócsalás csökkentése érdekében történt. A 2018-as éves bérszámadási jelentési határidők a 2017-es adófizetések tekintetében az adott év pontos határidejét mutatják.
A W-2 formanyomtatványt legkésőbb január végéig biztosítani kell az alkalmazottaknak, az előző naptári év adatai alapján. Ez a határidő nem változott. A W-2-eknek tartalmazniuk kell egy W-3 továbbítási űrlapot, hacsak nem jelentkezik online az SSA-val. A január 31-i határidő mind az e-mailben, mind az online jelentésekre vonatkozik. A határidő lejárta után történő beadvány késői bejelentési bírságot eredményezhet .
Igen, a W-2-eket a társadalombiztosítási adminisztrációval (SSA) ugyanarra a határidőre kell benyújtania, mint az alkalmazottak számára.
Ez egy jó ok arra, hogy január elején felkészítsük az alkalmazottakat a formanyomtatványokra, így az SSA-val történő bejelentés előtt megtalálhatja és javíthatja a hibákat .
A W-2 forma részei
A W-2 forma több részből áll:
- Az A másolat megy a társadalombiztosítási igazgatáshoz. Az A másolatot általában egy lézerrel szedhető piros formára nyomtatják. Ha papíralapot helyez el, csak az SSA által biztosított papírt használja.
- Az 1. példány a város, az állam vagy a helység
- A B másolat a munkavállaló szövetségi adóbevallásának benyújtására szolgál
- Másolat C a munkavállaló nyilvántartásaihoz
- Másolás 2 egy másik példány egy város, állam vagy helység számára
- Másolat D a munkáltató nyilvántartásaihoz.
Hol kaphatok W-2 formákat?
Nem lehet csak átmásolni a W-2 űrlapot az internetről. Mint már említettük, az űrlap A példánya speciális papírra van nyomtatva. Használnia kell a hivatalos űrlapokat. A hivatalos W-2 formanyomtatványokat egy másolati boltból, néhány adószoftverből (kisvállalkozás-verzió) vagy adóelőkészítőből kaphat.
Milyen információkra van szükség a W-2 űrlapok kitöltéséhez?
Információ az Ön vállalkozásáról
Minden W-2 esetében meg kell adnia az Ön vállalkozásának adatait:
- Munkáltatói azonosító száma
- Az Ön üzleti neve
- Az üzleti címed
- Az Ön vállalkozásának állami adózási azonosítószáma (ellenőrizze az állam bevételeit)
Információ az alkalmazottakról
Minden alkalmazottnak szüksége lesz naprakész személyes adatokra:
- Társadalombiztosítási szám vagy más adóazonosító szám
- Név
- Cím
Információ az alkalmazottak bevételeiről
Ezután tájékoztatást kell kapnia az összes munkavállaló bérezéséről és visszatartásáról a tavalyi évhez képest:
- Összes bérek, tippek és egyéb kompenzációk
- Teljes társadalombiztosítási bérek (a társadalombiztosítási maximumig )
- Teljes Medicare bérek (ugyanúgy, mint a teljes bérek)
- Társadalmi biztonság tippek és kiosztott tippek
A nyugdíjazási tervekre vonatkozó információk
A 12. rovatban minden egyes W-2 esetében fel kell tüntetni, hogy minden munkavállaló részt vesz-e nyugdíjazási tervében vagy egy nem minősített tervvel a vállalatnál, ha ez a munkavállaló törvényes alkalmazott, vagy ha a személy harmadik fél beteg fizetését .
Információk a különleges ellátásokról
A W-2 13. rovatában meg kell adni a munkavállalói juttatási programokra vonatkozó levonásokat és egyéb levonásokat, amelyeket a munkavállaló jövedelemadó-bevallásáról kell jelenteni. A W-2 formanyomtatvány útmutatásai tartalmazzák a Box 13 kódjainak hivatkozási útmutatóját.
Ellenőrző szám (opcionális)
Bármely W-2-es formanyomtatványon felvehet egy belső ellenőrzési számot, ha sok alkalmazottat fizet. Magát a számot generálhatja, vagy a bérszámfejtő szoftver létrehozhatja ezt a számot.
Hol találom meg a W-2 információit?
Az erre a formanyomtatványra vonatkozó információ az Ön munkáltatói nyilvántartásából származik, amely minden munkavállaló számára napi összeget mutat be a bérek és a visszatartásokért, valamint az orvosi tervek, egészségügyi megtakarítási számlák és egyéb tételek levonásait. Szüksége lesz egy aktuális W-4 formára minden alkalmazottnak. A W-4 formanyomtatványt a munkavállaló a címzett és a társadalombiztosítási szám (vagy az adófizetői azonosító szám ) megadja .
Hogyan tölthetem ki a W-2 űrlapot?
Ez a cikk a W-2 formanyomtatvány kitöltéséről lépésről lépésre halad a folyamat során .
Hogyan küldhetem el a W-2 űrlapot? Küldhetem ezeket az űrlapokat online?
Február végéig elküldi a W-2 űrlapot a Szociális Biztonsági Igazgatóságnak (SSA). Igen, ezeket az űrlapokat online az SSA-ba továbbíthatja online Business Online szolgáltatásával. Ha 250 vagy több W-2 formája van, akkor az SSA-t online kell benyújtania.
Mi a teendő, ha hibát okozok a W-2 formában?
Mielőtt elküldi ezeket az űrlapokat az alkalmazottaknak, ellenőrizze ezeket a gyakori hibákat. Ha hibázik, könnyen kijavíthatja az űrlapot, és visszaadhatja a javított űrlapot a munkavállalónak. Ha a hibát az űrlapoknak a Társadalombiztosítási Hivatalhoz történő benyújtását követően fedezték fel, itt van az űrlap kitöltése . A W-3 továbbító űrlapot is újra be kell küldenie.